Inventario con proveedor externo

Inventario con proveedor externo.

Lista de acciones previas (ampliables según las características propias del producto o tienda) para el gerente del punto de venta:

Avisar al centro comercial, si estamos en uno, de la realización del inventario y el horario excepcional de trabajo que habrá.

Ampliar servicios de seguridad privada, si los hubiera. Aviso a central de alarmas sobre horario excepcional de trabajo.

Reunión previa x semanas antes y x días antes con responsables de sección para recordar deberes previos al inventario y recordar la importancia del mismo.

Reunión con proveedor de inventario, repasar su procedimiento, horarios previstos, normas de seguridad en tienda, etc.

Delimitar sobre el plano, junto al proveedor, las distintas zonas de conteo.

Revisar horarios de tienda, comprobar que las secciones que tendrán personal en turno de inventario quedan bien cubiertas en días posteriores.

Disponer de bebidas/comida para la pausa de descanso, si procede, del personal de tienda, según horarios y duración del inventario

Comprobar y animar que cada responsable de sección está preparando su parte del inventario. Es una responsabilidad compartida de todos.

Lista de acciones previas para el responsable de sección:

Garantizar el etiquetado de cada artículo, sobre todo si la empresa de conteo cuenta la etiqueta/código interno de la tienda en lugar del código de barras de propio producto.

Controlar cómo y cuándo se contará el stock que no está al alcance de la mano: vitrinas, almacenes, cajas de seguridad, etc.

Delimitar sobre el plano, con la gerencia, las distintas zonas de conteo (ver más abajo con mayor detalle)

En caso de contar artículos de mucho valor que no están al alcance de la mano, considerar quién estará siempre presente junto a la persona que cuenta, si habrá un vigilante de seguridad o el propio jefe de sección.

Según naturaleza del producto, prever personas que recoloquen tienda en caso de quedar desordenada tras el conteo.

Garantizar que las exposiciones sin caja están correctamente etiquetadas.

Revisar que los intangibles que cuentan como stock sean efectivamente contados: servicios de taller, seguros, garantías… muchas veces las tiendas han comprado por adelantado estos servicios y figuran en un stock “virtual”.

Garantizar que en caso de conteo por cantidad todos los artículos del bloque sean el mismo. (Conteo por cantidad es contar todos los artículos de una misma zona porque tenemos la seguridad de que es el mismo, sin que cambie el modelo, talla o color, e introducir a mano en el lector de códigos el número de articulos que hay. Sólo se debe emplear este sistema en productos de muy bajo costo donde el error es “permisible” y prima la productividad del conteo. Ejemplo: contar 800 cables usb con precio de coste unitario de unos pocos céntimos).

La persona responsable de almacén debe procurar que esté ordenado, con productos accesibles y si es posible en los días previos orientar las cajas de los artículos con el código de barras visible.

2) Inventario con personal propio.

Los preparativos expuestos anteriormente son igualmente necesarios en caso de hacer un inventario con personal propio, a los que hay que añadir:

Selección de personal que va a contar, confección de turnos horarios. Cuando tenemos una plantilla habitual lo mejor es tener un “equipo de inventario” que repite en cada ocasión y conoce perfectamente los procedimientos.

Ajuste de horarios de personal de tienda en días anteriores y posteriores al inventario.

Asignar las zonas de conteo a las personas que hemos seleccionado, calculando bien las zonas que serán más costosas en tiempo. Por motivos de seguridad nadie sabrá qué zona va a contar hasta minutos antes de comenzar el conteo.

Impartir formación “cómo se hace el conteo” con detalles sobre la mecánica del conteo y el uso del hardware para contar (pda, lectores de códigos, etc.). Lo ideal es que el equipo de conteo haga al menos una práctica con anterioridad, como en un inventario parcial por ejemplo.

Quizás sea buena idea que los días anteriores la entrada de mercancías de reposición sea menor, para tener menos stock en tienda que contar. Según el producto puede ser una buena idea siempre que no vaya a afectar a las ventas.

Delimitar las zonas de conteo cuando contamos nosotros mismos

Podemos delimitar las zonas de conteo de diferentes formas: designando muebles/góndolas y cada uno de sus lados, o directamente todas las zonas de conteo de forma consecutiva. Personalmente prefiero esta segunda forma ya que el riesgo de error es menor a la hora de marcar el mueble que se está contando. Veamos con un ejemplo ambas opciones:

Esta sería una organización alfanumérica, por la que cada zona de conteo sería nombrada A-1, B-2, etc. si nos referimos a la Góndola A cara 1 o Góndola B cara 2. Pienso que con esta opción hay más riesgo de error porque se repiten combinaciones muy similares de letras y números. Hay que pensar que en un inventario general de muchas horas, con el cansancio acumulado y lo repetitivo de la tarea llega un momento en el que es muy fácil teclear o escribir el código de zona equivocado. Veamos otra opción:

En este caso todas las zonas quedan numeradas de forma consecutiva sin utilizar combinaciones con letras.

En cualquier caso utilizar una u otra opción, o cualquier otra posible debe ser considerada pensando en la facilidad de los equipos de conteo y la naturaleza del producto.

Consejo clave: Mejor muchas zonas pequeñas que pocas grandes. De esa forma reducimos el riesgo de error y volver

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