Herramientas De Gestión De Tiempo

Enfoques de tiempo de Respuesta y tiempo Discrecional

El enfoque de tiempo de respuesta hace referencia a que tiene por obligación dar solución o respuesta a cualquier tipo de contexto que se presente. De igual forma se entiende que las situaciones que se presentan no se tienen un conocimiento anticipado sobre ellas, por consiguiente resulta ser algo concurrente, confuso, imprescindible y disipado o disperso.

El tiempo utilizado en dar respuestas a problemas que surgen debe ser realista y determinado a las necesidades de cada situación en particular. Ignorando aquellos problemas que tienden a resolver por sí mismos si se pueden dejar, lo que puede ahorrar mucho tiempo.

El enfoque de tiempo discrecional alude que es el tiempo controlado, focalizado, en el que se puede decidir, tomar decisiones y se sintetiza la atención solamente en una cosa.

Es importante tener en cuenta estos diferentes tipos para no planificar la utilización de todo el tiempo, ya que parte de él es utilizado para el tiempo de respuesta.

Herramientas de gestión del tiempo

Delegación

Delegar es la habilidad para compartir Liderazgo, para crear en la organización un equipo de líderes comprometidos con los objetivos sociales de la misma.

Cuando el directivo o líder traspasa poder, autoridad, información, confianza y recursos a un empleado, comparte y compromete el cumplimiento de las metas u objetivos trazados, solo así cada cual dentro de la entidad es responsable por los beneficios sociales a alcanzar.

El liderazgo compartido solo se logra cuando mediante la habilidad de delegar correctamente se emanan de los líderes los valores, éxitos, sentimientos, en fin, se le otorga a todos los involucrados ese poder que nos hace distintivos: el poder de decidir.

Para aclarar lo que se debe hacer a la hora de delegar Peter Drucker nos decía que hay tres tipos de tareas:

• Las tareas que no son necesarias elimínelas.

• Las tareas que puede hacer otro deléguelas.

• Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para la consecución de los objetivos hágalas usted mismo tan bien como sea posible.

Manejo de interrupciones

Las interrupciones en el trabajo, son con frecuencia un aspecto irritante del mismo. Sin embargo tenemos que tener en cuenta que estamos en un entorno de relación y las interrupciones son necesarias para las personas. Además nos ubican en la empresa, relacionándonos y proporcionándonos influencia en la organización.

Diferentes estilos de manejo de estos contactos:

1.- Tratar todas las interrupciones todo el tiempo necesario.

Este estilo de funcionamiento, mantiene una política de puertas abiertas regularmente, tanto para compañeros como para clientes y otras personas de otros niveles jerárquicos. Las interrupciones para discutir o manejar problemas, oportunidades o asuntos en marcha es lo que más les estimula.

El resto de los trabajos esenciales o prioridades son resueltos antes o después de las horas de oficina, lo que exige con frecuencia, jornadas de trabajo muy largas.

¿Cómo indican los ejecutivos que están en este estilo de manejo de contactos?

• La puerta de su despacho está abierta literalmente

• Tienen una zona cómoda para que sus visitas se sienten

• Responden a los e-mails menos prioritarios

• Saludan cuando llegan a un sitio aunque haya grupos trabajando

• Se paran frente a cualquier contacto y le dan una vía de solución, aunque sea pidiendo el envío de un e-mail recordatorio

• En las reuniones o contactos, nunca tienen el ordenador encendido con “sus cosas”, sino que atienden a los demás.

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