Eventos Click Ltda

EVENTOS CLICK LTDA

CAROL MORALES MILLÁN

ANDREA CRISTINA ORTIZ

UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE

EMPRESAS TURISTICAS Y HOTELERAS

BOGOTA D.C.

2011

EVENTOS CLICK LTDA

CAROL MORALES MILLÁN

ANDREA CRISTINA ORTIZ

Trabajo de grado para optar al título de

Especialista en Organización Integral de Eventos

Directora

ROSA ISABEL DUQUE

Docente Facultad de Administración de Empresas Turísticas y Hoteleras

UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE

EMPRESAS TURISTICAS Y HOTELERAS

BOGOTA D.C.

2011

A Dios por estar a nuestro lado,

nuestros padres, nuestras familias,

amigos que siempre nos apoyaron.

AGRADECIMIENTOS

Esta monografía ha representado la gran culminación del esfuerzo, el estudio, la

dedicación, la perseverancia, y sobre todo la solidaridad de todos los que confiaron en

nosotras en todo momento.

Agradezco a la Dra. Rosa Isabel Duque por habernos guiado en todo el proceso, la

paciencia y la dirección de este trabajo. Al Dr. Edgar Blanco por su ayuda, su dedicación,

paciencia y por sus comentarios en todo el proceso de elaboración de la monografía.

Muchas gracias a los profesores que contribuyeron en la especialización y que fueron

quías en la formación de nuestro conocimiento.

Muchas gracias a Dios, a mis papas, Francisco y Magola, gracias a mis hermanas Rosita,

Male, Claudia y a mis sobrinitas Paula y Juliana por haber estado en las buenas y en las

malas brindándome el apoyo incondicional. A mis amigos y compañeros que apoyaron de

alguna otra forma este trabajo con su incondicional amistad.

Doy gracias a Dios y a mi familia por apoyarme en los retos que enfrento. A mi esposo

que con su amor y paciencia ayudó a que este sueño se hiciera realidad y a mi hija

Valeria a quien dedico este triunfo.

Muchas gracias a todos los demás que siempre nos brindaron su apoyo y cariño en

nuestro estudio y en nuestra vida.

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 1

CAPÍTULO I

1. Marco Conceptual 2

2. Marco Legal 25

CAPÍTULO II: Plan de Negocio

3. Resumen Ejecutivo 28

4. Presentación del Proyecto 30

5. Análisis de Mercado y Diagnostico de la Empresa 31

5.1. Análisis de la Competencia 31

5.2. Análisis de la Demanda Potencial 33

5.2.1. Análisis para la Demanda Eventos Sociales 35

5.2.2. Análisis para la Demanda Eventos de Bandas 44

5.2.3. Análisis para la Demanda Eventos Corporativo o Empresarial 51

5.3. Análisis y Conclusiones del Mercado 60

5.4. Análisis DOFA 63

6. Definición del Negocio 63

7. Producción (Aspectos Técnicos) 64

7.1. Portafolio de Productos 64

7.2. Proceso Productivo 68

7.3. Proveedores de Materia Prima 75

7.4. Aspectos Locativos 80

8. Política de Precios 80

9. Plan de Mercadeo y Publicidad 81

10. Organización y Administración de la Empresa 85

11. Determinación de la Inversión 89

12. Evaluación 106

BIBLIOGRAFÍA 107

ANEXOS 110

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Modelo Mental 3

Tabla 2. Liderazgo Tradicional Vs Liderazgo Coaching 24

Tabla 3. Características de la Encuesta por Pregunta en Eventos Sociales 37

Tabla 4. Características de la Encuesta por Pregunta en Concursos de Bandas 46

Tabla 5. Características de la Encuesta por Pregunta en Eventos Corporativos o

Empresariales 54

Tabla 6. Características de la Encuesta por Pregunta en Eventos de Cliente Interno 55

Tabla 7. Análisis Dofa 64

Tabla 8. Técnicas y equipos Requerido para Eventos Sociales 72

Tabla 9. Técnicas y equipos Requerido para Fiestas Temáticas 73

Tabla 10. Técnicas y equipos Requerido para Concurso de Bandas 73

Tabla 11. Técnicas y equipos Requerido para Eventos Corporativos o Empresariales

y de Cliente Interno 74

Tabla 12. Formato de Cotización Clientes 76

Tabla 13. Formato Envío de Solicitud Cotización 77

Tabla 14. Formato de Información de Clientes 78

Tabla 15. Formato Confirmación de Servicios 79

Tabla 16. Precio de Venta 80

Tabla 17. Costos Inversión Publicidad 83

Tabla 18. Inversión Activos Fijos 89

Tabla 19. Capital de trabajo 89

Tabla 20. Cuadro Costo de Nomina 90

Tabla 21. Cronograma de Inversión 92

Tabla 22. Calculo de Operaciones Año 1 94

Tabla 23. Calculo de Operaciones Año 2 95

Tabla 24. Calculo de Operaciones Año 3 95

Tabla 25. Estado de Resultado Eventos Click Año 1 Enero - Junio 96

Tabla 26. Estado de Resultado Eventos Click Año 1 Julio - Diciembre 97

Tabla 27. Estado de Resultado Eventos Click Año 2 Enero - Junio 98

Tabla 28. Estado de Resultado Eventos Click Año 2 Julio - Diciembre 99

Tabla 30. Estado de Resultado Eventos Click Año 3 Enero – Junio 100

Tabla 34. Estado de Resultado Eventos Click Año 3 Julio - Diciembre 101

Tabla 35. Estado de Resultado Consolidado Eventos Click Año 1 -2- 3 102

Tabla 36. Margen Bruto de Utilidad (Ventas Netas – Costos de Ventas) 103

Tabla 37. Resultado de la Operación (Utilidades o Perdidas antes de Impuestos) 103

Tabla 38. Resultado Neto de la Operación 104

Tabla 39. Retorno sobre inversión (Ingreso / Inversión en Activos Fijos) 104

Tabla 42. Rentabilidad sobre la Inversión 105

Tabla 41. Rentabilidad sobre el Capital 105

LISTA DE GRÁFICOS

Pág.

Gráfico 1. Actividades Complementarias 8

Gráfico 2. Personas que Asisten a Ferias o Congresos 9

Gráfico 3. Tipo de Prestador de Servicios Turísticos 9

Gráfico 4. Proceso Motivacional 21

Gráfico 5. Tipos de Eventos 38

Gráfico 6. Objetivo del Evento Social 39

Gráfico 7. Duración del Evento Social 39

Gráfico 8. Periodicidad del Evento Social 40

Gráfico 9. Servicios más Utilizados en el Evento Social 40

Gráfico 10. Invitados del Evento Social 41

Gráfico 11. Lugar del Evento Social 41

Gráfico 12. Servicios Adicionales del Evento Social 42

Gráfico 13. Presupuestos del Evento Social 42

Gráfico 14. Proveedores del Evento Social 43

Gráfico 15. Medios de Búsqueda del Evento Social 43

Gráfico 16. Aceptación de la Competencia del Evento Social 44

Gráfico 17. Empresas Promoción de Bandas 47

Gráfico 18. Eventos que quiere participar 47

Gráfico 19. Eventos que han participado 48

Gráfico 20. Apoyo en la Música 48

Gráfico 21. Interés en Concursos de Bandas 48

Gráfico 22. Expectativas de los Concursos de Bandas 49

Gráfico 23. Motivación de los Concursos de Bandas 49

Gráfico 24. Importancia de los Jueces 50

Gráfico 25. Pago de Inscripción 50

Gráfico 26. Premios en los Concursos de Bandas 50

Gráfico 27.Frecuencia Asistencia a Concursos de Bandas 51

Gráfico 28. Intecpast Política de Eventos 56

Gráfico 29. Amway Política de Eventos 57

Gráfico 30. Biogen Política de Eventos 57

Gráfico 31. Falabella Política de Eventos 57

Gráfico 32. SOS EPS Política de Eventos 58

Gráfico 33. Biogen Satisfacción de Necesidades 58

Gráfico 34. Intecpast Satisfacción de Necesidades 58

Gráfico 35. Amway Satisfacción de Necesidades 59

Gráfico 36. Falabella Satisfacción de Necesidades 59

Gráfico 37. SOS EPS Satisfacción de Necesidades 59

LISTA DE IMAGENES

Pág.

Imagen 1. Logo Eventos Click Ltda 82

Imagen 2. Pagina Web Eventos Click Ltda 82

Imagen 3. Tarjetas de Presentación Eventos Click Ltda 83

Imagen 4. Organigrama Eventos Click Ltda 86

LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Cuadro Comparativo de la Competencia.

Anexo B. Operadores Profesionales de Congresos, Ferias y Convenciones.

Anexo C. Formato de Encuesta Demanda Eventos Sociales.

Anexo D. Cuadro Análisis de la Demanda Eventos Sociales.

Anexo E. Formato de Encuesta Demanda Concursos de Bandas.

Anexo F. Cuadro Análisis de la Demanda Concursos de Bandas.

Anexo G. Formato de Encuesta Demanda Eventos Corporativos y de Cliente Interno.

Anexo H. Cuadro Análisis de la Demanda Eventos Corporativos y de Cliente Interno.

Anexo I. Base de Datos Proveedores.

Anexo J. Modelo de una Carta de Presentación o Correo Electrónico.

Anexo K. Cámara y Comercio – RUT – Resolución de Facturación.

Anexo L. Formatos de Cotización

Anexo M. Cálculo de Ingresos Año 1-2-3

Anexo N: Cálculo de impuestos

INTRODUCCION

Los eventos forman parte de una industria importante en la economía del país, que

integra a muchos actores complementarios que juntos forman un producto especializado y

diferenciado de la competencia.

Esta industria esta en el proceso de evolución cada vez mas especializada en la medida

que los clientes exigen mejor calidad o mejor adaptabilidad de los eventos a su objetivo

1“La evolución de la

...