Plan Comunicacion Interna

TEMARIO

I.- Introducción

II.- Diagnóstico de la situación.

III.- Objetivos estratégicos a cumplir.

IV.- Objetivos de la intervención.

V.- Definición y explicación de la Estrategia diseñada, así como el modelo que pretende implementar y/o por medio del cual va a intervenir a la organización.

VI.- Variables sobre las que se soporta la estrategia respectiva.

VII.- Definición de audiencias a impactar.

VIII.- Plan de acción.

IX.- Sistema de controle indicadores por los que controlaría el avance del proceso.

X.- Conclusiones

I.- INTRODUCCIÓN

La comunicación es el mecanismo y experiencia esencial mediante el cual existen y desenvuelven las relaciones humanas, por lo que debe ser entendida como un elemento más de gestión que contribuye, por un lado a fomentar la integración, motivación y desarrollo personal de los profesionales (comunicación interna); y por otro, a generar conocimiento y credibilidad entre la opinión del cliente (comunicación externa).

Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organización y esto sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen los diferentes entramados de la misma, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a implicarse.

La comunicación estratégica ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para cualquier empresa. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de nuestra organización, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los profesionales, la dirección y los diferentes servicios de la Unidad de Apoyo a la Gerencia son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.

II.- DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN.

Por los diferentes niveles de percepción, existe dificultad para relacionarse entre el equipo a nivel vertical y horizontal. Se ha identificado que en la actualidad el 50% de la dotación está compuesta por trabajadores con muchos años de experiencia y al servicio de La Empresa Farmacéutica de Puerto Toro, con un alto compromiso; y 50% restante, de jóvenes con una formación técnica más sólida. Como ejemplos se menciona que el Directivo Don Floridor y la Sra. Cristina quien es Encargada de Producción, se encuentran en un serio conflicto donde no respetan ni hacen respetar procedimientos.

La problemática viene dada por líderes con poca flexibilidad, con manifiesta resistencia a los cambios, pues han desarrollado sus carreras desde la propia experiencia y se han empoderado desde el “saber hacer”. La empresa ha invertido en nuevas tecnologías, y cuenta con profesionales con competencias técnicas adecuadas para llevar a cabo los procesos productivos, sin embargo, no ha invertido en generar una estrategia comunicacional que acompañe esta transición.

Esta interacción conflictiva entre ambos grupos ha provocado descontento, desmotivación y desconfianza en la empresa, lo que se ha visto reflejado en el nivel de ventas. Existe una falta de claridad en las funciones entre áreas, el mayor índice de insatisfacción se concentra en los empleados. Hay problemas en torno al cumplimiento de normas y reglas de la Empresa.

Las demandas actuales son:

 Atender más y mejor.

 Comunicación e intervención tanto vertical como horizontal.

 Personal comprometido, motivado y creativo.

III.- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A CUMPLIR.

Asesorar y acompañar a la Gerencia en la definición de su estrategia comunicacional, y en nuevo Rol del departamento de Comunicaciones

Comunicar de manera clara y precisa la visión de la empresa a fin de integrar y comprometer a todos sus miembros.

Proporcionar a los líderes la orientación necesaria para que puedan crear un ambiente armónico en sus áreas de trabajo y poder consolidar con mayor efectividad el trabajo en equipo.

IV.- OBJETIVOS DE LA INTERVENCIÓN.

Será necesaria la creación de nuevos canales e instancias de interacción inclusiva a fin de potenciar el trabajo de grupo, inculcar y promover un sentido de pertenencia y compromiso en el personal con una clara Jerarquía y, finalmente, optimizaremos los actuales canales de comunicación para lograr una fluida interacción entre los clientes internos.

A.- Pasos:

1. Mejorar la comunicación entre los profesionales y promover su participación.

2. Contribuir a construir la identidad corporativa de la empresa.

3. Promover el conocimiento de la Gerencia.

4. Construir y promover la comunicación entre los distintos departamentos.

5. Tecnificar las herramientas de comunicación interna en la empresa

6. Comunicar eficazmente la visión de la empresa e incentivar y capacitar a los empleados, haciéndolos sentirse importantes para a empresa y se vea reflejada en el volumen de ventas y satisfacción de los clientes.

7. Aplicar una reingeniería en la comunicación interna y procedimientos tanto vertical como horizontal.

B.- Detalle:

1. Lograr una significativa Mejora de la eficiencia y la participación de todas las personas en el proceso interno. Así mismo, se logrará fidelizar al personal y se le hará sentir parte de la organización.

2. Mejora de relaciones entre los niveles jerárquicos.

3. Una mayor identificación con la organización permitirá un fuerte arraigo y fidelizará al personal.

4. Disminución de la confidencialidad mal entendida (rumores), mejorando el clima e interacción interpersonal.

5. Cambio de imagen corporativa interno y externo.

V.- DEFINICIÓN Y EXPLICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DISEÑADA, ASÍ COMO EL MODELO QUE PRETENDE IMPLEMENTAR Y/O POR MEDIO DEL CUAL VA A INTERVENIR A LA ORGANIZACIÓN.

Las organizaciones se componen de distintas gerencias o unidades según su tamaño, distribución geográfica o sector. Las organizaciones tienen una mayor o menor complejidad, número y variedad de estas unidades, desde una perspectiva comunicacional son llamadas audiencias.

En el devenir organizacional las unidades/audiencias interactúan entre sí permanentemente para lograr la producción requerida, ya sea en tiempos, calidades y productos, la interacción es comunicación y ésta se basa en que estos actores emiten, codifican, recepcionan y decodifican mensajes. En el caso de la Farmacéutica Puerto Toro, no se detallan las unidades, sin embargo se explicita que son variadas y que entre ellas no respetan procedimientos.

También se indica que hay serios problemas en el flujo de los mensajes, específicamente se indica que “los faxes escupen hojas” y “que los llamados telefónicos no se contestan”, vale decir hay un caos comunicacional que requiere del análisis respecto de canales (fax, teléfonos y nuevas tecnologías).

Un primer medio para intervenir a la organización corresponde a un sistema de evaluación de las comunicaciones. Específicamente se espera realizar un diagnóstico, análisis, selección y optimización de los canales comunicacionales.

Para cumplir dicha estrategia se entrevistará y aplicarán encuestas respecto de conocimiento, comprensión, valoración y uso de los canales de comunicación adecuados, posteriormente la consultora presentará los resultados del análisis a la gerencia, para que ésta, haciendo función de su responsabilidad en el liderazgo organizacional, seleccione los canales más apropiados.

Como segundo medio de intervención se debe fortalecer un liderazgo formal, cohesionado y orgánico, en este sentido el trabajo se orientará a definir “el contenido del mensaje”, involucrando a los líderes en la co construcción de una visión que sea compartida y que integre a todos los actores para alcanzar las metas definidas.

La Dirección deberá validar y comunicar la vigencia de los procedimientos, y empoderar a los responsables de velar por el cumplimiento.

La organización actualmente se encuentra en crisis y el liderazgo está cuestionado y distribuido de un modo inorgánico. No se cumplen procedimientos por parte de liderazgos informales y aquellos formales no los hacen cumplir por una mala comprensión de responsabilidades y de ética en la gestión.

A.- La optimización y ejercicio del liderazgo se efectuará contemplando los pasos y principios propuestos por John Cotter:

1. Asignar urgencia al proyecto de implementación de un sistema de comunicaciones estratégicas.

2. Conformar una alianza entre el gerente y su equipo cercano para lograr implementar el sistema de comunicaciones estratégicas.

3. Comunicar e insistir en el tiempo respecto al sistema de metacomunicación.

4. Definir un sistema progresivo de implementación de la mejora que contenga y asegure logros tempranos que validen y refuercen el proceso.

5. Identificar resistencias y atacarlas oportuna y específicamente.

6. Hacer seguimiento y no contentarse con logros en el primer tiempo.

B.- De modo paralelo al fortalecimiento en el liderazgo se deberá realizar un programa de capacitación en cuanto a:

1. Procedimientos

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