Ensayo gestión documental
Enviado por CARLOS1992PEREZ • 21 de Abril de 2023 • Ensayos • 2.697 Palabras (11 Páginas) • 42 Visitas
Periodo a reportar: Abril de 2023
Con el fin de garantizar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y demás normas que la desarrollen y complementen, así como lo definido en el Plan de Mejoramiento Archivístico, el Grupo de Gestión Documental realizó vista técnica al Archivo de Gestión de las siguientes dependencias: Oficina de Control Interno, Oficina Jurídica, Grupo de Hombres de Protección (GHP), Grupo de Apoyo y Reentrenamiento Operativo (GARO), Subdirección Especializada de Seguridad y Protección, Grupo de Implementación, supervisión y Finalización de medidas (GISFM), Grupo de Enlace con Talento Humano (GETH), y Grupo de Registro y Control (GRC). Lo anterior con el propósito de verificar los procesos técnicos archivísticos que se están desarrollando al interior de cada una de las dependencias, así como brindar asistencia técnica en la materia, en caso de presentarse dudas por parte de los funcionarios.
A continuación se relacionan los aspectos verificados y el cumplimiento de cada uno, así:
DEENDENCIA Grupo de Implementación, Supervisión y Finalización de
medidas (GISFM)
NOMBRE DEL JEFE DE
DEPENDENCIA Alcides Eduardo Manjarrez
FECHA 17/04/2023
CRITERIO PREGUNTA O ASPECTO A
VERIFICAR CUMPLE
COMENTARIOS
SI NO PARCIAL
Acuerdo 04
de 2019
Cuenta con Tablas de Retención Documental
X Usan la serie Historias de medidas de protección, con la subserie historias de implementación y desmonte de medidas de protección. Subserie que esta convalidada, pero la TRD del Grupo no fue convalidada (fue creada en el 2017 posterior al proceso de convalidación de las TRD
V01).
Acuerdo 04
de 2015 Han identificado series o subseries referentes a Derechos Humano y Derecho Internacional Humanitario
X Subserie: Historias de Implementación y Desmonte de Medidas de Protección. TRD - V01. Subserie: Registros de Implementación y Desmonte de
Medidas de Protección TRD - V02.
DEENDENCIA Grupo de Implementación, Supervisión y Finalización de
medidas (GISFM)
NOMBRE DEL JEFE DE
DEPENDENCIA Alcides Eduardo Manjarrez
FECHA 17/04/2023
CRITERIO PREGUNTA O ASPECTO A
VERIFICAR CUMPLE
COMENTARIOS
SI NO PARCIAL
Acuerdo 042
de 2002
Se encuentra organizada cronológicamente la documentación dentro de las carpetas (de Enero a Diciembre)
X Algunas carpetas no tienen la totalidad de los documentos, ya que los originales nunca se entregaron, están recopilando información (82 cajas del 2017 a 2021).
GRAERR- se hace necesario que entregue los documentos que hacen parte del historial del beneficiario
Acuerdo 042
de 2003 Utiliza el procedimiento de foliación en el ángulo superior derecho y fuera de toda información teniendo en cuenta la
orientación del documento (horizontal
o vertical)
X
Iniciar proceso de foliación
Acuerdo 042
de 2002
Acuerdo 038
de 2002 Se encuentra el Formato Único de Inventario Documental Sistematizado para la
vigencia
X
Se recomienda dar inicio a la elaboración del FUID
Se encuentra el Formato Único de Inventario Documental (FUID) físico en las unidades de
conservación (carpetas) para las
vigencias anteriores
X
Se recomienda dar inicio a la elaboración del FUID
Acuerdo 042
de 2002 Se encuentran identificadas (marcadas y rotuladas) las carpetas y demás unidades de
conservación
X
Acuerdo 02
de 2014 Se elabora la hoja de control teniendo en cuenta las series
documentales?
X
Se recomienda crear hoja de control por beneficiario
DEENDENCIA Grupo de Implementación, Supervisión y Finalización de
medidas (GISFM)
NOMBRE DEL JEFE DE
DEPENDENCIA Alcides Eduardo Manjarrez
FECHA 17/04/2023
CRITERIO PREGUNTA O ASPECTO A
VERIFICAR CUMPLE
COMENTARIOS
SI NO PARCIAL
Acuerdo 042
de 2002 Se han efectuado transferencias primarias al Archivo Central, de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en las
...