GUIA DE ADMON 3

UNIDAD 1

GENERALIDADES DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

1.- Concepto de sistemas.

Conjunto de elementos relacionados entre sí orientados hacia un propósito común.

Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella.

2.- Conceptos de procedimientos

Es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etc.

8.- ¿Cómo se clasifican los sistemas y procedimientos?

Sistemas y procedimientos de fábrica o taller.

Sistemas y procedimientos administrativos.

14.- Cita por lo menos 10 principios fundamentales de sistemas y procedimientos.

1. Un buen sistema debe suministrar con prontitud, el servicio requerido al mínimo costo.

2. La deliberación de los sistemas y procedimientos, es una parte esencial de todos los procesos de administración de empresas y debe ser dinámica.

3. Para obtener sistemas eficientes, las responsabilidades de cada unidad en la organización deben constituir un grupo armónico y lógico de requerimientos, para así, cumplir con los objetivos de la empresa.

4. Los planes de acción, alcance, objetivos y responsabilidades del programa de los sistemas y procedimientos de la empresa, deben presentarse por escrito y con claridad.

5. Especialmente donde el elemento tiempo es importante, las actividades que deben ser llevadas con determinada secuencia, deben ser ubicadas tan cerca como sea posible, tanto físicas, como organizativamente.

6. Un sistema de control debe ahorrar por lo menos el monto del dinero que cuesta. Este principio sin embargo, no es de fácil aplicación en muchos casos, porque es difícil estimar las pérdidas que son evitadas por un sistema.

7. Las funciones de control deben ser ubicadas en unidades organizativas independientes de las funciones que van a ser controladas.

8. La delegación de responsabilidades y el establecimiento de procedimientos no deben ser afectados por las habilidades particulares, por las personalidades, o por las particularidades de los miembros de la empresa. Antes de las peculiaridades de un individuo, las bases del plan deben ser las habilidades, las personalidades y las destrezas especiales de todo el personal disponible.

9. La responsabilidad de los aspectos técnicos del programa de sistemas y procedimientos, debe colocarse en personal especializado, cuando esto sea factible económicamente.

10. En el diseño de sistemas de un sistema deben ser considerados los posibles errores del personal, así como las imperfecciones del equipo. Ninguna persona, máquina, etc. Es perfecta en el sentido de nunca cometer errores. La mayoría del os sistemas deben diseñarse de manera que los errores calculados, sean descubiertos y corregidos automáticamente.

16.- ¿Cuál es la diferencia entre procedimientos y método?

El procedimiento es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivas del personal, de los procedimientos, de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

Método: Modo o manera prescrita de ejecutar o realizar un trabajo determinado respetando el objetivo establecido y aprovechando al máximo los recursos existentes.

UNIDAD 2

UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

1.- ¿A qué se refieren los servicios de producción administrativa?

Se refiere a actividades rutinarias y repetitivas; por ejemplo, servicios de ventas, servicios de contabilidad, etc. Son servicios, cuyas actividades son movilizadas progresivamente en el marco de los procedimientos más o menos complejos.

2.- ¿Qué son los servicios de estudio?

Son aquellos que tienen como propósito apoyar al organismo como estudios especializados, por ejemplo, un servicio de organización, sistemas y procedimientos, auditoria administrativa, etc. Se ha observado en la última década, una importante proliferación de estos servicios de apoyo en los organismos públicos y privados.

4.- ¿Cuáles son los fines que persigue la unidad de sistemas y procedimientos?

Asesorar en la dirección superior, desarrollando los aspectos siguientes:

• Elaboración de programas que marquen directrices para coordinar las actividades a realizar.

• Evaluación de los planes de acción relativos a la ejecución de trabajo para determinar su efectividad.

• Control de flujo de formas, informes, para determinar si son eficientes, oportunos y complejos.

• Buscar y establecer en forma constante nuevos métodos de información para apoyar la toma de decisiones.

• Ayudar a obtener métodos eficientes para simplificar y medir el trabajo.

• Activación de estudios especializados, cuando así lo requiera el volumen y el complejo de operación para proporcionar soluciones y recomendaciones.

10.- ¿De qué manera se estructura la unidad de sistemas y procedimientos?

El Coordinador; es la persona que tiene la responsabilidad de una parte o todo un plan general de sistemas y procedimientos. es el encargado de elaborar y aprobar los procedimientos a seguir; así como de revisar y aprobar el trabajo realizado

Es importante que el coordinador que ocupe este puesto sea un profesional en administración, con suficiente experiencia y capacidad.

El Analista; es aquel profesional que después de dominar las técnicas de sistemas y procedimientos, se les clasifica y especializa por áreas de trabajo (por ejemplo sistemas y procedimientos administrativos, sistemas de información, proceso electrónico de datos, manualización, etc.)

El Auxiliar; el encargado de este puesto se responsabiliza de ayudar al analista en la recopilación de información. Cuando se trata de empresas de pequeña magnitud puede también coordinar actividades de planeación y desarrollo.

14.- ¿Cuál es la razón más común por la que se emplean los servicios de un consultor?

Es el deseo de la dirección de tener el punto de vista de una persona imparcial, competente, apoyada por un consejo técnico profesional.

15.- Cita las ventajas a considerar en los consultores

• Están menos sujetos a la influencia de los ejecutivos de la empresa.

• Pueden tener vasta experiencia en trabajos para los cuales han sido contratados, y estar familiarizados con algunos de los problemas que le plantee la nueva asignación.

UNIDAD 3

LA ORGANIZACIÓN Y SU METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN

1.- ¿En qué consiste la organización de una empresa?

Es un factor muy importante de conocimiento para el analista de sistemas. Es conveniente agregar que no basta con conocer la teoría, sino que es necesario, saber trabajar con ella. Análisis de las funciones de la empresa, fijación de objetivos si son corrector o no.

2.- Una vez diseñado el sistema ¿En qué consiste su función principal?

Consiste en proporcionar a los usuarios datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias para mejorar al máximo las relaciones recíprocas entre hombre, materiales, máquinas, dinero, con el fin de alcanzar más eficientemente las metas establecidas por la empresa. En otras palabras, el objetivo primordial de un sistema es proporcionar a l empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración.

5.- ¿Qué comprende la planeación del estudio de sistemas del estudio de sistemas y procedimientos?

Comprende la tarea de integrar un número de elementos que al analista de sistemas tiene debe tener presente aun durante el estudio preliminar, de otro modo podrá más tarde tener dificultades, particularmente en lo que se refiere a personal y a la fecha de terminación del trabajo. Sirve para orientar y marcar la secuencia de las operaciones.

6.- ¿Cuál es la finalidad de hacer o realizar un estudio preliminar?

El estudio preliminar está encaminado a separar los factores del problema para su mejor comprensión, no a descubrir soluciones; es por lo tanto, una acumulación rápida de datos en una forma amplia o general con fines de exploración.

Deberá hacerse un estudio preliminar con la finalidad de:

 Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.

 Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.

 Descubrir áreas en las que haya problemas.

 Evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa de una revisión posterior.

 Proponer, en su caso medidas correctivas.

 Estimación del tiempo, recursos humanos, recursos materiales y recursos financieros necesarios.

10.- ¿Cuál es el propósito del análisis de datos?

Establecer las bases para desarrollar opciones de solución para el problema que se estudia, con el fin de introducir medidas de mejoramiento administrativo.

12.- ¿Qué señalan los programas?

Solo orientaciones sobre la forma en que habrá de planearse la revisión y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarán lo que se estimen convenientes para la obtención de datos, con base a las circunstancias; en ellos se registrará posteriormente lo hecho por el analista de sistemas, para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

UNIDAD 4

ESTUDIO, ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

1.- ¿Para qué se diseña un procedimiento?

Para exponer principalmente los objetivos, integrando las políticas (decisiones permanentes que se toman sobre tales asuntos y problemas). Deberá establecer además las responsabilidades de las diversas unidades orgánicas comprendidas en el procedimiento. Finalmente se registran los detalles de “cómo hacerlo”, por lo general arreglados de acuerdo con las responsabilidades indicadas con claridad.

2.- ¿En qué consiste la relación entre procedimientos, métodos y políticas?

Los procedimientos de formulan para indicar, cómo hacer el trabajo, qué proceso usar y otras información general respecto al trabajo, es decir, constituyen una guía para la acción no para pensar.

Las políticas son orientaciones verbales o escritas de decisión permanente que se toma sobre asuntos y problemas, cuya amplitud viene determinada por los objetivos del organismo y sus límites. Los métodos son todavía más detallados que un procedimiento.

El método: son todavía más detallados que un procedimiento. El método es la manera prescrita de realizar un trabajo considerando al objetivo, instalaciones así como al tiempo, costo y esfuerzo.

10.- ¿Qué es una forma?

Es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

16.- ¿En qué cosiste el control de formas?

Un plan o método utilizado por la dirección para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la localización del flujo de papeles.

17.- ¿Qué son los símbolos?

Son expresiones vacías y únicamente indican operaciones, relaciones, cuantificaciones y signos que pueden llenarse de contenido fuera de la lógica.

Es algo utilizado o considerado como sustantivo o convencional de algún concepto, letra, cifra, signo, gráfica, señal, etc. Utilizado para representar algo.

18.- ¿Qué es la gráfica?

Es un medio del cual el analista ha conocido un procedimiento, y es que al “ver” cómo se ejecuta el trabajo, se llega a comprender una gran parte del “porque”. Lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el rumbo; principia a señalar las áreas en que es mayor la posibilidad de mejoría. La gráfica es sí misma, es el producto final deseado, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento.

UNIDAD 5

ESTUDIO Y ANÁLISIS DEL TRABAJO DE OFICINA

1. ¿Qué es una oficina?

Es un grupo de personas debidamente supervisadas que realizan diversas tareas y actividades para lograr un objetivo intermedio de la empresa y que generalmente trabajan en una misma área, usando un determinado  espacio, equipo, archivo y formas".

2. ¿Cuál es la función básica en el trabajo de oficina?

Es la creación de documentos  y su disposición para satisfacer las necesidades de la empresa; este trabajo debe ser considerado principalmente como un servicio.

4. ¿Qué son los informes o reportes?

Es un medio para remitir información a otras personas. Esta información por lo común expresa los hechos en forma cuantitativa y su principal propósito es constituirse en elementos de juicio para medir la eficiencia y tomar decisiones.

9. ¿Para qué sirve la gráfica de distribución de actividades?

En numerosas ocasiones no pueden resolverse problemas  administrativos por la cantidad de actividades. Pero, esta incapacidad para recibir un enfoque general puede superarse por medio del uso de un método denominado gráfica de distribución de actividades, en el cual aparecerán todas las actividades y funciones de un área de trabajo.

10. ¿Cuál es la importancia de la lista de tareas?

Estas listas son entregadas y elaboradas por cada empleado de un área en estudio y constituyen un documento en el que consignan las tareas que realiza por semana, así como la indicación del número aproximado de horas aplicadas en cada tarea durante el periodo de una semana. Esta lista es muy importante para el estudio de actividades es muy importante  para el estudio de actividades de una oficina en formas sistemáticas.

UNIDAD 6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.- ¿Qué son los manuales de procedimientos?

Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, la información, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

En ellos se describen, además los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación.

2.-Por sus características a que se pueden referir los manuales de procedimientos.

• Tareas y trabajos individuales.

• Prácticas departamentales, en que se indican los procedimientos de operación de toda una unidad administrativa y su relación con las demás que intervengan.

• Prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales de procedimientos de: ventas, producción, finanzas, personal, etc.

4.- Cita las secciones que aparecen en los manuales de procedimientos (contenido)

1. Introducción.

2. Organigrama

3. Gráficas

4. Estructura procedimental

5. Formas

6. Políticas de organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección, tales como:

• Planeación

• Comunicaciones

• Control

• Desarrollo del personal.

5.- ¿Cómo puede ser la elaboración de los manuales de procedimientos?

Se debe asignar a un grupo de técnicos que se encarguen de elaborar uno o varios manuales, el cual debe ser dirigido por un experto en la materia y que esté consciente del objetivo a alcanzar o bien por asesores externos, cuya capacidad sea comprobada.

10.- ¿Qué se recomienda para la elaboración del proyecto?

Se recomienda por escrito los procedimientos (descripción narrativa); después la elaboración de los diagramas de flujo. Ya elaborado el proyecto una revisión conjunta con los jefes de las áreas afectadas para la corrección o aumento de alguna operación, política, función etc.

12.- ¿Cómo ser la implantación y distribución del manual?

La responsabilidad de su distribución la debe tener la unidad asignada de sistemas y procedimientos. La implantación debe ser los más acertada posible para poder corregir oportunamente los errores observados durante el proceso de implantación. La implantación puede efectuarse por los siguientes métodos: el instantáneo, el piloto, en paralelo.

14.- ¿En qué consiste los manuales ínter departamentales?

En que el método convencional preparare procedimientos escritos, asunto por asunto, sea ajustado a las necesidades específicas del organismo social.

Acción de mejoramiento administrativo: Medida deliberada de cambio para incrementar la eficiencia y eficacia de las organizaciones.

Análisis de estructuras: Examen detallado de la estructura de una organización para conocer sus componentes, características representativas y comportamiento con el fin optimizar su funcionamiento.

Análisis de sistemas: Proceso de clasificación e interpretación de hecho diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.

Apoyo administrativo: Proporcionar las unidades administrativas de una organización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, en tiempo, cantidad y calidad requeridos. También incluye proveer los servicios de apoyo, así como el mantenimiento y control de bienes muebles e inmuebles.

Auditoria administrativa: Examen completo y constructivo de la estructura de una organización, de sus medios de operación, empleo de recursos, métodos de control y proceso de toma de decisiones.

Cultura organizacional: Modo de vida, sistema de creencias y valores, forma aceptada de interacción y de relaciones típicas de una organización.

Decisiones programadas: Decisiones bien estructuras, apegadas a los objetivos y programas de trabajo, para las cuales se establece un marco de actuación multivariable que permite su puesta en práctica con un margen de error racional.

Diagrama: Representación gráfica de un hecho, situación, movimiento, relación o fenómeno cualquiera por medio de símbolos convencionales.

Gráfica de GANTT: Técnica de planeación y control que muestra, mediante una gráfica de barras. Los requisitos de tiempo para ejecutar diversas tareas, programas o proyectos.

Método: Modo o manera prescrita de ejecutar o realizar un trabajo determinado respetando el objetivo establecido y aprovechando al máximo los recursos existentes.

Proceso: Conjunto ordenado de etapas con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye en la obtención de un resultado.

Retroalimentación: Función de un sistema que tiende a comparar la salida con un criterio más funcional y productiva.

Sistematización: Acción y efecto de preestablecer un orden a través de la descripción de funciones, normas, políticas, procedimientos entre otros para que el desarrollo de las actividades de una organización se realice con apego y fundamento en métodos racionales de trabajo.

Teoría de las decisiones: Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable.

Unidad administrativa: Órgano que tienen funciones propias derivadas de su ubicación en el organigrama de una institución.

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