FONDOS DOCUMENTALES

Fondos Documentales

Un Fondo Documental es el conjunto o colección de documentos existentes en un sitio determinado, con una organización y unos procedimientos definidos para su utilización y aprovechamiento. De acuerdo con la naturaleza de los documentos, su modo de utilización y la actual organización de la entidad, los Fondos Documentales son los siguientes: Biblioteca, Documentos Originales, Mapoteca, Fotografías Aéreas, Litoteca y Ciditeca

Los Fondos Documentales, se crearon para brindar información organizada, clasificada y oportuna y para preservar los diferentes documentos con que cuenta el instituto. Se constituyen en pieza fundamental en las investigaciones tanto internas como externas, suministrando información ágil y veraz en forma análoga y digital.

Gran parte de la documentación contenida en los diferentes Fondos Documentales está disponible en Internet y más del 95% de la información técnica producida por el INGEOMINAS, se encuentra digitalizada

TIPOS DE FONDOS DOCUMENTALES

BIBLIOTECA: Está integrada por las colecciones de libros, tesis, revistas, congresos, separatas, mapas realizados por el Instituto e internacionales y otros documentos que contienen información bibliográfica que ha adquirido o adquiere la entidad por compra, suscripción, donación o canje interbibliotecario y aquellos publicados por la entidad.

Las bibliotecas del Instituto, tanto en el ámbito central como regional, prestan servicios de información bibliográfica sobre un autor o los temas relacionados con las geociencias de un documento publicado ya sea por consulta en computador o en la sala de lectura, y de reprografía parcial o total del documento.

DOCUMENTOS ORIGINALES: Allí se ubican todos los documentos que soportan los resultados de los estudios e investigaciones que realiza el Instituto.

MAPOTECA: La conforman los mapas, cortes geológicos, esquemas y columnas estratigráficas correspondientes a los estudios elaborados por los funcionarios del instituto.

FOTOGRAFIAS AEREAS: En este fondo se compilan, clasifican y analizan las fotografías aéreas. El fondo consta de aproximadamente 30.000 fotografías, las cuales son suministradas en calidad de préstamo a los funcionarios.

VIDEOTECA: Este fondo lo constituyen los videos realizados por el INGEOMINAS y los donados por otras entidades los cuales versan sobre temas relacionados con la misión del instituto.

CIDITECA: La Ciditeca es el Fondo Documental mas reciente; está constituida por todos lo discos compactos con información técnica, avance del conocimiento y mejoramiento institucional en el ámbito nacional como internacional.

SERIE Y SUBSERIE

Las unidades documentales: series, subseries, asuntos

Unidades documentales = documentos

Serie: Es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas (actividades adelantadas en la resolución de un asunto). Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos, informes, órdenes de pago, proyectos, entre otros.

Subserie: Son unidades documentales que se derivan de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneos conformando los expedientes. Ejemplo:

De la serie = Actas, pueden desprenderse las Subseries = Consejo Académico, Consejo de Facultad

De la serie = Orden de pago, se derivan las Subseries = Servicios, Compras

Asuntos: Conjunto de documentos que guardan la misma relación con la misma función de la oficina y se da cuando no se puede identificar series o subseries. Ejemplo: adecuaciones, visitas académicas, incapacidades, permisos, memorados, circulares. Estos no se encuentran contemplados

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