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Archivo Numérico.

Sistema mediante el cual asignamos una numeración a los expedientes a medida que se vayan abriendo para ordenarlos de forma codificada, progresiva y cronológica; esta numeración es asignada por los corresponsales o encargados del archivo, ya que es uno de los más recomendables a la hora de archivardocumentos.

Esta numeración se puede tomar directamente del documento en el caso de: Carnet, C.I., Tarjetas de Crédito, Recibos, Facturas o sencillamente asignándole un número ya sea: Número y Nombre del documento o Número y fecha. Es uno de los sistemas más efectivos y cómodos por su forma de Sistema Indirecto ya que consta de un sistemade Catalogo Auxiliar o Índice de Tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.

USOS Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO DE CPRRESPIONDENCIA Y TARJETEROS

La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros.

El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas.

Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización y identificación del caso o asunto.

VENTAJAS

El sistema numérico posee varias ventajas como lo son

La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión limitada, usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números son identificados particular.

Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:

* Al archivo principal

* El archivo misceláneo alfanumérico

* El tarjetero índice

* El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos

El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos.

El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema

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