Estructura Y Organizacion

TEMA II

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Introducción.-

Principio de organización.-

Bases de la estructura Organizativa.-

Especialización y división del trabajo.-

Funciones de asesoramiento.-

Estructura organizacional;

Diseños organizacionales mas comunes, estructura simple, burocráticas, matricial;

Organizaciones modernas;

Niveles de la estructura organizacional.-

Introducción

Organizar una empresa, entidad o institución consiste en dotarla de todos los elementos

necesarios para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento adecuado de sus funciones

para lograr los objetivos propuestos.

La organización para el cumplimiento de sus actividades cuenta con recursos como: los

humanos, materiales, económicos, tecnológicos, y para que la administración de estos recursos

sea eficiente, existen instrumentos o directrices que permiten apoyar la atención o realización

de tareas diarias, las cuales se constituyen en elementos eficientes de comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa.

Por ello, la estructura organizacional, es fácil de entender, son similares a las estructuras de los

edificios.

Toda organización privada o pública, debe contar con políticas, estrategias, procedimientos y

normas para su desenvolvimiento, desarrollo normal de sus actividades cotidianas, de acuerdo

a su tamaño y giro, varían en el grado en el que se les da autonomía a la gente y las distintas

unidades que la conforman.

Si se considera a la administración como la fuerza ordenada para que opere una organización,

en ese ámbito será necesario la aplicación de directrices esenciales con las cuales podrá

funcionar eficientemente.

En este sentido, una organización basada en principios administrativos debe contar con

elementos tales como: i) personal, constituido por directivos, ejecutivos y funcionarios ii)

materiales, constituido por el mobiliario, maquinarias, enseres, otros y; iii) estatutos, normas

reglamentos, procedimientos y políticas.

Principios de Organización

La estructura de la organización es un mecanismo proyectado para coadyuvar el logro de los

objetivos y tratar de alcanzar las metas en una empresa o institución. Por pequeña que sea una

organización, por muy limitados que sean sus recursos, éstas deben ser utilizadas eficazmente

si la administración de la organización quiere sobrevivir y prosperar, esta perspectiva requiere

de la definición de objetivos y la asignación de responsabilidades en el trabajo. En esta

medida, la asignación de responsabilidades es importante, aun cuando la organización esta

compuesta de una sola persona, porque él es quien debe manejar el tiempo eficientemente.

La moderna organización científica del trabajo se basa fundamentalmente en la división del

trabajo, cuya ventaja puede ser que la gente realiza el trabajo con mayor armonía acorde con

su aptitud, aumenta la destreza por lo recurrente del trabajo y se obtiene una importante

economía en el tiempo y capital.

Por esta razón, el diseño de organizaciones implica básicamente formalizar la interrelación e

interactuación que presentan los principios de organización en los nuevos paradigmas de los

sistemas organizacionales.

Los principios o normas constituyen el nervio motor de la organización, porque delimitan

derechos y responsabilidades, establecen formas de actuación y medios para llevar a buen

término los hechos. También orientan como aplicar los elementos materiales, así como instruir

cómo aprovechar al máximo el esfuerzo y dedicación del recurso humano.

Actualmente existe un conjunto de principios fundamentales, que aún se consideran como

principales directrices para el establecimiento de una óptima y correcta organización, entre

ellos se indican a los siguientes:

- Toda organización debe establecerse bajo un objetivo definido

- En la organización la responsabilidad debe ir acompañado de autoridad.

- En la organización la delegación de autoridad debe ser descendente.

- En la organización la división del trabajo debe ser adecuada.

- En la organización cada funcionario debe responder a un solo jefe.

- La organización debe tener una estructura por demás sencilla.

- En la organización ningún jefe debe invadir el área del otro.

Toda organización debe establecerse bajo un objetivo definido; para que una organización sea

efectiva, requiere que sus objetivos y metas principales sean precisos y que la consecución de

los mismos, debe estar apoyado por el plan de organización, manteniendo las políticas para

llevar adelante la acción.

En la organización la responsabilidad debe ir acompañada de autoridad; La autoridad no puede

ser considerada separada de la responsabilidad, de ahí que donde quiere que se ejerza

autoridad surgirá siempre autoridad y dará origen a la cadena de mando.

En la organización la delegación de autoridad debe ser descendente; En un sistema de

organización establecido, la autoridad se impone desde el nivel superior al nivel inferior, de

forma descendente. Si no existe un diseño de autoridad, pueda ocasionar mala comunicación,

falta de control administrativo y se puede producir evasión de autoridad.

En la organización la división del trabajo debe ser adecuada; las funciones que se desarrollan

en una organización, deben constituirse en guías para ser asignadas a las diferentes áreas

específicas establecidas, como unidades separadas donde puede haber un número de funciones

diferentes en que puede ser dividido el trabajo, en esta situación se evita la duplicidad de

funciones.

En la organización cada funcionario debe responder a un solo jefe; En cualquier organización

es importante el principio básico de la unidad de mando, estableciendo responsabilidades de

subordinación para evitar conflicto de intereses de manera que cada funcionario o empleado

responda ante una persona o jefe.

La organización debe tener una estructura por demás sencilla; el tipo de organización que se

adopte, debe ser sencilla, evitando la complejidad; la estructura deberá ser práctica, funcional

desde el punto de vista de la minimización de los costos.

En la organización ningún jefe debe invadir el área del otro; La falta de una determinación

apropiada de funciones, origina que jefes de una misma línea, desarrollen tareas de otros

campos que no corresponden a su ámbito de acción. Por tanto, es necesario que cada jefe deba

limitarse solamente a su ámbito de acción que le corresponde.

Bases de estructura organizativa

Una organización empresarial o institucional, consta de un conjunto de componentes, que

coadyuvan a la consecución de una eficacia y garantía en las actividades que se desarrollan en

cada una de ellas. Por ello, la estructura organizativa, representa la forma y figura

organizacional, que permitirá lograr los objetivos, cumplir los planes de desarrollo y los

correspondientes controles.

La estructura organizativa, es la configuración de un esquema formal, en el que se toman en

cuenta todos los procesos de ejecución, procedimientos y relaciones que pueden existir dentro

del grupo humano, considerando para ello todos los elementos materiales y humanos para el

logro de los objetivos, vale decir las diferentes tareas en que se divide el trabajo y su

correspondiente coordinación.

En este orden, una estructura bien diseñada proporciona bases y directrices para la

planificación, dirección y control de las operaciones, donde los componentes o bases que

entran a formar parte dentro de la estructura organizativa son:

La alta dirección; este nivel de la estructura organizativa, esta formada por personas que

deciden el presente y futuro de la organización, aprueban las políticas, estrategias,

procedimientos, presupuestos, etc. (Por Ej.: Directorio, consejo de administración).

Los altos ejecutivos; este nivel de la estructura organizativa esta formada por personas que

ejecutan las políticas, estrategias, procedimientos aprobados por la alta dirección; también

toman decisiones y velan por la eficiente administración de los recursos.

La departamentalización; este nivel de la estructura organizativa, esta integrada por

personas, que conforman los equipos de las secciones, divisiones operativas o administrativas,

cuyas actividades son homogéneas y, generalmente a cargo de un responsable de

departamento.

Las funciones; en este nivel de la estructura organizativa, corresponde a los procesos que se

realizan en la actividad propia de la organización, aquí las personas aplican y cumplen los

procesos establecidos para el logro de los objetivos.

Es conveniente que estos componentes o bases de la estructura organizativa, sean

representadas en los denominados diagramas operativos, es decir en organigrama. Para ofrecer

una imagen resumida de la organización, mediante representaciones esquemáticas que reflejen

los diferentes niveles y posiciones dentro de la organización.

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