HERRAMIENTAS DE CONTROL

CONTROL DE PRESUPUESTACIÓN:

Balance General:

Esta función se encarga de administrar todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y entregar bajo un programa de pagos a las áreas de pagos a proveedores o cuentas por pagar.

Sus funciones son detectar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar, no le corresponde hacer juicios de las compras, pero si estar conscientes de que conviene pagar primero y que pagar más tarde.

Esto se refiere a dos cosas:

1) Primero, que mientras mejor conozca cuanto dinero va a ingresar, desde los presupuestos, después los pronósticos de ventas, las ventas realizadas, la cobranza por realizar y finalmente la cobranza realizada.

2) Enseguida, mientras mejor conozca lo que va a gastar: primero los gastos fijos; después a partir de los presupuestos de ventas, cuánto va a costar teóricamente la producción de esos productos; después el monto de los pedidos que ya se han fincado; más adelante los insumos que ya ingresaron a la empresa; después la facturación del proveedor. Cada uno de estos pasos va dando al tesorero una visión más concreta cada vez, de los compromisos de pago, le permite manejar mejor sus inversiones y programar sus pagos.

En tal sentido, es importante para el control porque nos permite observar la vida financiera de la empresa y así detectar los cambios, errores y/o problemas por los cuales pasa la empresa para así detectarse, adaptarse y corregir las fallas encontradas.

Estado de ganancias y pérdidas:

Este trata en realidad de sintetizar los resultados de las operaciones de una empresa en un determinado periodo. El control del estado de ganancias y resultado se basa en que si el objetivo de la empresa en su totalidad es obtener utilidades, cada una de las empresas depende de sus utilidades ya que estas son una norma precisa para medir con bases el éxito.

De esta manera la capacidad de una empresa para producir las utilidades deseadas se convierte en una norma para la medición del desempeño por el hecho de que cada parte de la empresa lleva a cabo el mismo propósito. Con el estado de ganancias y pérdidas se detallan los ingresos y egresos y se calculan periódicamente sus pérdidas y ganancias.

Este da amplia autoridad para que los administradores dirijan su parte o sección de la empresa a su conveniencia o sea con las utilidades como norma de éxito fundamentalmente (empresas con divisiones y departamentos) lo que no quiere decir que las empresas en las que esta descentralizada la autoridad no es conveniente el uso al contrario han comprobado que su uso es de vital importancia aun cuando los administradores estén sujetos a una dependencia limitada en la búsqueda de utilidad a su manera. Mientras más integración haya en la unidad organizacional y mas completa sea, más precisos serán los recursos de medición para el control de ganancias y pérdidas.

Por esta razón este actúa mejor cuando las funciones tanto de venta como de producción se encuentran bajo la coordinación de un administrador general. Con este estado llevando a cabo un control de los ingresos y egresos se puede medir el desempeño de cada uno de los departamentos o de las partes que conforman una empresa en su totalidad. Para determinar el éxito o fracaso de la misma absoluta o relativa (por departamento) y se pueden corregir ciertos errores antes de tener que enfrentarse a hechos consumados, ya que le permite a los administradores la oportunidad de influir en los ingresos y egresos y por lo tanto en las utilidades.

Flujo de efectivos:

El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague de más y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.

Esta área debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, ya sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar, además debe procurar la mayor visión hacia el futuro de por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas, por reducción del margen de utilidad.

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

Presupuesto de gasto de capital:

En los presupuestos de gastos de capital Expresa específicamente gastos de capital para instalaciones, maquinaria, equipo, inventarios para planta, maquinaria, equipo, inventario y otros conceptos. Dada la lenta recuperación de las inversiones de las empresas en planta y equipo, por lo general los presupuestos de gastos de capital deben vincularse con la planeación a largo plazo.

Presupuesto de efectivo

La información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo es el pronóstico de ventas, este pronóstico es la predicción de las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero; y a su vez, este calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposición de fondos relacionada con la producción, el inventario y las ventas.

La importancia del presupuesto de efectivo radica en que una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones

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