GUIA DE ADMON 3

UNIDAD 1

GENERALIDADES DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

1.- Concepto de sistemas.

Conjunto de elementos relacionados entre sí orientados hacia un propósito común.

Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella.

2.- Conceptos de procedimientos

Es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etc.

8.- ¿Cómo se clasifican los sistemas y procedimientos?

Sistemas y procedimientos de fábrica o taller.

Sistemas y procedimientos administrativos.

14.- Cita por lo menos 10 principios fundamentales de sistemas y procedimientos.

1. Un buen sistema debe suministrar con prontitud, el servicio requerido al mínimo costo.

2. La deliberación de los sistemas y procedimientos, es una parte esencial de todos los procesos de administración de empresas y debe ser dinámica.

3. Para obtener sistemas eficientes, las responsabilidades de cada unidad en la organización deben constituir un grupo armónico y lógico de requerimientos, para así, cumplir con los objetivos de la empresa.

4. Los planes de acción, alcance, objetivos y responsabilidades del programa de los sistemas y procedimientos de la empresa, deben presentarse por escrito y con claridad.

5. Especialmente donde el elemento tiempo es importante, las actividades que deben ser llevadas con determinada secuencia, deben ser ubicadas tan cerca como sea posible, tanto físicas, como organizativamente.

6. Un sistema de control debe ahorrar por lo menos el monto del dinero que cuesta. Este principio sin embargo, no es de fácil aplicación en muchos casos, porque es difícil estimar las pérdidas que son evitadas por un sistema.

7. Las funciones de control deben ser ubicadas en unidades organizativas independientes de las funciones que van a ser controladas.

8. La delegación de responsabilidades y el establecimiento de procedimientos no deben ser afectados por las habilidades particulares, por las personalidades, o por las particularidades de los miembros de la empresa. Antes de las peculiaridades de un individuo, las bases del plan deben ser las habilidades, las personalidades y las destrezas especiales de todo el personal disponible.

9. La responsabilidad de los aspectos técnicos del programa de sistemas y procedimientos, debe colocarse en personal especializado, cuando esto sea factible económicamente.

10. En el diseño de sistemas de un sistema deben ser considerados los posibles errores del personal, así como las imperfecciones del equipo. Ninguna persona, máquina, etc. Es perfecta en el sentido de nunca cometer errores. La mayoría del os sistemas deben diseñarse de manera que los errores calculados, sean descubiertos y corregidos automáticamente.

16.- ¿Cuál es la diferencia entre procedimientos y método?

El procedimiento es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivas del personal, de los procedimientos, de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

Método: Modo o manera prescrita de ejecutar o realizar un trabajo determinado respetando el objetivo establecido y aprovechando al máximo los recursos existentes.

UNIDAD 2

UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

1.- ¿A qué se refieren los servicios de producción administrativa?

Se refiere a actividades rutinarias y repetitivas; por ejemplo, servicios de ventas, servicios de contabilidad, etc. Son servicios, cuyas actividades son movilizadas progresivamente en el marco de los procedimientos más o menos complejos.

2.- ¿Qué son los servicios de estudio?

Son aquellos que tienen como propósito apoyar al organismo como estudios especializados, por ejemplo, un servicio de organización, sistemas y procedimientos, auditoria administrativa, etc. Se ha observado en la última década, una importante proliferación de estos servicios de apoyo en los organismos públicos y privados.

4.- ¿Cuáles son los fines que persigue la unidad de sistemas y procedimientos?

Asesorar en la dirección superior, desarrollando los aspectos siguientes:

• Elaboración de programas que marquen directrices para coordinar las actividades a realizar.

• Evaluación de los planes de acción relativos a la ejecución de trabajo para determinar su efectividad.

• Control de flujo de formas, informes, para determinar si son eficientes, oportunos y complejos.

• Buscar y establecer en forma constante nuevos métodos de información para apoyar la toma de decisiones.

• Ayudar a obtener métodos eficientes para simplificar y medir el trabajo.

• Activación de estudios especializados, cuando así lo requiera el volumen y el complejo de operación para proporcionar soluciones y recomendaciones.

10.- ¿De qué manera se estructura la unidad de sistemas y procedimientos?

El Coordinador; es la persona que tiene la responsabilidad de una parte o todo un plan general de sistemas y procedimientos. es el encargado de elaborar y aprobar los procedimientos a seguir; así como de revisar y aprobar el trabajo realizado

Es importante que el coordinador que ocupe este puesto sea un profesional en administración, con suficiente experiencia y capacidad.

El Analista; es aquel profesional que después de dominar las técnicas de sistemas y procedimientos, se les clasifica y especializa por áreas de trabajo (por ejemplo sistemas y procedimientos administrativos, sistemas de información, proceso electrónico de datos, manualización, etc.)

El Auxiliar; el encargado de este puesto se responsabiliza de ayudar al analista en la recopilación de información. Cuando se trata de empresas de pequeña magnitud puede también coordinar actividades de planeación y desarrollo.

14.- ¿Cuál es la razón más común por la que se emplean los servicios de un consultor?

Es el deseo de la dirección de tener el punto de vista de una persona imparcial, competente, apoyada por un consejo técnico profesional.

15.- Cita las ventajas a considerar en los consultores

• Están menos sujetos a la influencia de los ejecutivos de la empresa.

• Pueden tener vasta experiencia en trabajos para los cuales han sido contratados, y estar familiarizados con algunos de los problemas que le plantee la nueva asignación.

UNIDAD 3

LA ORGANIZACIÓN Y SU METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN

1.- ¿En qué consiste la organización de una empresa?

Es un factor muy importante de conocimiento para el analista de sistemas. Es conveniente agregar que no basta con conocer la teoría, sino que es necesario, saber trabajar con ella. Análisis de las funciones de la empresa, fijación de objetivos si son corrector o no.

2.- Una vez diseñado el sistema ¿En qué consiste su función principal?

Consiste en proporcionar a los usuarios datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias para mejorar al máximo las relaciones recíprocas entre hombre, materiales, máquinas, dinero, con el fin de alcanzar más eficientemente las metas establecidas por la empresa. En otras palabras, el objetivo primordial de un sistema es proporcionar a l empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración.

5.- ¿Qué comprende la planeación del estudio de sistemas del estudio de sistemas y procedimientos?

Comprende la tarea de integrar un número de elementos que al analista de sistemas tiene debe tener presente aun durante el estudio preliminar, de otro modo podrá más tarde tener dificultades, particularmente en lo que se refiere a personal y a la fecha de terminación del trabajo. Sirve para orientar y marcar la secuencia de las operaciones.

6.- ¿Cuál es la finalidad de hacer o realizar un estudio preliminar?

El estudio preliminar está encaminado a separar los factores del problema para su mejor comprensión, no a descubrir soluciones; es por lo tanto, una acumulación rápida de datos en una forma amplia o general con fines de exploración.

Deberá hacerse un estudio preliminar con la finalidad de:

 Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.

 Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.

 Descubrir áreas en las que haya problemas.

 Evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa de una revisión posterior.

 Proponer, en su caso medidas correctivas.

 Estimación del tiempo, recursos humanos, recursos materiales y recursos financieros necesarios.

10.- ¿Cuál es el propósito del análisis de datos?

Establecer las bases para desarrollar opciones de solución para el problema que se estudia, con el fin de introducir medidas de mejoramiento administrativo.

12.- ¿Qué señalan los programas?

Solo orientaciones sobre la forma en que habrá de planearse la revisión y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarán lo que se estimen convenientes para la obtención de datos, con base a las circunstancias; en ellos se registrará posteriormente lo hecho por el analista de sistemas, para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.

...