Formatos Y Formularios

Formatos y Formularios

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. Por ejemplo, cuando realizamos un depósito bancario, lo primero que se hace es llenar un formato (la planilla de depósito) para dejar evidencia de la transacción realizada.

Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. En la actualidad la tendencia es a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las transacciones: formularios electrónicos o computarizados. Esto no quiere decir que los formularios se vallan a eliminar por completo sino que se va a tratar de minimizar su uso por varias razones: costo, espacio y rapidez en el proceso de las transacciones.

Entonces podemos definir los formularios como las formas o formatos preimpresos que están diseñados con ciertas características a fin de estandarizar la recopilación de los datos o presentación de información.

Características de los Formularios.

-. Sencillez en su diseño.

-. Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento en específico.

-. El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

-. Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles.

-. Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos

-. En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

-. Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-. Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda logar una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la última fecha de revisión.

Clasificación de los Formularios.

Los formularios pueden se clasificados:

1-. De acuerdo a su presentación:

1.1. Simples: son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. Ejemplo: las cartas con membrete de una empresa.

1.2. Compuestos: poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido

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