Etapas Y Procesos De Un Proyecto

1. Desarrollar el acta de constitución del proyecto: Autorizar formalmente un proyecto o una nueva fase, identificar el gerente del proyecto y sus responsabilidades y autoridades, y documentar las necesidades de negocios, objetivos, resultados esperados y los aspectos económicos del proyecto. Debe incluir cómo el proyecto se alinea con las estrategias, metas y objetivos de los negocios.

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- Enunciado del trabajo del proyecto

- Contrato

- Caso de negocio

- Documentos de la fase previa

Acta de constitución del proyecto

2. Establecer el equipo del proyecto: Obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.

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- Requerimiento de recursos

- Organigrama del proyecto

- Disponibilidad de recursos

- Planes del proyecto

- Descripción de roles

Asignación del personal y Contratos del personal

3. Identificar partes interesadas: Determinar los individuos, grupos u organizaciones impactadas por, o que impactan en, el proyecto, y documentar la información pertinente relacionada con sus intereses y participación.

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- Acta de constitución del proyecto

- Organigrama del proyecto

Lista de partes interesadas

4. Definir el alcance: Lograr claridad en el alcance del proyecto, incluyendo entregables, requisitos y límites, mediante la definición del estado final del proyecto, comunicar la importancia del proyecto y los beneficios que serán obtenidos llevando a cabo el proyecto exitosamente.

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- Acta de constitución del proyecto

- Cambios aprobados

Declaración del alcance y Requisitos

5. Crear estructura de desglose del trabajo: Producir un marco de descomposición jerárquica para presentar el trabajo que debe ser completado para lograr los objetivos del proyecto. La estructura de desglose del trabajo puede ser organizada, por ejemplo, por fases del proyecto, por entregables principales, por disciplina y por ubicación.

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- Planes de proyecto

- Requisitos

- Cambios aprobados

Estructura de desglose del trabajo y Diccionario de la estructura de desglose del trabajo

6. Definir actividades: Identificar, definir y documentar todas las actividades específicas que deben realizarse para lograr los objetivos del proyecto. El proceso comienza en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo. Se identifica, define y documenta el trabajo mediante el uso de componentes más pequeños denominados actividades, para proporcionar una base para el trabajo de planificar, implementar, controlar y cerrar los proyectos.

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- Estructura de desglose del trabajo

- Diccionario de la estructura de desglose del trabajo

- Planes de proyecto

- Cambios aprobados

Lista de actividades

7. Planificar la calidad: Determinar los requisitos de la calidad y estándares que serán aplicables al proyecto, el/los entregable/s del proyecto, y cómo los requisitos y estándares serán cumplidos, basándose en los objetivos del proyecto. Debido a la naturaleza temporaria de los proyectos y su vida limitada y restricciones de tiempo, la mayoría no tiene la capacidad de desarrollar estándares de la calidad. Esta aceptación es normalmente la responsabilidad de la organización ejecutora y sirve como entrada a Planificar la calidad.

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- Planes del proyecto

- Requisitos de la calidad

- Cambios aprobados

Plan de la calidad y

Plan de gestión de la calidad

8. Secuenciar actividades: Identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del proyecto. Todas las actividades en un proyecto están vinculadas por dependencias produciendo un diagrama de red de tal manera que puede determinarse el camino crítico. Las actividades deben ser secuenciadas en forma lógica con las debidas relaciones de precedencia y los adelantos, retrasos, restricciones, interdependencias y dependencias externas que soporten el desarrollo de un cronograma del proyecto realista y alcanzable.

Entradas principales Salidas principales

- Lista de actividades

- Cambios aprobados

Secuencia de actividades

9. Estimar la duración de actividades: Estimar el número de períodos laborables necesarios para completar cada actividad del proyecto. La gestión administrativa puede afectar a las actividades tales como los ciclos de aprobación.

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- Lista de actividades

- Requerimiento de recursos

- Información histórica

- Estándares de la industria

- Cambios aprobados

Estimación de duración de actividades

10. Estimar costos: Obtener una aproximación de los costos de todos los recursos necesarios para completar cada actividad del proyecto y del costo global del proyecto. Se puede expresar en unidades de medida tales como horas de trabajo, horas de uso del equipamiento o en dinero. Se utilizan estimaciones de contingencias o de reservas para atender riesgos o incertidumbres, las que deberían sumarse a las estimaciones de costos e identificase claramente.

Entradas principales Salidas principales

- Estructura de desglose del trabajo

- Planes del Proyecto

- Cambios aprobados

Estimación de Costos y

Plan de Costos

11. Estimar recursos: Determinar los recursos humanos, equipos, materiales e instalaciones necesarios para cada actividad de la Lista de actividades.

Entradas principales Salidas principales

- Lista de actividades

- Planes del Proyecto

- Cambios aprobados

Requerimientos de recursos y Plan de recursos

12. Desarrollar el cronograma: Calcular las fechas de inicio y cierre de las actividades del proyecto y establecer el cronograma base global del proyecto. El nivel de actividad proporciona suficiente valor para permitir a la gerencia ejercer el control a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El cronograma constituye un medio para comparar el avance real en el tiempo, con una medición objetiva del logro. El cronograma se establece a nivel de actividad, el que proporciona las bases para la asignación de recursos y el desarrollo del presupuesto en fases temporales.

Entradas principales Salidas principales

- Secuencia de Actividades

- Estimación de la duración de actividades

- Limitaciones al cronograma

- Lista de riesgos

- Cambios aprobados

Cronograma

13. Desarrollar el presupuesto: Distribuir el presupuesto del proyecto a actividades individuales o paquete de trabajo del proyecto. La estimación del costo del proyecto y el presupuesto del proyecto están directamente relacionados. La estimación de los costos determina el costo total del proyecto, mientras que el presupuesto identifica dónde y cuándo se consumirán los costos previstos y establece un medio por el cual se puede gestionar el desempeño.

Entradas principales Salidas principales

- Estructura de desglose del trabajo

- Estimación de costos

- Cronograma

- Planes del proyecto

- Cambios aprobados

Presupuesto

14. Definir la organización del proyecto: Asegurar todos los compromisos necesarios de todas las partes involucradas en el proyecto. Deberían definirse roles, responsabilidades y autoridades pertinentes al proyecto de acuerdo con su naturaleza y complejidad y deberían considerarse las políticas existentes de la organización ejecutante. La definición de la estructura organizacional del proyecto incluye la identificación de todos los miembros del equipo de proyecto y así como de otras personas directamente involucradas en el trabajo del proyecto.

Entradas principales Salidas principales

- Planes del proyecto

- Estructura de desglose del trabajo

- Requerimientos de recursos

- Lista de partes interesadas

- Cambios aprobados

Descripción de roles y

Organigrama del proyecto

15. Identificar riesgos: Identificar eventos potenciales con riesgos y sus características, los que si realmente ocurren pueden tener un impacto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto.

Entradas principales

Salidas principales

- Planes del proyecto Lista de riesgos

16. Evaluar riesgos: Medir y priorizar los riesgos identificados para la posterior toma de acción. Evaluar riesgos incluye la estimación de la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo identificado y la correspondiente consecuencia sobre los objetivos, si es que el riesgo ocurre.

Entradas principales Salidas principales

- Lista de riesgos

- Planes del proyecto

Riesgos priorizados

17. Planificar las adquisiciones: Garantizar que la estrategia de adquisición y el proceso en general están bien planificados y documentados, antes que la contratación sea iniciada. Se utiliza para facilitar la toma de decisiones de adquisición, para especificar métodos de adquisición y desarrollar especificaciones y requisitos de adquisición.

Entradas principales Salidas principales

- Planes del proyecto

- La capacidad y aptitud interna

- Contratos existentes

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