Fundamentos De La Estructura Organizacional

FUNDAMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

A. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN:

He aquí tres componentes clave en la definición de estructura de la organización:

1. La estructura de la organización diseña relaciones formales de subordinación, como el número de niveles en la jerarquía y el tramo de control de los directivos y supervisores.

2. La estructura de la organización muestra el agrupamiento de los individuos en los departamentos y de los departamentos en la organización total.

3. La estructura de la organización incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación efectiva, la coordinación y la integración de esfuerzos entre los departamentos.

Estos tres elementos estructurales pertenecen tanto a los aspectos verticales y horizontales de la organización. Por ejemplo, los primeros dos elementos constituyentes el marco estructural, el cual conforma la jerarquía vertical. El tercer elemento pertenece al patrón de interacciones entre los empleados organizacionales. Un estructura ideal alienta a los empleados a proporcionar información y coordinación horizontal donde y cuando es necesaria.

La estructura de la organización está reflejada en el organigrama. No es posible ver la estructura interna de una organización en la forma en que se podrían ver sus herramientas de manufactura, oficinas o productos. También se puede observar a los empleados ocuparse de sus deberes, realizar diferentes tareas y trabajar en distintos lugares, pero la única forma de conocer en realidad la configuración básica de toda esta actividad es a través del organigrama.

El organigrama es la representación visual de un conjunto completo de actividades y procesos subyacentes a una organización. Este instrumento puede ser de gran utilidad para entender la forma en que una compañía trabaja. Muestra las diferentes partes de una organización, como están interrelacionadas y como cada posición y departamento encaja en todo.

El concepto de organigrama, en el que se muestra que puestos existen, como están agrupados y quien reporta a quien, tiene siglos de antigüedad. Por ejemplo, en las iglesias medievales de España se pueden encontrar diagramas que trazaban la jerarquía eclesiástica. No obstante, el uso del organigrama para negocios tiene sus orígenes principalmente en la revolución industrial.

EJEMPLO DE ORGANIGRAMA Y EXPLICACIÓN:

El tipo de estructura de la organización que se genero de estos esfuerzos en la última parte del siglo XIX y la primera del XX fue en la que el director general se colocaba a la cabeza y todos los demás se distribuían de forma descendente. La toma de decisiones y las tareas estratégicas se realizaban en los niveles más altos, mientras los trabajadores desempeñaban el trabajo físico. Estos estaban organizados en distintos departamentos funcionales. Esta estructura resulto ser muy efectiva y, durante la mayor parte del siglo XX, se estableció con firmeza en los negocios, las organizaciones sin fines de lucro y las militares. Sin embargo este tipo de estructura vertical no siempre fue efectiva, en particular en entornos con constantes cambios. A través de los años, las organizaciones han desarrollado otros diseños estructurales, muchos de los cuales apuntan a una creciente coordinación y comunicación horizontal, donde se fomenta la adaptación a entorno.

A.1 PERSPECTIVA DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN REFERENTE A LA ESTRUCTURA:

La organización debe diseñarse para ofrecer en flujo de información tanto vertical como horizontal en la medida que sea necesario para alcanzar las metas organizacionales globales. Si la estructura no se adecua a los requerimientos organizacionales de información, la gente tendrá muy poca información o gastara tiempo al procesar información que no es vital para el desempeño de sus tareas, lo que redunda en una efectividad mermada. No obstante, un una organización, existe una tensión inherente entre los mecanismos verticales y horizontales. Mientras los vínculos verticales están diseñados de manera principal parta el control, los vínculos horizontales están diseñados para la coordinación y la colaboración, lo cual por lo general implica un control reducido.

Las organizaciones pueden elegir si orientarse hacia una organización tradicional diseñada para eficiencia, lo que enfatiza la comunicación vertical y el control o hacia una organización que aprende, en la que enfatiza la comunicación horizontal y la coordinación.

Relación entre el diseño organizacional para la eficiencia en comparación con los resultados del aprendizaje.

Organización vertical diseñada Organización horizontal

Para la eficiencia diseñada para el aprendizaje

La estructura horizontal es dominante

• Tareas compartidas, empowerment.

• Jerarquía relajada, pocos reglas.

• Comunicación horizontal, cara a cara.

• Muchos equipos y fuerzas de tareas.

• Toma de decisiones descentralizada.

La estructura vertical es dominante

• Tareas especializadas.

• Jerarquía estricta, muchas reglas.

• Comunicación vertical, y sistemas de subordinación.

• Pocos equipos, fuerzas de tarea, o integradores.

• Toma de decisiones centralizada.

EXPLICACIÓN:

Un énfasis en el control y la eficiencia está asociado con tareas especializadas, una jerarquía de autoridad, reglas y regulaciones, sistemas de subordinación formales, pocos equipos o fuerzas de tarea, y una toma de decisiones centralizada, lo cual implica que los problemas y las decisiones se canalizan hacia los altos niveles de la jerarquía para su resolución. El énfasis en el aprendizaje está asociado con tareas compartidas, una jerarquía relajada, pocas reglas, comunicación frente a frente, muchos equipos y fuerzas de tarea y una toma de decisiones informal y descentralizada.la toma de decisiones descentralizada implica que la autoridad encargada de esta función se transfiere hacia los niveles organizacionales de menor jerarquía. Las organizaciones quizá tengan que experimentar para encontrar el grado correcto de descentralización o centralización que satisfaga sus necesidades.

A.1.1 Vínculos Verticales de Información:

Un vínculo se define como el grado de comunicación y coordinación entre los elementos organizacionales. Los vínculos verticales se utilizan para coordinar las actividades entre la parte superior e inferior de una organización y están diseñados de manera fundamental para el control de la misma. Los empleados de menor jerarquía deben desempeñar actividades que sean congruentes con las metas fijadas por los jefes, y por su parte, los altos ejecutivos deben informar de sus actividades y logros a los niveles menores. Las organizaciones pueden utilizar cualquier variedad de mecanismos estructurales para lograr un vínculo vertical, lo que incluye la referencia jerárquica, reglas, planes y sistemas de administración formales.

1. Referencia jerárquica:

El primer mecanismo vertical es la jerarquía o cadena de mando, el cual está representado por líneas verticales. Por ejemplo si surge un problema que los trabajadores no pueden resolver, este se puede remitir al siguiente nivel superior en al jerarquía. Cuando se resuelve un problema, este se canaliza hacia los niveles menores.

Las líneas de diagrama actúan como canales de comunicación.

2. Reglas y Planes:

El siguiente dispositivo de vinculación es el uso de reglas y planes. En la medida en que los problemas y decisiones sean repetitivos, será posible establecer una regla o procedimiento de manera que los empleados sepan cómo responder y comunicarse en forma directa con su gerente. Las reglas ofrecen una fuente de información que permite a los empleados coordinarse sin que sea necesario comunicarse cada tarea. Un plan también proporciona información vigente a los empleados. El plan que se utiliza con mayor frecuencia es el presupuesto. Con planes de presupuesto diseñado con cuidado, se les puede permitir a los empleados de niveles de menor rango realizando actividades dentro de su asignación de recursos.

3. Sistema de Información Vertical:

Un sistema de información vertical es otra estrategia para incrementar la capacidad de información vertical. Estos sistemas incluyen informes periódicos, comunicaciones escritas y automatizadas que se distribuyen entre los directivos y hacen que la información que fluye hacia arriba y hacia debajo de la jerarquía sea más eficiente.

A.1.2Vínculos Horizontales de Información:

La comunicación horizontal supera las barreras ente los departamentos y ofrece oportunidades para la coordinación entre los empleados a fin de alcanzar una unidad de esfuerzo y lograr los objetivos organizacionales. Los vínculos horizontales se refieren a la cantidad de comunicación y coordinación que cruza en forma horizontal.

Los mecanismos de vinculación horizontal mechas veces, no están representados en el organigrama, pero son parte de la estructura organizacional. Los siguientes mecanismos son alternativas estructurales que pueden mejorar la coordinación horizontal y el flujo de información. Cada uno permite a la gente intercambiar información.

a. Sistemas de Información:

Un método importante para establecer una vinculación en las organizaciones contemporáneas es el uso de sistemas de información transfuncionales.

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