Funcion Administrativa

1.1 Introducción

A través de este trabajo reflejaremos los conocimientos que nos ha dejado la investigación sobre la planeacion, veremos lo que es la planeacion, los principios de la planeacion, el proceso de planeacion, las técnicas de planeacion, los métodos de planeacion y la toma de desiciones.

Al querer hacer nuestro trabajo tendremos que aplicar algunos pasos del proceso de planeacion como lo son:

La misión (hacer el trabajo mejor estructurado del grupo, dejando una satisfacción plena para la profesora, como para los integrantes del equipo),

La visión: proporcionar a nuestra profesora el trabajo mejor estructurado, para así obtener una calificación mayor a 8.0 en el parcial.

El objetivo: queremos ser el equipo que entregue en perfectas condiciones su trabajo, teniendo la mejor estructura en cuanto a la información y a la redacción, para así obtener una calificación mayor a 8.0 en el parcial.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Para comprender mejor este concepto, es necesario compararlo (organismo o grupo social) que en donde se manifiestan la administración, con un organismo animal. Si se observa como se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos etapas o fases:

Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo, asi a partir de una célula se diferencia los tejidos y los órganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda etapa de operación en que una vez que se ha estructurado completamente el organismo este desarrolla plenamente las funciones que le son indiferentes.

1.2 Concepto e importancia de la planeación

La planeación consiste en fijar el curso de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlos y las determinaciones de tiempos y números, necesarias para su realización .

La planificación es el proceso que incluye la determinación de estrategia general para alcanzar las metas, y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades.

La función de la planeación es parte integral del sistema administrativo (información-decisión), lo que implica fijar los objetivos organizacionales y señalar los medios para lograrlos. La planificación suministra una estructura, para la toma de decisiones integral a través de la organización. La planeación estratégica desarrolla planes integrales a largo plazo, con el propósito de realizar una misión global. La planeación táctica desarrolla planes a corto plazo, que se emplean en el nivel operativo y se implantan a través de tácticas detalladas. Entre ellos, en el nivel de coordinación, la dirección se encuentra involucrada en el paso de estrategias y tácticas, desarrollando políticas y procedimientos y coordinando la actividad de planeación.

Por lo tanto la planeación es, una función básica que suministra los medios con que los recursos humanos, manejan en la dimensión organizacional los problemas de un medio complejo, dinámico y siempre cambiante.

1.3 Previsión como parte de la planeación

Planear es prever situaciones a un futuro, esto es para prevenir desastres que puedan ocurrir como el fracaso de la empresa, esta a su vez nos ayudad a la buena toma de desiciones, para que así la empresa se valla cumpliendo con la mayor parte de los objetivos y a su vez alcance el éxito.

1.4 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional.

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirve como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

Por lo tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

1- FACTIBILIDAD: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiados ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacion debe adaptarse a al realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

2- OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones y en cálculos arbitrarios. Este principio conocido también como el principio presicion, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticas, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

3- FLEXIBILIDAD: Al elaborar un plan es conveniente establecer márgenes de holgura que permita afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer colchones de seguridad puede ocasionar resultados desastrosos.

4- UNIDAD: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.

5- DEL CAMBIO DE ESTRATEGIA: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo tipos de (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

1.5 Tipos de planes

Por su marco temporal, pueden ser de corto, mediano y largo plazo.

• Por su especificidad y frecuencia de uso, pueden ser específicos, técnicos o permanentes.

• Por su amplitud, la planeación puede indicar la necesidad de planes: estratégicos, tácticos, operativos y normativos.

El primero y el último se realizan a largo plazo, el segundo en el mediano plazo y el tercero en el corto plazo.

Según la naturaleza de la organización, se deberán aplicar un conjunto de planes alineados para su actuación.

• Propósitos o Misiones - La misión o el propósito identifica la función o tarea básica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene propósitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la sociedad.

• Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Los objetivos de la empresa son el plan básico de la misma, un departamento puede tener también sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por completo.

• Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organización, sobre los cambios en éstos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las políticas que han de regular la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos.

• Políticas - Son también planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras de entender que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones, éstas delimitan el área dentro de la cual una decisión ha de ser tomada y aseguran que esté de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las políticas definen un área dentro de la cual se va a tomar una decisión y aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del mismo. Las políticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados.

• Procedimientos - Son planes que establecen un método requerido de manejar las actividades futuras. Son guías para la acción más que para el pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronológicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las líneas de los departamentos. Por ejemplo, en una compañía industrial el procedimiento para manejar los pedidos con seguridad incluirá al departamento de ventas, el de finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de producción y el departamento de transportación.

• Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discreción en esto. Son el tipo de plan más sencillo. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podría considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisión administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta acción.

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