Experiencias Exitosas.

MOMENTO DE REUNIÓN

CRITERIOS

DESCRIPCIÓN

INICIO

Horarios

Iniciar la reunión a la hora acordada y comprometida por todos los participantes, permite la optimización de los tiempos como un recurso escaso para el cumplimiento de los objetivos propuestos y se basa en el compromiso acordado por todos  

Es conveniente que en este espacio igualmente se explicite el tiempo de término de la reunión de forma de respetar los tiempos de cada uno.

Disposición Física

Tiene como objetivo facilitar la comunicación,  participación y el desarrollo de trabajo en equipo, disponiendo de un espacio de trabajo simétrico entre los participantes.

Centramiento

Ofrecer este espacio permite hacer consciente los ruidos internos y externos de los participantes y así  focalizarse en la reunión a desarrollar (¿Cómo llegan?, ¿cómo están?)

Tipo reunión

Tener claridad e informar el tipo de reunión a realizar (Informativa, Negociación, Consultiva y/o Mixta), facilita a los participantes situarse

Planteamiento de Objetivos y

Tabla Reunión

Permite que todos los presentes conozcan la meta a desarrollar en la sesión y facilita evaluar el cumplimiento de objetivos de la reunión.  

En este espacio se puede incorporar otros puntos a abordar durante la reunión propuestos por el resto de los participantes

Compromisos reunión Anterior

Realizar un control del cumplimiento de los compromisos y acuerdos de la sesión anterior, garantiza su cumplimiento y/o determinar en consenso otro plazo con el responsable de su ejecución.  

La estructura propuesta para levantar compromiso es:

DESARROLLO

Liderazgo Claro

La claridad del liderazgo permite controlar los siguientes elementos:

• Cautelar que la conversación se desarrolle en función del fenómeno y no en la explicación.
• Explicitar de ser necesario las normas higiénicas de la conversación.
• Moderar la conversación: para cautelar los tiempos de intervención por participante.
• Fomentar la participación de todos los integrantes.
• Escuchar de manera activa y modera para llegar a consensos y acuerdos, estableciendo las condiciones de satisfacción (¿qué?, ¿cuándo?, ¿cómo?)
• Manejar las situaciones conflictivas que se pueden presentar.
• Tomar decisiones respecto de la conducción de la reunión, si es pertinente.

Es importante considerar que este liderazgo puede ser traspasado a otro integrante dependiendo de la temática y/o del giro de la reunión.

CIERRE

Revisión de Acuerdos de la sesión

Registrar y revisar en consenso los compromisos y acuerdos de la reunión, permite determinar un responsable y plazo para garantizar su ejecución y cumplimiento.

Evaluación

Evaluar las reuniones efectividad según criterios consensuados con participantes, permite tomar decisiones de mejora para la efectividad de los espacios formales de reunión.

Se sugieren algunos criterios de revisión:

• Cumplimiento de objetivos de la reunión
• Puntualidad
• Asistencia de todos los invitados
• Clima/relación
• Participación activa de todos los asistentes
• Disponibilidad de material
• Manejo interrupciones
• Adecuación del lugar

Es positivo considerar la valoración de los criterios de evaluación, que se sugiere sean:

• Bueno, regular, deficiente.

Objetivos (optativo)  y fecha próxima sesión

Construir en consenso permite facilita a los participantes proyectar las acciones y conversación de la siguiente sesión, facilitando su preparación.

Agendar garantiza la continuidad de la coordinación de objetivos institucionales.