Finanzas.

Lugar  del departamento  de compras  en la organización .  Como se ha dicho  repetidas veces  en anteriores capítulos , la posición de un determinado  departamento  en una organización depende de varios factores , entre los cuales predomina el del criterio  de la gerencia a este respecto . Otros son : 1° La costumbre general ; 2° La tradición en el negocio respectivo; 3° Las aptitudes  e intereses especiales  de un determinado jefe. ; 4) La índole de la empresa , y 5) , La situación geográfica deEl líder militar, virtudes y cualidades: la respectiva función en su relación con los demás.

            La índole de la empresa es tal vez el factor  que sigue en importancia al del criterio de la dirección , para el establecimiento  del departamento de compras  dentro de una determinada  institución .En empresas de distribución , la mayor parte de las adquisiciones  es destinada a la reventa, y éste volumen de operaciones  no está a cargo del departamento  de compras, sino de determinados miembros  de la organización de ventas denominados encargados de compras  . El departamento de compras , en su sentido orgánico general , es sobre todo , de tipo consultivo.

            Si la compra d materias primas es de capital  importancia  para determinada empresa, como por ejemplo , la compra de ganado en una fábrica de conservas de carne,  el encargado de  compras no está situado en idéntica posición que su colega  de un almacén por secciones , y muchas veces tampoco en la del  comprador especialista de otro tipo de empresas industriales, sino que dependerá de un vicepresidente. Las actividades del encargado de compras están separadas  de la del departamento de compras estableciendo en la empresa , cuya función es adquirir maquinarias y enseres , materiales de construcción , en suma , casi todo , menos materias primas , como el ganado en  la industria  conservera y los géneros para la reventa en una empresa  comercial .

            En muchos establecimientos industriales , las compras  están a cargo de una  sección del departamento de fabricación , y el agente de compras  depende directamente  del director técnico , del encargado general o del de control de producción ( véase figura 41 a, b y c ) . Si depende del director técnico , el agente de compras está a idéntico  nivel  que el encargado general  y tal vez que el del control de producción , según que éste dependa también del director  técnico  o solo del encargado  general. Con frecuencia  , determinar a quién debe estar subordinado  el agente de compras  es una cuestión práctica  que depende de las personas  que desempeñen el cargo . Las funciones fundamentales  de muchas empresas pueden coordinarse mejor si el encargado  de control de producción  tiene igualmente  a su cargo las existencias de materiales , en concepto de sección, y las compras, también como sección . Los agentes de compras  no tienen  muchas simpatías por éste tipo de disposición , porque , como es lógico , les gusta depender de un jefe de superior categoría  dentro de la organización . Sin embargo bajo la inspección  del encargado   de controlar la producción , el agente de compras  no se ve coartado en su trabajo , y es una ventaja que dependa de la persona  que dentro de  la empresa  se halla más en contacto  con sus necesidades en materia de adquisiciones.

            En empresas industriales relativamente modestas , el servicio de compras  y los almacenes de material están a veces combinados en un solo departamento. En tales casos , el control de producción suele ser primitivo o divisionario.

            Algunas veces , cuando la función productiva no es de gran importancia, por consistir solo en algún proceso  simple de transformación, las compras pueden depender de una sección del departamento  de ventas. Esto resulta lógico en este tipo de empresas , que son relativamente escasas.

  Funciones del departamento de compras. Los principales cometidos  del departamento de compras pueden resumirse como sigue:

1.      Adquirir las materias primas , instalaciones , accesorios, pertrechos y demás servicios necesarios , conforme a relaciones  preestablecidas.

2.      Realizar las compras según programa , o cuando  haga falta .

3.      Comprar en un precio ajustado  a los tipos referidos , que no sean superior al corriente de mercado según las cantidades , y estar atento a las ofertas favorables del mercado . Debe recordarse siempre que la buena práctica adquisitiva  ha de conformarse siempre a la ética mercantil .

Para realizar  las funciones que enumeran , es necesario que el departamento de compras establezca sistemas y procedimientos apropiados para atender a multitud de detalles. Cada departamento de compras se halla , en cierto modo , limitado en sus actividades ; muchos de ellos no necesitan ocuparte de todos los extremos relacionados a continuación :

1.      Estudiar los mercados  a fin de fijar el momento oportuno para comprar.

2.      Cultivar varias fuentes de abastecimiento.

3.      Estar constantemente a la mira  de nuevos productos , materiales o instrumentos mecánicos , para llamar la atención  de los funcionarios competentes  sobre posible sustituciones    de los actuales.

4.      estar al corriente  de las disposiciones legales  y tributarias  que puedan afectar  a los precios de los artículos .

5.      recibir a todos los vendedores , a pesar de que no halla demanda  de sus respectivos productos  por el momento . Importa mucho mantener  en activo todas las relaciones  mercantiles . Los vendedores pueden ser verdaderos misioneros del progreso.

6.      Participar en la formulación de descripciones o reseñas de primeras materias  y pertrechos . Una vez ha percibido especificaciones técnicas del departamento de proyectos , el de compras puede  prestar un buen servicio advirtiendo que una determinada  característica  es difícil de procurar , y un leve cambio se traduciría en un menor coste.

7.      Pedir presupuestos antes de comprar artículos  de importancia , para comparar las ofertas y hacer el pedido  ateniéndose  a las normas fundamentales   de la empresa.

8.      Comprar artículos que no requieran  muestras ni ofertas.

9.      Participar en la redacción de normas  relativas a compras de objetos para la sociedad o para el personal , como servicio especial para éste.

10.  Disponer  lo necesario , para contar y revisar  las compras , a fin de asegurar  la adecuada ejecución de los pedidos.

11.  Conformar las facturas para su pago .

12.  Llevar nota adecuada  del comportamiento de los diversos proveedores , e informe relativos  a los que puedan serlo .

13.  Estudiar las necesidades de la empresa , y en ocasiones indicar las cantidades  de las diversas existencias  de materias primas  y pertrechos  de acuerdo con aquellas necesidades , llegando incluso en ciertos casos , a la inspección de los almacenes

14.  Especificar el itinerario   de las expediciones que llegan a fin de limitar  los gastos de portes, y a veces localizar aquellas cuya entrega se demore.

15.  Administrar el material recuperable  y la maquinaria y efectos anticuados o sobrante.  A veces , esta función compete a un departamento especial  que puede depender del de compras.

16.  Expedir o conseguir pases para los viajantes que deban entrar en los ocales de la empresa para hablar con maestros mecánicos u otros encargados y jefes.

Clases de compras .  La función adquisitiva ha sido objeto  de diversas clasificaciones . La mas generalizada es la siguiente:

1.      Compras regulares. Son las ajustadas  a un programa de necesidades prefijado , que no tiene relación directa con las necesidades inmediatas de la explotación . Se analizan detenidamente  las tendencias de los precios , para hacer pedidos cuando el mercado está en condiciones más favorables . En algunos casos  cabe practicar la cobertura en relación con estas compras regulares.

2.      Compras especulativas .: Se diferencias de las regulares  en que se busca un beneficio , efectuándose cuando los precios  son bajos , para revenderlas  cuando éstos suben . Las compras regulares  se aplican sólo al consumo de la empresa;  las especulativas pueden servir  también para este objeto . Las industrias que practican  con amplitud este género  de compras  tratan de obtener buena parte de sus utilidades de esta actividad . En tales casos , aunque la función industrial sea provechosa , puede haber pérdida , pues las compras especulativas resultan más  frecuentemente adversas que favorables.

3.      Compras obligadas. : Son las de artículos  que no se necesitan de continuo y se adquieren sólo cuando se necesitan . Ejemplo de ello son las máquinas – herramientas y los suministros especiales para obras.

4.      Compras anticipadas. : Tienen por objeto cubrir las necesidades de un período ulterior . Los artículos usados regularmente  en cantidades relativamente pequeñas pueden adquirirse así antes de ser necesarios . El período de tiempo que tales compras pretenden abastecer no es definido como lo era en el caso de las compras   regulares de acuerdo con un programa fijo , pues un cambio  en las condiciones del trabajo puede aumentar o

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