Implementación de plan de comunicación interna en una organización

Implementación de plan de comunicación interna en una organización

La comunicación entre las personas que integran la plantilla de una empresa es esencial para el éxito de la misma, sin ella no es posible que todos vayan en una misma dirección. Además una organización funciona siguiendo planes de acuerdo a los objetivos planteados por los directivos, pero a final de cuentas quienes hacen posible que estos objetivos se cumplan, son los empleados. Por lo tanto, la comunicación interna es imprescindible que llegue a todos los niveles necesarios, aunque no es una tarea fácil de realizar y se debe seguir una serie de pasos para abordar un plan estratégico de comunicación.

Es necesario como primer paso recoger una visión general de la situación organizacional, es decir, saber dónde se encuentra la empresa en lo que respecta a comunicación interna; un punto que se podría resolver por medio de una auditoria de comunicación que incluya los antecedentes de comunicación de la empresa, análisis de la situación actual e investigación de sus puntos fuertes y débiles (Arroyo, 2007). El planteamiento de este estudio, servirá para dar marcha a la planificación que debería estar liderada por el director de comunicación organizacional.

Las personas que desempeñen un papel como gestores en la organización de la estructura del plan de comunicación interna deben definir los objetivos y metas concretas que se pretenden conseguir a través del programa que se establecerá, así como los resultados que se quieren lograr con las medidas a implementar. Estos objetivos, como en cualquier plan deben ser medibles y alcanzables, ya que de nada servirá proponer objetivos que la organización no está preparada para alcanzar (Westphalen, 2010).

A partir de estos planteamientos se procede a diseñar el plan de comunicación con todas aquellas acciones consideradas necesarias implementar dentro de la empresa, para resolver la problemática. Generalmente la razón principal por la que se necesita desarrollar un plan de comunicación es mejorar la comunicación o cuando existe una crisis de cualquier tipo (Villafañe, 2008); por esto, inicialmente se debe definir quiénes son los implicados en el asunto, cuál es el mensaje que se quiere transmitir, qué canal se elegirá para difundirlo y quién o quiénes serán los emisores. Es importante que al mismo tiempo que se concretan estos puntos, se documente ampliamente todos los detalles antes de la ejecución, de esta manera se asegura la comprensión de las acciones que se realizarán y también se promueve la implicación por parte de los partícipes.

El siguiente paso consiste en dar funcionamiento al plan a través de las acciones definidas en etapas anteriores. La implantación debe ir acompañada de un control periódico y una retroalimentación constante (mediante cuestionarios, entrevistas, encuestas u otras herramientas que aporten a esa finalidad), con el propósito de identificar posibles desviaciones y poder establecer mecanismos de corrección si fuese necesario (Ongallo, 2011). Este seguimiento sirve además para medir la efectividad de las acciones de comunicación interna emprendidas.

Todos estos pasos apuntan a un resultado que se determina en la evaluación final del plan de comunicación, este describe en qué medida el programa logró su propósito, metas y resultados esperados. Ningún plan es perfecto, pero puede hacerse tan óptimo como sea posible si hay control y evaluación continua. La ventaja que obtendrá la empresa es que cada vez será más efectiva la implementación de un plan de comunicación interna y el impacto en la organización será poseer una comunicación eficaz.

Trabajos citados

Arroyo, L. (2007). Los cien errores de la comunicación de las organizaciones (Segunda ed.). Madrid: ESIC.

Ongallo,

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