Funciones Administrativas

Tema 4 Funciones Administrativas: Planificación y Organización

N Introducción

Una de las notas más relevantes de la empresa moderna es la del desarrollo de su actividad en entornos cada vez más cambiantes, interrelacionados e inciertos. En esta situación, la supervivencia empresarial exige no sólo un alto grado de competitividad continuada para permanecer en el mercado, sino también que los objetivos hayan sido cuidadosamente establecidos y se disponga de instrumentos y medios necesarios para su logro.

1. Planificación.

Se puede definir como el proceso que determina los grandes objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para conseguir tales objetivos.

La planificación aparece como el instrumento fundamental de la dirección empresarial, al abordar y responder a cuestiones tales como: la filosofía; el propósito; la línea de actuación y los objetivos a conseguir; las políticas de investigación y desarrollo, de tecnología o de producción; los productos a elaborar o los modos en que se estará presente; la forma de competir; los canales de distribución; los recursos y cuantas cuestiones sean relevantes para la empresa. Algunas de las razones que justifican el porqué de la planificación son las siguientes:

Proporciona una dirección y sentido de desempeño, al coordinar las distintas unidades de la empresa hacia un fin concreto.

Puede ayudar mejor a lograr aumentar el éxito: teóricamente, las amenazas pueden neutralizarse y las oportunidades potenciarse.

Facilita la adaptación al entorno y al cambio.

Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.

La tipología de la planificación puede establecerse con arreglo a dos criterios: por una parte, puede distinguirse entre planificación general y funcional, según que se refiera al conjunto de la actividad empresarial o a cada una de sus áreas de actividad específicas; y, por otra parte, puede establecerse una distinción temporal en los planes, según se planifique a corto, medio o largo plazo.

1.1. Elementos de la Planificación (tipos de planes).

En el proceso de planificación intervienen una serie de elementos y variables, cuya conceptualización es necesaria.

Misión o propósito: El propósito explica la finalidad socioeconómica básica de una actividad. Formular la misión de la organización es identificar la función que cumple en la sociedad y su carácter y filosofía básicos, lo que posee la virtud de poder articular los objetivos y valores que contribuyen a su logro, así como mantener la integridad y unificación de la organización.

Objetivos o metas: son fines concretos, generalmente cuantificables y con un horizonte temporal determinado, hacia los cuales se dirige la actividad de una organización. Los objetivos, a su vez, se desglosan en subobjetivos o metas para cada unidad, departamento o nivel organizativo de la empresa.

Estrategias: es un proyecto unitario, general e integrado, que conecta a la empresa con el entorno y con el futuro, y que tiene por finalidad el garantizar la consecución de los propósitos de la empresa. Por tanto, la estrategia denota un programa general de acción y un despliegue implícito de empeños y recursos para alcanzar metas amplias.

Políticas: son guías generales para tomar decisiones. Son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Persiguen que exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los diversos ámbitos de actividad de la empresa.

Procedimientos: es una secuencia cronológica de acciones. Son guías de acción que detallan la forma exacta en que una actividad ha de desarrollarse.

Reglas: son instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un determinado curso de acción o una acción específica. Las reglas normalizan la actuación de los individuos, constituyendo así un mecanismo de coordinación indispensable para la organización.

Programas: es un plan específico, en el que se concretan metas, políticas, procedimientos y reglas, así como todo aquel conjunto de elementos que son necesarios para seguir un curso de acción determinado, tendente a lograr los objetivos específicos.

Presupuestos: es la expresión, en términos numéricos, generalmente monetarios, de un plan o de un programa. Representan el máximo grado de concreción que pueden alcanzar los planes, ya que cuantifican los resultados esperados. También aportan rigor a la planificación, al permitir un mejor conocimiento de los recursos disponibles y facilitar el establecimiento de prioridades entre los cursos de acción posibles.

1.2. Etapas del proceso planificador.

El proceso de planificación requiere una secuencia de realización determinada. Es un proceso continuo y ningún plan es definitivo. Con ligeros matices, son de general aceptación las siguientes fases o etapas:

Identificación del problema. Supone la definición y determinación de los problemas actuales y futuros. Es una etapa de recogida de información con determinación de los problemas y sus causas.

Especificación de objetivos. Esta etapa fijará una primera aproximación sobre la situación futura deseada, estableciendo los medios que permitan alcanzarla. Tales objetivos deberán presentar una desagregación jerárquica. Habrá de establecerse objetivos acordes con los recursos existentes.

Determinación de premisas. Requiere explicitar las premisas (suposiciones consistentes) para realizar los pronósticos del futuro, fijar las políticas clave y desarrollar los planes de empresas.

Establecimiento de líneas de acción alternativas. Se ha de identificar las diversas alternativas existentes para alcanzar los objetivos.

Evaluación de las alternativas. Cada alternativa ha de ser evaluada con precisión a la vista de los objetivos. El éxito precisa un estudio cuidadoso de las ventajas e inconvenientes de cada alternativa. Ha de estudiarse el coste de cada una, sus posibles resultados, las disponibilidad de recursos suficientes para llevarla a cabo, etc.

Selección de una alternativa. Esta es la etapa en la que efectivamente se toma la decisión sobre qué curso de acción, de entre los varios posibles, se va a poner en práctica para alcanzar los objetivos establecidos. Es el momento en el que la empresa hace suyo el plan.

Especificación y asignación definitiva de objetivos y formulación de planes derivados. Los objetivos quedan especificados definitivamente y se fijan los planes necesarios para desarrollar el plan básico.

Presupuestación. Esta fase consiste en traducir los planes a un lenguaje numérico, esto es, concretarlos al máximo nivel posible.

A lo largo de todo el proceso, el compromiso del factor humano es clave. Deben establecerse enlaces y relaciones multidireccionales y, sobre todo, introducirse una cultura corporativa (fuertes valores asumidos por el equipo humano) que permitan superar los recelos, tensiones y fricciones.

La secuencia indicada exigirá, así mismo, retroalimentaciones, de manera que sea posible alcanzar una planificación flexible y adaptativa. Además, requerirá determinar la forma de evaluación (control de la ejecución, el estudio de las modificaciones que pudieran producirse y, en su caso, la revisión de los planes).

2. Organización de la Empresa.

Podemos afirmar que la división del trabajo es la razón misma de la organización, ya que en toda actividad productiva que no sea individual se necesita un determinado grado de organización que distribuya las distintas tareas entre los trabajadores, con la principal finalidad de obtener productos de mayor calidad y a menor coste. En este tema vamos a abordar los distintos elementos que estructuran la organización de la empresa, identificando las concepciones diversas que existen sobre diseño de organizaciones.

A. Concepto de organización.

Organización es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa para la consecución de una finalidad: ofrecer un bien o servicio. El primer paso en la organización de la empresa será la definición o descripción de los puestos de trabajo, así como la asignación de responsabilidades y posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de los niveles de jerarquía o escalas de autoridad que es lo que se llama estructura.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN

La existencia de un número determinado de niveles de organzación empresarial va a depender directamente de la dimensión de la empresa, así como del número de subordinados que tenga a su cargo el jefe. Así en el caso de empresas pequeñas es posible que un único jefe sea suficiente. Si el número de subordinados crece se hará necesario la creacción de mandos intermedios.

La parte inferior de la pirámide representa los trabajos ejecutivos. A medida que ascendemos en ella amentan las tareas directivas y disminuyen las ejecutivas. Las relaciones entre estos grupos de personas pueden realizarse en formas diversas. Para que el sistema de relaciones sea eficaz debe cumplirse: que cada individuo conozca los que hacen los demás, conocer sus propias funciones y obligaciones, además de tener acceso a la información de cómo se desarrollan todos los demás trabajos de la empresa, con el objetivo de que cada trabajador comprenda el objetivo final de la empresa.

Ademas deben existir: Unas reglas y políticas de trabajo claras; manuales

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