GUIA DE APRENDIZAJE ADMON LOGISTICA

IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE FORMACIÓN:    ___________________  

MODULO DE FORMACIÓN___________________        

INSTRUCTOR:                              ___________________

ESTUDIANTE :                                    ___________________

OBJETIVO GENERAL:      Relacionar al estudiante con el sector productivo facilitando su adaptación para el mundo laboral y la práctica productiva.

RESULTADOS  DE APRENDIZAJE:

• Aportar elementos ricos en información   a todo lo relacionado con la logística y la planeación de la empresa de acuerdo con reglamentación existente
• Reconocer la importancia  que tiene ejecutar programas logísticos con la finalidad de llevar a cabo una gran logística  según la planeación dentro de la empresa.
• Capacitar a los estudiantes para que estén en  capacidad de ejecutar y controlar las actividades propias de la acción logística según las políticas y procedimientos de las organizaciones.

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INTRODUCCIÓN

La administración logística basa su gestión sobre los sistemas de logística, subsistemas y actividades logísticas contenidas en la cadena de suministros integrando a toda la empresa con el propósito de controlar dichos sistemas para que tengan la capacidad de proveer a sistemas empresariales u organizaciones, basándose en sus necesidades sobre las tres cantidades fundamentales del universo: materia, energía e información, que se reflejan a través de bienes y servicios.

La administración logística contempla los siguientes aspectos:

• el menor tiempo de respuesta a esas necesidades.
• Las cantidades exactas y en lugar solicitado por dichos sistemas empresariales u organizaciones.
• Un costo óptimo no dejando de ser competitivo.
• La mejor calidad alcanzada.

La calidad es variable y va cada día evolucionando respecto a la satisfacción del cliente o consumidor final, puesto que es quien percibe las condiciones en las cuales recibe los bienes y servicios. Por esta razón la administración logística entrega soluciones sobre la cadena que contienen:

• Bajos impactos ambientales,
• Generar a largo plazo sobre el sistema empresarial desarrollo sostenible en función del entorno social.
• Aprovechamiento máximo de los recursos de la empresa.
• la adaptación de nuevas tecnologías.

Es claro que hay más aspectos que se van desarrollando a lo largo de la gestión del sistema de logística y de la cadena de suministros para superar las expectativas del consumidor o cliente final, dando pauta a sistemas empresariales y organizaciones más competitivas en el mercado global.

Uno de los enfoques más importantes a considerar con toda plenitud en la administración logística es el cliente o consumidor final de bienes o servicios, de ello depende la gestión de la cadena de suministro frente a un flujo dinámico, que se ve reflejado en procesos estructurados o subsistemas que contienen actividades logísticas dentro del sistema empresarial. Es así como la logística se contempla en su fase de sistema que apoya al negocio de cada empresa y su administración sobre las actividades de apoyo. La gestión debe ejecutarse desde que se contempla un sistema mayor al de la logística, el más inmediato es el de la empresa, seguido por el sistema de logística y así llegando a los subsistemas y actividades o funciones.

El sistema Logístico muchas veces se ve reflejado en los sistemas empresariales en los departamentos o áreas, no siempre es de este mismo modo para todas las empresas, respecto a sus características es importante resaltar que la logística contempla actividades relacionales que integran a toda la empresa en función de sus objetivos. Adicional la administración logística gestiona estas actividades dentro y fuera del sistema para llegar a una sinergia mayor.

Actualmente en las empresas están más conscientes de la importancia de la LOGISTICA Y PLANEACION.
El conocimiento y la planeación de esta han hecho que a lo largo del tiempo hayan tomado la logística como un modo de hacer exitosas las grandes y mediana empresas de cualquier sector, ya que por medio de ella es donde vemos reflejado todo lo bueno del mecanismo con el que trabajan para que cada día sean los mejores. La logística la ha diseñado con el propósito de tener una estrategia bajo la manga para vender algún producto o servicio en el mercado,

Al  emprender  un negocio  debemos desarrollar unas Actividades funcionales

Tanto en las grandes empresas como en los micro emprendimientos es necesario desarrollar una serie de tareas para el buen funcionamiento de la producción. La diferencia entre ambos es la cantidad de gente involucrada en cada una de ellas.

Desarrollo de productos: desde la definición hasta el diseño y prueba de funcionamiento y desempeño, incluyendo la actualización tecnológica, la determinación de los insumos y la calidad de diseño para poder cumplir con los requerimientos del mercado. Incluye el desarrollo de planos, diagramas o fórmulas para la producción; preparación de las instrucciones necesarias acerca del producto para el uso, mantenimiento y asistencia técnica; definición de la resistencia, dureza, tamaño y tipo de protección que precisa (envase); actualización de informes y control de desempeño del mismo.

Diseño de procesos: para lograr la elaboración de los productos. Investiga, selecciona e instala la tecnología adecuada para la producción, actualiza el proceso realizando mejoras, mantiene actualizados los informes sobre procesos y realiza el control técnico de las variables del mismo. Diseño y método de producción: incluye el aprovechamiento de los recursos. Realiza los estudios de tiempos, determina los requerimientos de habilidades y capacidades de la mano de obra, realiza estudios orientados a agilizar los procesos, evitando las demoras y esperas, propone la mejor disposición o layout

Selección de equipos: determina los equipos, su instalación y mantenimiento, realiza los estudios para la localización del emprendimiento, registra todos los datos necesarios para el mantenimiento de equipos, asentando la necesidad de repuestos y servicios.

Planeamiento y control de la producción: formula los planes o presupuestos para la producción, con cantidades a producir, inventario de productos elaborados, insumos y materias primas, abastecimiento y requerimientos de materias primas y materiales o herramientas, evaluación económica de la producción, optimización de inventarios (menor cantidad en existencia) y los costos inherentes, lanzamiento, seguimiento y control cuantitativo de la producción y los inventarios.

Abastecimiento: compra, recepción y almacenaje de materias primas, materiales, repuestas y servicios requeridos. Estudia y mantiene las relaciones con los proveedores, realiza la planeación y seguimiento de las compras, la liquidación de rezagos (si los hubiera) y mantiene actualizados los informes y documentación inherentes a su función.

Fabricación / operaciones: realiza la conversión de insumos en productos. Cumple con los planes provistos en cuanto a cantidad, calidad y tiempos de producción y realiza el servicio post-venta o reparación de productos.

Control de calidad: controla el cumplimiento de las especificaciones de diseño del producto y de los insumos, por lo que debe inspeccionar y controlar tanto las materias primas y materiales, como los productos en proceso y los productos terminados. También controla los productos devueltos por el cliente y analiza las quejas de los mismos para luego informar los resultados y lograr una mejora continua de los productos y servicios brindados.

“Nada tarda tanto en llegar como lo que nunca se empieza” - Alain, pseudónimo de Émile-Auguste Chartier

METODOLOGIA

Estudiantes:

• Realizarán visita a una  empresa. En caso de no tener acceso a la empresa para desarrollar las actividades  de formación laboral,    consultarán en la página Web de cada empresa seleccionada  por el instructor la temática de la  guía
• Entregarán  por correo electrónico  las actividades desarrolladas en las fechas establecidas por la Institución.
• Presentarán un trabajo sobre la conferencia del experto  invitado por el  instructor y sobre la temática  general  de la formación laboral.

Instructor:

• Asignará la temática de formación laboral  la primera semana de clases.

      El instructor evaluará con lista de chequeo cada  trabajo presentado y asignará una calificación.

• El instructor  organizará  una  (1)  conferencia  con un experto en la temática central del módulo de      formación técnica y la  evaluará  mediante un trabajo escrito.
• El instructor realizará el cierre de la actividad de formación laboral mediante la evaluación  un trabajo escrito   el cual llevará  una conclusión final.

Actividades:

1. Realizar la lectura del libro resumido 52 LUNES y la  referencia bibliográfica, construya una terminología técnica y elabore una síntesis de la misma. (cuadro sinóptico, mapa conceptual, etc.)
2. Resolver las siguientes preguntas contempladas en la guía, con base la información recolectada por visita  presencial o virtualmente.

1. De acuerdo a la empresa asignada diga que elementos de la logística considera usted que se desarrolla en esta organización?
2. Qué esperan las empresas de sus trabajadores para brindar un buen servicio de logística?
3. Consulte  otras empresas nivel Regional, Nacional e Internacional que tengan la misma actividad económica para establecer diferencias en la logística que se maneja?
4. Como técnico laboral de su área,  cómo realizaría su labor de administración logística? Qué Rol desempeñaría?
5. Cómo resolvería la siguiente situación:

CASO 1:

La productora y comercializadora de pollo PIO PIO y MAS PIO, donde he ingresado hace un mes como analista de procesos, actualmente dispone del área de logística encargada de la toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte; cuenta con:

Milena quien se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.

Erika quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las personas que mas tiene experiencia en su  puesto de trabajo y que conoce los demás procesos,  inició en la empresa en el área de producción como operaria, así que conoce muy bien tanto el producto, como a los clientes.

Carla es la persona encargada de revisar los documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.

Contamos con Mauricio como analista de inventarios, el se encarga de generar  en el sistema a primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.

Otros integrantes claves en el proceso logístico: Juan encargado de la canastillas (uno de los activos mas grandes de la empresa), Paula encargada del área del servicio al cliente; Jimmy como facturador y Sandra, líder del área, como supervisora de distribución  y transporte.

De igual forma, esta compañía dispone de un turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compone de un supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del despacho.

A continuación, les contaré situaciones que he visto en la empresa y al final presentaré una serie de reflexiones que considero se deberían realizar.

En esta empresa, la jornada inicia a las7 a.m., hora en que empiezan los verdaderos problemas, normalmente suena el teléfono y casi siempre es un vendedor preguntando porque a su cliente no le llegó el pedido o porque no aparece facturado determinado pedido;  a esa hora difícilmente se da razón …” todos empezamos a tirarnos la pelota”.

Erica inicia su jornada más temprano que los demás, a las 5 a.m. con los pedidos de los supermercados, generando los archivos de pedidos para programar las referencias que deben ser producidas; verifica los pedidos que se dejaron de despachar el día anterior, para conocer cuánto inventario existe,  debe contactar al líder del área de producción, hoy como otro de los tantos días, procede a comunicarse con ésta área  para preguntarle:

-“vea corazón porque no se despachó al supermercado Ulimpus”.

-“no reina yo no tenía ese listado que tenía Castillo, usted no me pasó eso  y yo no lo saque, si quiero se lo saco y enviamos eso ahora” responde Julián, el líder de producción.

- “listo yo llamo a esta niña de Ulimpus  para que lo reciba, sino… lo dejamos para mañana, ah… pero no hay carro en que despacharlo!!, mejor lo programo hoy y lo enviamos mañana, que dice?

En la oficina de operación logística, la jornada laboral se inicia a las 7am, como todos los días, empieza el teléfono de Sandra a timbrar, son los auxiliares de servicio, quienes acompañan los vehículos para entregar el producto a los clientes; continuamente se les presentan problemas por solucionar.

-vea doña Sandra, el almacén de los 7 Enanitos, me dice que si no tengo la relación de los pesos de las presas no me recibe y la factura dice muslos x 10 y aquí mandaron fue alas, que hacemos? me voy o espero o que hago??? Porque en el casino Bases me reciben hasta las 7:30 a.m.

- no, espérate enviamos esa relación por fax,  llamamos a la supervisora de los supermercados para ver si puede hablar con el de recibo y no ponen tanto problema y las alas las devuelve, pero entregue las otras referencias, le dice al muchacho de recibo que en la tarde o mañana le mandamos la factura corregida, en fin , usted me entiende lo que le estoy diciendo…

-ahh… bueno señora, entonces me avisa.

Sandra: Erica por favor colabórame con la impresión del rendimiento de presas para enviárselos al supermercado, a los de la noche se les olvidó mandarlo. ¡No sé que pasa, si saben que tienen que mandar eso!!! sino no nos reciben! porque no lo hacen?, siempre es lo mismo!. Colabórame con eso porfa!

Media hora después…… Sandra  llama por teléfono a Paula y le pregunta si sabe si al supermercado se le envió esa relación.

-yo no se Sandra, no sabía nada de ese documento, pero espérate pregunto,      ( se escucha al fondo del teléfono ), Erica! tu sabes algo de un documento pendiente de enviar al supermercado los 7 Enanitos?

-Si ya lo imprimí pero no se ha enviado por fax, aquí tengo el número, debe ir dirigido a don Alvaro.

- porque no se ha enviado?

- porque yo le estoy entregando el listado a producción, a los tiqueteadores y no hay quien lo haga, si voy a poner el fax … quien entrega los listados? No puedo hacer las dos cosas.

-como así Erica, venga yo envío ese documento (9:30 a.m). .. Sandra no se ha enviado ese documento, ya lo voy a enviar por fax.

- como así? Yo le dije a Erica desde temprano!! Colabórame con eso, esa ruta esta súper retrasada, se me van a quemar los pedidos!!Nooo, otra vez !!

-ok Sandra, ya lo envío.

Finalmente y alrededor de las 10:30 a.m nos recibe el pedido este supermercado y la ruta va supremamente retrasada, lo que indica devoluciones porque no llegamos a tiempo, a los clientes.

Es ahí donde el supervisor de ventas , Alex, comienza con la llamadera:

-ve Paula que pasa con el pedido de la empresa pastelitos, necesitaban ese pedido a las 8:00 a.m y mire son las 11:00 a.m y ese pedido no ha llegado, lo necesitan para el menú del almuerzo, que pasó mujer?????

-Alex lo que pasa es que ese pedido estaba con los supermercados y en pastelitos se retrasó la ruta, por eso no hemos llegado.

-no Paula, pero si en una misma ruta metemos los casinos con los supermercados, nunca vamos a llegar, ustedes saben que los supermercados son  muy demorados, aquí me está llamando el administrador, yo que más le digo a este señor, de esta manera siempre vamos a llegar tarde, hasta que le compran a la competencia y nosotros salimos, miren otra forma de en rutar esos carros para cumplirle a todos, pero hagan algo ya!! Ahí esta los clientes de Jairo, a la tienda de Susanita desde el martes se le monto el pedido y hoy jueves no se le ha entregado, esa señora está furiosa y con razón! Que vamos a hacer??, ah!! …pero ese pedido llega o no?.

-sí, Alex el pedido lo veo aquí en la ruta, y se envió de esa manera porque no tenemos más vehículos en que despachar, que hacemos??? Los tenemos que incluir en la ruta y completar la otra.

- no hermana así no podemos…. A nosotros nos exigen clientes, nivel de ventas y ustedes no entregan a tiempo.

-tranquilo mijo,  vamos a ver  qué podemos hacer…

Una vez más suena el celular de Sandra….es otro auxiliar de servicio quien está realizando entrega de T a T.

-doña Sandra estoy hablando con don Argimiro me dice que no nos puede recibir porque ya va a cerrar, el pedido era para entregar antes de las 12:00 m y ya son la 1:30 Pm, además el hizo 2 pedidos y hace un rato le vinieron a entregar uno, por qué no enviaron todo en un mismo carro?.

-sabe que, lo mejor es que  Héctor siga la ruta, mañana lo enviamos otra vez, le decimos a Paula que llame al vendedor para que vuelva a montar el pedido y sale en la mañana y listo, que no moleste tanto.

Adicionalmente… continuamos con la ruta que se debe despachar en la tarde, pilas!!! Súper recomendado entregar de primero al cliente MOTORES S.A, no esperan a las 2:30 p.m. ¡puntualitos!.

En medio del caos, aparece El gran jefe ( el Gerente General ), quien en voz alta dice: por favor señores esta es la última oportunidad que nos dan para cumplirles  a nuestros clientes, sino nos sacan como proveedores, por favor señores!!!!, que el pedido salga completo, auxiliares con tapabocas, cafia, bata, puntuales, por favor Sandra  que esto se cumpla. No seque pasa con ustedes, todos los días les digo lo mismo….que lata!!!!

Sandra: Mandemos a Carlos, él conoce esa ruta y tiene todo….

…siendo las 2:45 Pm una llamada del gran jefe. Sandra: me acaban de llamar, el carro no ha llegado a MOTORES S.A, que pasó??? No le dije a las 2:30 p.m.

-voy a llamar a Carlos, yo le dije ¡primero MOTORES!, no seque pasó.

Sandra hace una llamada telefónica a Carlos.

-¿Carlos usted donde esta? Por qué no ha entregado MOTORES, que pasó?

-Doña Sandra primero fui a donde Mercy, porque en MOTORES me demoran mucho y luego me coge la tarde, pero en 10 min. Estoy allá.

Como resultado de esta situación perdimos uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la falta de compromiso; cuando no llegamos tarde, el pedido va incompleto o con referencias trocadas.

Efectivamente ese día todo el mundo estaba furioso, se realizó reunión con todo el personal, nos jalaron las orejas a todos y de no ponernos la camiseta, no se podría continuar en la compañía. Se produjo redistribución de funciones, se creó el cargo de supervisión de servicio al cliente.

De acuerdo a esta nueva situación, todos mejoramos por una semana, pero pasado los días, todo siguió como era antes:

-¡siga la ruta!…eso si la más larga…

-¡entreguemos mañana!, no importa…

-¡no lo enviemos!, para qué…

-¡local cerrado!, no importa…

-¡cliente no tiene efectivo!, ya veremos cuando paga…

Y así la situación se repite una y otra vez, al finalizar del  día, de todos los días… el nivel de devoluciones es alta, son aproximadamente 14 vehículos y la mayoría por no decir todos llegan con devolución; cabe resaltar el salario de los auxiliares, es fijo, un poco más del mínimo.

En el día a día de nuestra operación, es evidente que nuestra compañía no cuenta con las mejores estrategias de distribución en la ciudad de Cali, se presentan   situaciones donde a un cliente se le llegan 2 veces en diferente vehículo el mismo día, lo que hace ineficiente las entregas, en resumidas cuentas es pérdida de tiempo.

…Mientras tanto en la oficina se siguen tomando los pedidos y que Dios quiera, sean entregados.

Un día cualquiera, a las 3:30 pm  llama nuestro vendedor estrella Alex:

-Milena, por favor envíale 180 kl de filete de 120 gr a la Casita de Sammy, para mañana a primera hora (la compañía no tiene primera hora!!!), en el sistema, (inventario que se genera a la 5:30 a.m) aparece un inventario de 1.200 kl de esta referencia, no hay motivo para dejarla de despachar!, ellos necesitan ese producto porque tienen un evento.

Milena efectivamente al terminar su jornada pasa los pedidos al área de alistamiento, para ser cargados por el turno de la noche y comiencen su ruta alrededor de las 5:00 a.m.

Oh sorpresa cuando al otro día Alex se da cuenta que a su cliente no le fue despachado el producto, porque esta referencia estaba agotada. Claro!!! El llama bastante ofuscado y pregunta :

-qué pasó? Si había un inventario alto en el sistema.

- si Alex, ayer cuando consultaste efectivamente había esta cantidad, pero recuerda que este inventario se genera a las 5:30 a.m y ese producto es el que se separa durante el día para cumplir con los demás casinos, cuando dictaste el pedido a las 3:30 p.m ayer, ese producto físicamente ya se había despachado y producción no ha pasado más de esta referencia a Logística.

- nooo!! como así!!!! y que pasó con todo eso que había en el inventario? Entonces voy a llamar a producción para que me colaboren sacando este producto para ser entregado en horas de la tarde, además para esta semana habrá un volumen alto de pedidos de filete para los diferentes clientes, el casino el SOLAR mandó la programación  del mes y entonces no les vamos a cumplir, voy a llamar al Ingeniero ( Jefe de Planta ) para ver cómo vamos hacer.

Procede a llamar al Ingeniero y este  le responde:

-Alex, vamos a ver qué podemos hacer para levantar los stocks, pero es mucho para mañana, es posible que no le podamos cumplir a todos o con todo, es muy complicado a qué horas va a salir esta gente, esperemos con que podemos cumplir, pero lo que observo es que la capacidad de producción actual es inferior a la demanda.

El Ingeniero procede a llamar a Sandra:

-por favor logística, páseme  un aproximado de cuantos kilos por referencia van a ser pedidos, para determinar si la producción actual va a poder cubrir esa demanda, para saber cuánto stock debo mantener y si la gente que tengo es suficiente. Por favor colabórenme con eso porque estoy produciendo a la loca, produciendo lo que no se necesita, de alguna manera tenemos  que solucionar esto, necesito saber donde estoy parado!!!!. Cuelga el teléfono y se dirige a su asistente:

-Erica debemos realizar inventario el Domingo, es necesario que vengamos.

-Ingeniero yo tengo un compromiso, yo no puedo!

-Erica es necesario que realicemos esta actividad, de lo contrario no vamos a poder cumplir.

-Ingeniero, si quiere sáqueme pero yo no voy a venir el domingo.

-Pues si señores, aquí las cosas son así!! Aquí manda quien quiere no quien debe!.

Y este tipo de comportamientos frente a los demás colaboradores, creo que nos llevan a mantener desorden en el área, donde no se siguen procedimientos, donde las supervisoras del área no se concentran en el funcionamiento del proceso si no de las tareas del día a día, conllevando a perder el norte, a cometer más errores, a mantener niveles de incumplimiento al cliente que conlleva a que la empresa pierda clientes, un golpe dura para la compañía.

 Con base en este caso resuelva las siguientes preguntas:

¿Teniendo en cuenta el caso anterior que fallas detectó usted?

¿Cómo Aplicaría lo leído en el libro QUE HACER CUANDO HAY DEMASIADO QUE HACER con este caso?

¿Considera usted que es importante tener una logística en cualquier  tarea que usted emprenda? Por qué?.

1. Presentación del  trabajo que muestre la realidad del tema asignado aplicando los términos técnicos.

3. Volvamos a su emprendimiento: Los planes son decisiones sobre los diferentes cursos de acción a seguir. Los mismos prevén y coordinan las actividades que deben realizarse, estableciendo los puntos de control.  Aplica  la logística a tu negocio:

1. Enumera las actividades de producción del bien  o prestación del servicio.  Esto le servirá para saber qué controlar y qué revisar.
2. Enumera los materiales o insumos para producir el bien o servicio, equipos, mano de obra, a quienes comprara, la frecuencia de compra,   Cuantos necesitas para comprar según demanda estimada, control de la producción.  

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE:

• Conocimiento:

Resolución de las preguntas contempladas en la temática

• Producto

Presentación de la síntesis en un trabajo.