Instructivo De Auditoria

AUDITORIA INTERNA

Instructivo para los Equipos de Auditoria que realizarán examen de Auditoria.

PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA

Planificación, es un proceso estructurado que permite dimensionar en forma eficaz el tamaño y características de las áreas de la Secretaria Ejecutiva de Desarrollo de Personal y Secretaria Ejecutiva de Administración y Finanzas, a ser evaluadas. Para una adecuada y oportuna planificación de auditoria interna se debe seguir el siguiente procedimiento:

Un buen proceso de planificación asegura el cumplimiento de los objetivos de la inspección; para mayor efectividad, estos deben ser definidos e identificados claramente; cada objetivo debe ser seleccionado de acuerdo con las condiciones y circunstancias de la Secretaria Ejecutiva respectiva.

Factores como resultados económicos que impactan en las finanzas de la Institución (sueldos y salarios; profesores por hora, becas a nivel nacional e internacional, capacitación, jornales, etc.) nivel y montos de egresos, resultado de inspecciones anteriores, transparencia en la información, grado de correspondencia entre departamentos; si es el caso de incumplimiento a normativas, estos deben ser considerados al determinar el enfoque de la inspección.

Aunque las técnicas de planificación se redefinan constantemente por las experiencias adquiridas, deberá tenerse presente que la planificación no es solamente necesaria al comienzo de la inspección sino que debe ser un proceso continuo.

a. Análisis preliminar (familiarización)= Visita Preliminar.

El análisis preliminar o visita preliminar, comprende el conocimiento general de la unidad o Secretaría a evaluar; lo primero que se requiere es obtener información sobre la dirección, sus objetivos, estructura, actividades, sistemas de control e información existentes, factores económicos, sociales, legales y tecnológicos, que le afectan su desempeñó.

Este análisis se efectúa haciendo una investigación inicial en los archivos permanentes y corrientes de la entidad y algunas entrevistas previas; con el objeto de determinar los factores siguientes:

• Objetivos Estratégicos de la Secretaría

• Estructura Organizacional

• Presupuesto de la Secretaría

• Producto de la labor realizada

• Beneficiarios con la información o decisiones que se generen

Antes de iniciar una inspección es importante recopilar y analizar la información siguiente:

1. Disposiciones legales y normativas para familiarizarse con su contenido.

2. Solicitar al encargado de la entidad supervisada el detalle o matriz de cumplimiento a la fecha de corte de la inspección a realizar, donde se identifiquen aquellos aspectos relacionados con el cumplimiento, el informe de la ultima revisión que aún no hallan sido corregidos y/o requieran verificación. (ya sea de pagos a profesores, contrataciones, jubilaciones, fondos no liquidados, otorgamiento de nuevos fondos, relación de actividades con Centros Regionales, etc.)

3. Informes de Auditoria Interna y Externa (si los hubiere)

4. Detalle de actividades en desarrollo

5. Solicitar el manual de procedimientos de cada Secretaría y todas sus demás políticas, reglamentos y manuales internos para familiarizarse con su contenido.

6. Desarrollar los procedimientos de inspección que se consideren necesarios para verificar si el personal y funcionarios de cada entidad conocen y se apegan a las leyes y normas vigentes, así como a las políticas manuales y procedimientos

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