Formalizacion

FORMALIZACIÓN

Concepto

La formalización representa el uso de normas en una organización . La codificación de los cargos es una medida de la cantidad de normas que definen las funciones de los ocupantes de los cargos , en tanto que la observancia de las normas es una medida de su empleo( Hage y Aikes).

La formalización aparece naturalmente cuando las organizaciones crecen, sea por el estilo de gestión o por condiciones de su entorno , algunas instituciones desarrollan características extremas, perdiendo flexibilidad . Las sucesivas generaciones de dirigentes que la organización pone al frente crean condiciones de distorsión de la formalización. .

En resumen la formalización es una técnica organizacional de prescribir como, cuando y quien debe realizar las tareas.

Naturaleza

Gran parte de la esencia de la naturaleza de la formalización ha sido discutida bajo el tema del modelo Weberiano de burocracia. Las normas y procedimientos diseñados para manejar las contingencias enfrentadas por la organización , son parte de los que se llama formalización .El grado en que las normas y procedimientos están presentes varía, como lo veremos a continuación.

Formalización Máxima: las reglas pueden variar desde altamente rígidas a extremadamente laxas. Estas variaciones existen sobre toda la gama de comportamientos cubiertos por las reglas organizacionales . las mismas clases de variaciones existen en términos de procedimientos . Por ejemplo un procedimiento muy formalizado en la línea de ensamble , donde siempre se posa una pieza de material en la misma dirección , desarrollándose el mismo trabajo sobre la misma pieza. En forma similar , en una oficina , las cartas que solicitan cierto tipo de información en respuesta al solicitante. Desde luego , los ejemplos extremos de esto son las respuestas preparadas por computadora a preguntas sobre temas como pagos de menos, o pagos en exceso de los estado de cuentas de tarjeta de crédito.

Formalización Mínima : en el otro extremo del continuo de formalización de procedimientos estarán los casos que son únicos , para los cuales no se han desarrollado procedimientos . En estos casos , los miembros de la organización utilizan su propia discrecionalidad para decidir como proceder. En el extremo estarán los casos que requieren de intuición , y quizás hasta de inspiración , a fin de que se les resuelva . Las organizaciones que tienen poca formalización son aquellas que tratan con las áreas fronterizas de la investigación científica . la mayoría de las organizaciones se encuentran en algún punto intermedio entre estos extremos del continuo de formalización como lo han encontrado las investigaciones realizadas sobre el tema.

El hecho de usar en la organización una formalización máxima o mínima, es en principio una variable originada del tamaño y la edad del ente.

Conceptualmente , la relación que existe entre la variable formalización y las variables edad y tamaño responde a la siguiente hipótesis:

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Tal como se ilustra, la formalización está fuertemente relacionada con el crecimiento institucional , aspecto que pasaremos a cubrir en las siguientes líneas.

El crecimiento y la madurez

Resulta ser que el crecimiento está asociado con la aparición de la formalización de la constitución , entonces , podemos afirmar que no es posible crecer en una economía competitiva sin :

• Formalizar la institución

• Distribuir roles y asignar trabajos

El seguimiento de la jerarquía por la delegación de tareas y decisiones sienta las bases para la formalización ; del mismo modo Henry Mintzberg expresa que el proceso de división (factorización ) en unidades, genera dos desafíos en la coordinación institucional:

• La coordinación intraunidad basada en la funcionalidad y especialización de la unidad, produce ventajas en cada una de ellas.

• La intraunidad donde el desafío está presentado por la convivencia entre la "comunidad" de unidades con la que interactúa , el desafío implica armonizar su funcionamiento, requiriendo recursos para la coordinación .

Importancia de la formalización

Investigaciones realizadas indican que para la efectividad organizacional es importante una combinación oportuna entre el grado de formalización y factores como la realización de la tareas y la naturaleza del personal .

No puede considerarse a la formalización como mala o buena , sino como un elemento que varía de una situación a otra.

Relación entre formalización y otras propiedades organizacionales

Centralización del poder: el poder es un componente importante de las organizaciones. Puede decirse que la formalización está adecuada debidamente con un sistema centralizado de toma de decisiones. Las organizaciones donde solamente unas cuantas personas en la cima toman las decisiones , confiaban en las reglas y en una supervisión fuerte como medio de asegurar el desempeño consistente, por parte de los empleados. Estas organizaciones también se caracterizan por tener un personal menos profesionalizado.

De esta manera , la presencia de un personal bien capacitado , se relaciona con menos necesidad de que existan reglas y normas de trabajo. En las organizaciones con procedimientos de personal altamente formalizados y una conformación rígida a estos procedimientos , existe descentralización de la autoridad. Blau, observa que la rigidez de normas en algunos aspectos, engendra flexibilidad en otros aspectos. No todos los aspectos de la burocratización son concomitantes. La elaboración burocrática de los procedimientos formalizados del personal y la conformación rígida con estas normas de personal no necesariamente ocurren juntos, y ningún aspecto de la burocratización de procedimientos da lugar a una estructura de autoridad mas rígida. En realidad , tanto la conformidad estricta con las normas del servicio civil, como el establecimiento de estas normas formalizadas tienen el efecto opuesto de fomentar la descentralización , lo que obviamente permite una mayor flexibilidad .

La formalización en un área genera presiones para disminuir la formalización en otra área . De este modo, las organizaciones están de forma constante en conflicto , no solo entre los individuos , sino también con el externo.

En resumen , los procedimientos formalizados de personal probablemente estarán asociados con un sistema de toma de decisión mas centralizada, y el nivel de formalización posiblemente será mas consciente en todas las fases de la operación . Se observa que la organización retiene el control sobre el individuo en ambos casos. Al seleccionar individuos altamente capacitados, se rigen a si mismos, y actuarán de acuerdo con las exigencias organizacionales .

Cambios de Programa : la formalización está asociada negativamente con la adopción de nuevos programas. La reducción de la iniciativa individual en el ambiente mas formalizado se sigue como la razón principal de esta relación.

En las organizaciones que establecen rutinas muy especificadas para su seguimiento por los miembros , probablemente haya poco tiempo, apoyo o recompensas para involucrar nuevas ideas y nuevos programas.

Tecnología : Hage y Dicken , en su investigación miran a las organizaciones en categorías "rutinarias" y "no rutinarias" de tecnología .

La relación entre la rutinización y la formalización está en la dirección esperada. "Las organizaciones con trabajo rutinario es mas probable que dejen mayor formalización de sus papeles organizacionales". Puesto que estas organizaciones tienden a estar en el extremo no rutinario de un continuo global de rutinización , los resultados son mas asombrosos .

Otro estudio que examina el alcance de la tecnología encontró fuerte evidencia a favor de la conclusión de alta rutinización (alta formalización) . Por otra parte Glidson , encuentra que las operaciones de procedimientos (formalización) determina el grado de rutinización en la entrega de servicios .Este entiende que una decisión tomada en relación con la forma como se debe estructurar la organización lleva a la utilización de una tecnología específica en la entrega de servicios. Aun que permanece la alta correlación entre la rutina y la formalización, en este caso se invierte la razón para la correlación

Tradición y cultura: Las organizaciones emergen en diferentes épocas históricas ( Meyer y Brown , 1977) Se enfrentan en diversas contingencias y desarrollan diferentes tradiciones . A su vez estas diferencias influyen en la forma en que factores como la tecnología afecten el grado de formalización .

Por ejemplo , si por alguna razón una organización se volvió muy formalizada en su codificación escrita de las descripciones de puestos, probablemente continuará siendo mas formalizada en el transcurso del tiempo que lo que podrían predecir otros factores . Las organizaciones desarrollan características que están incrustadas en los sistemas formales e informales de la organización. Están restringidas por la estructura y conocimientos que están integrados a su historia.

Por su misma naturaleza la formalización es crucial para la vida de las organizaciones y dentro de ellas . La especificación de reglas , procedimientos, castigos, y así en lo sucesivo , predetermina mucho de los que acontece en una organización .En verdad, la formalización es una característica fundamental para definir las organizaciones , puesto que el comportamiento no es aleatorio y está dirigido por cierto grado de formalización a una meta.

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