LA COMUNICACIÓN.

LA COMUNICACIÓN

La comunicación consiste en la transferencia y comprensión de información de una persona a otra. Constituye un puente de transferencia entre las personas, para que puedan compartir lo que sienten y saben. Cuando se maneja el proceso en forma adecuada se obtiene una comunicación abierta. La comunicación abierta se presenta cuando las personas se sienten libres de comunicar todos los mensajes relevantes. Sin ella la cooperación de torna prácticamente imposible, porque las personas no pueden comunicar sus pensamientos, necesidades y sentimientos a las otras. Puede afirmarse que todo acto de comunicación influye de alguna manera a la organización.

Figura 15.1

El proceso de comunicación

El proceso de comunicación es el método por medio del cual un emisor entra en contacto con un receptor. Este proceso se compone de seis pasos, que se ilustran en la figura 15.1. El paso 1 consiste en el desarrollo de la idea o el pensamiento que el emisor desea transmitir. Éste es el paso esencial, porque a menos que haya un mensaje válido, todos los demás pasos pierden significado. El paso 2 es la codificación de la idea en palabras, grafismos, métodos usuales o cualquier otro vehículo apropiado para la transmisión. Cuando el mensaje se desarrolla sigue el paso 3: la transmisión. La transmisión permite que la otra persona reciba el mensaje, el cual es el paso 4 y en este punto se inicia la participación del receptor. Durante el paso 5 se decodifica el mensaje para que pueda comprenderse. Cuando el mensaje es recibido y comprendido, puede ocurrir el paso 6 -la utilización del mensaje por el receptor-. Este paso completa el proceso de comunicación.

Retroalimentación y comunicación en dos sentidos

Por lo general, el emisor desea cierto tipo de retroalimentación, para asegurarse de que su mensaje ha sido comprendido. La retroalimentación da inicio a una nueva comunicación, que debe a su vez cursar los seis pasos ya señalados. El resultado es un circuito competo de comunicación, conocido como comunicación en dos sentidos. El termino, ‘comunicación en dos sentidos’ significa que un emisor y un receptor se encuentran intercambiando mensajes, de manera que existe entre ambos un flujo continuo de comunicación. Una función muy importante del departamento de personal es la apertura y el mantenimiento de canales para la comunicación en dos sentidos.

Una manera de abrir un canal de comunicación es proporcionar retroalimentación a los empleados acerca de su desempeño.

La mayor parte de las compañías proporciona retroalimentación mediante el proceso de evaluación del desempeño. Este tipo de retroalimentación, sin embargo, ocurre una o dos veces al año, y es obvio que es necesario establecer sistemas que permitan un intercambio más frecuente de información de todo tipo.

Para poder participar con efectividad en el establecimiento de comunicación en dos sentidos, el especialista en personal necesita comprender la función de la recepción adecuada del mensaje, la comunicación no verbal y las barreras que existen en el proceso de la comunicación en dos sentidos.

Recepción adecuada del mensaje

En los días de la Colonia en la Nueva España existía un cargo adscrito con una precisión verbal admirable. El cargo de oidor, alta distinción concedida a personas de gran confianza, obligaba a quien lo ejercía a comunicar al virrey o a otras autoridades los problemas y sucesos de variada índole. El cargo cayó en descrédito por factores políticos y personales, pero el término oidor será posiblemente rescatado por la moderna terminología de la comunicación, para describir a la persona que recibe adecuadamente un mensaje.

La recepción adecuada de un mensaje consiste en el esfuerzo positivo llevado a cabo por un receptor, para recibir y comprender una comunicación codificada. La recepción adecuada del mensaje presenta muchas ventajas. Ayuda al receptor a comprender las emociones, ideas y necesidades de los comunicadores. Muestra interés por el emisor y lo que tiene que expresar. A su vez mejoran las actitudes del emisor hacia el receptor, y por esta razón ambos se tornan más receptivos. Por ejemplo los supervisores que saben escuchar son generalmente juzgados como mejores líderes, mejores comunicadores y personas que se interesan más por los empleados a su cargo. Desde el punto de vista de la persona que debe tomar decisiones, saber recibir mensajes es esencial para poder optar por el curso de acción adecuado. Si no sabe qué está ocurriendo en su organización es difícil que pueda decidir acertadamente.

No debe olvidarse que a la inmensa mayoría de las personas les resulta intensamente cautivante el sonido de su propia voz; son demasiadas las personas que intentan hacer uso de la palabra todo el tiempo, y que cuando se ven obligadas a cederla, se concentran interiormente en la preparación de lo que van a decir, en vez de escuchar y ver lo que ocurre a su alrededor. El departamento de personal puede propiciar la receptividad de los supervisores y los empleadas mediante la difusión de instructivos

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