Formato Identificación Del Puesto Gerente Oficina

Identificación del Puesto:

1. Nombre del puesto : Gerente de Oficina

2. División : Comercial

3. Departamento/Unidad : Red de Oficinas

4. Dependencia Directa : Vicepresidencia comercial

5. Fecha de aplicación : 04 10 2010

II Identificación de quien responde el cuestionario:

1. Nombre : Sandra Saldarriaga

2. Grado y escalafón : Gerente Master de Oficina

3. Antigüedad en el Servicio: 3 años y medio

III Descripción Sumaria del Puesto:

1. Las tareas de este puesto se clasifican primordialmente como de carácter (marque con una X solo una respuesta)

x Directivo de confianza

Directivo de carrera

Profesional con personal dependiente

Profesional de apoyo

Profesional Asesor

Técnico especializado

Técnico

Administrativo con especialización

Administrativo contable

Administrativa secretarial

Auxiliar Administrativo

Auxiliar Chofer

Auxiliar Junior

2. Elabore una relación de las Principales Tareas que realiza en el puesto y el porcentaje de tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.

Tarea Principal % Tiempo Laboral

Revisar y analizar los indicadores de gestión del cierre del día anterior. 10%

Analizar los trámites de créditos pendientes que han pasado el primer filtro. 25%

Auditorias en los procedimientos operativos. 25%

Proponer alternativas, estrategias o soluciones para mejorar continuamente la eficiencia de los procesos del área 10%

Realizar evaluaciones de desempeñó al personal a su cargo. 15%

Asegurar la aplicación de los estándares de servicio en la oficina. 15%

3. Elabore una relación de las Tareas Secundarias que realiza en el puesto y el porcentaje de tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.

Tarea Secundaria % Tiempo Laboral

Apoyar oportunamente a las instancias de control 5%

Verificar, validar y aprobar mediante firma, los documentos correspondientes al cuadre de caja para ser custodiado en la bóveda. 3%

Atender permanentemente las consultas o reclamos de los clientes de la oficina. 5%

Realizar el análisis, verificación y control de los ruteros de los ejecutivos de micro finanzas. 1%

Presentar el plan de formación y capacitación para los colaboradores a su cargo del banco, cuando lo requiera. 5%

Fomentar y generar en todos los colaboradores del equipo de trabajo la cultura de Bancamia. 3%

Emitir y reportar todos los informes que sean requeridos. 10%

4. ¿ Cuales son las responsabilidades que se encuentran adscritas a su puesto de trabajo?. ¿Cuál es el peso relativo que en su opinión tiene cada una de ellas? (marque su respuesta con una X).

Responsabilidad Peso Relativo

Primaria Secundaria

Responsabilidad sobre bienes X

Uso de materiales. X

Responsabilidad sobre el tratamiento de información X

Supervisión del trabajo de otras personas X

Manejo de dinero, títulos o documentos afines X

Responsabilidad de manejo de información X

Responsabilidad en relaciones públicas X

Responsabilidad en la confidencialidad de la información X

5. ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del puesto y en que grado?.

Característica No necesaria Deseable Esencial

Agudeza visual x

Agudeza auditiva x

Capacidad táctil X

Rapidez de decisión x

Habilidad expresiva X

Coordinación tacto visual X

Coordinación general X

Iniciativa X

Creatividad X

Capacidad de juicio X

Atención X

Comprensión de lectura X

Cálculo X

Redacción X

Nivel Académico X

Trabajo de equipo x

Liderazgo X

Sociabilidad X

Comunicación interpersonal X

Orden y organización X

Minuciosidad x

6. ¿Cuales de las siguientes tareas usted realiza para obtener información técnica que su puesto de trabajo requiere?, Compare el tiempo que usted dedica a esta tarea en relación con el que emplea en realizar otras asociadas a su trabajo. (marque con una X sólo en aquellas tareas que usted realiza).

Tareas Tiempo usado en comparación con las otras tareas que realiza en su puesto

Muy poco Poco Casi el promedio Mayor

Leer publicaciones técnicas acerca de procedimientos y métodos. x

Participación en cursos o seminarios relacionados con su trabajo. X

Estudiar los programas y los sistemas de operación existentes para obtener y mantener la familiaridad con estos. X

Llevar a cabo investigaciones bibliográficas necesarias para el desarrollo de su trabajo. X

Asistir a reuniones de información en que se definan normas de procedimientos. x

Consultar a compañeros de trabajo a fin de intercambiar nuevas ideas y técnicas. x

Consultar a otros equipos técnicos del Servicio para intercambiar nuevas ideas y técnicas. X

Asistir a reuniones para ver estado de avance de proyectos. x

Asistir a reuniones de equipo para revisar estrategias del departamento o división. X

Discutir los planes y objetivos del departamento con el jefe. X

7. Respecto de las comunicaciones que requiere establecer para el cumplimiento de su trabajo, clasifique en términos de que tan importante resulta la actividad que se señala para el logro de los objetivos del puesto, según codificación adjunta.

Código de importancia para este puesto

N: No corresponde

1 : Muy bajo

2 : Bajo

3 : Promedio

4 : Alto

5 : Extremo

Comunicación Escrita:

Código Tareas

4 Escribir (Escribir o dictar cartas, informes, en general aquellas en las cuales el interesado elabora el material escrito)

Código de importancia para este puesto

N: No corresponde

1 : Muy bajo

2 : Bajo

3 : Promedio

4 : Alto

5 : Extremo

Comunicación Oral:

Código Tareas

5 Asesoría (guía a individuos acerca de la resolución de problemas por medio de principios profesionales, legales, financieros, etc.)

5 Negociar (Tratar con los demás con el fin de llegar a un acuerdo o solución en materias relativas a trabajo que desempeña en el puesto).

4 Persuadir (Tratar con los demás para influir en ellos con respecto a alguna acción o punto de vista).

4 Instruir (Impartir a otros conocimientos o habilidades, ya sea de manera formal o informal)

4 Entrevistar (Conducir entrevistas dirigidas hacia objetivos específicos relacionados con la organización)

5 Intercambio de información habitual (Dar y recibir información relacionada con el trabajo de naturaleza habitual)

3 Discurso Público (ofrecer charlas, conferencias, exposiciones formales ante un público relativamente numeroso).

8. ¿Considera usted que para el buen desempeño del puesto se requiere experiencia en la Administración Pública? (marque con una X solo una respuesta).

_x__ Imprescindible ___ Importante ___ Aconsejable ___ No relevante

9. ¿Considera usted que para el buen desempeño del puesto se requiere experiencia anterior en puestos similares? (marque con una X solo una respuesta).

No necesaria: ____ Deseable: _x___ A los menos 1 año:

Entre 1 y 3 años: x

Más de 3 años:

10. ¿Cómo calificaría usted las condiciones físicas en que trabaja la persona que desempeña este puesto?.

__x_ Excelentes ___ Buenas ___ Regulares ___ Malas ___ Muy mala

Exponga brevemente los argumentos que justifican su respuesta:

11. ¿Está sometida la persona que desempeña el puesto a presiones psicológicas especiales?.

__x_ Permanentemente ___ A veces ___ Rara vez ___ Nunca

Fundamente brevemente su respuesta:

Todos los días se deben cumplir con unos objetivos y metas establecidas al inicio del día. Si un día no se cumple es necesario crear estrategias para recuperar ese día. Es necesario estar guiando a los colaboradores para el cumplimiento de la tarea.

12. ¿Qué características cree usted que hacen que el puesto sea excepcional?

• Hay que tener creatividad para realizar los planes de trabajo en función del cumplimiento de las metas.

• Capacidad de persuasión con los colaboradores.

• Liderazgo para saber orientar a las personas.

• Capacidad para la Toma de decisiones

• Instinto para evaluar a quien se le aprueba un crédito según su capacidad de endeudamiento.

• Autocontrol y disciplina

• Criterio

13. ¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto?

• Consecución de metas vs presupuesto mensual.

• Capacidad de orientación.

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