LA CONTABILIDAD FINANCIERA

1. EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA

Es necesario implantar un control interno en la empresa o negocio para poder crecer y permanecer en el mercado.

Por: C.P. y A. Ambrosio Amaro González, integrante de la Comisión de Desarrollo de Auditoría – Bosques, del Colegio de Contadores Públicos de México y socio de Corporativo Amaro y Asociados S.C.

Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de controlar sus pertenencias y las del grupo del cual forma parte, por lo que de alguna manera se tenían tipos de control para evitar desfalcos; por tal situación, es necesario que una empresa establezca un control interno, ya que con esto se logra mejorar la situación financiera, administrativa y legal.

Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro. Partiendo de esto mencionamos la siguiente interpretación del control interno:

Es la base donde descansan las actividades y operaciones de una entidad; es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras, son regidas por el control interno; además, es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico.

El mejor sistema de control interno es aquel que no daña las relaciones de empresa-clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de dirigentes y subordinados; su función es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar las alternativas que mejor convengan a los intereses de la entidad.

Por lo tanto, se debe ver, de acuerdo con las necesidades del negocio o empresa, qué control se tiene que implantar o tener. Partiendo de este punto veremos la importancia de los objetivos del control interno:

• Proteger los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales, son utilizados por la Dirección para la toma de decisiones.

• Promover la eficiencia de la explotación de los recursos con que cuenta la empresa o negocio.

• Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

• Velar porque todas las actividades y recursos de la empresa o negocio estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

• Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones.

• Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la empresa o negocio y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

• Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

• Velar porque la empresa o negocio disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.

Las características del control interno son:

• El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacional de la empresa o negocio.

• Corresponde a la máxima autoridad de la empresa o negocio la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno.

• En cada área de la empresa o negocio, el funcionario encargado de dirigir es responsable del control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la empresa o negocio.

• La unidad de control interno, o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la empresa o negocio.

• Todas las transacciones de la empresa o negocio deberán registrarse en forma exacta y oportuna.

2. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

SISTEMAS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Para la evaluación del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o Entidad, tanto del sector público como privado, en un país como Colombia, a fin de evaluar su situación actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema, que se está aplicando en la fecha de la evaluación en la empresa, utilizando herramientas como la teoría de la calidad total, que indiscutiblemente beneficiarán en general a los funcionarios, su jefes de áreas así como de toda la Entidad y sus usuarios externos, en el futuro inmediato.

Metodología Aplicable a las Evaluaciones

Esta Metodología se basará técnicamente mediante la utilización de planillas, con sus principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas, manuales, cuestionarios y calificaciones, con las cuales se puede evaluar la empresa en su conjunto, sus unidades, sus actividades, en una fecha o período determinado, según diseño que se describe en el presente documento, para lo cual se utilizará los siguientes herramientas:

• El Muestreo Estadístico como técnica de control

• Método de Cuestionario o Preguntas

• Método Narrativo o de Prosa

• Método Grafico

El Muestreo Estadístico Como Técnica De Control

En el proceso de la evaluación del sistema de Control Interno, así como en aplicaciones de las distintas auditorias, interventorías y monitorias, etc. el evaluador o el auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, por esto se hace necesario y es de obligatorio cumplimiento la utilización del método selectivo, usando técnica y científicamente las estadísticas, según el caso, para lo cual se deberá preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el sistema propiciado por la ciencia Estadística, logrando que los resultados de la evaluación sea confiable y oportuna con unas que conclusiones lógicas y reales, dentro de la determinadas operaciones de control, con criterio analítico y profesional.

Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el evaluador o auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser representativa frente al total del conjunto.

• El tamaño de la muestra varía de manera proporcional e inversa respecto a la calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos.

• El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y profundo para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables.

• Siempre habrá un riesgo latente y más cuando la muestra no sea representativa y por lo tanto dependerá del buen criterio profesional del evaluador.

Método de Cuestionario o Preguntas para Evaluar el Sistema de Control Interno

Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen.

Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá una evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayuda a determinar las áreas criticas de una manera uniforme.

Método Narrativo o de Prosa para Evaluar el Sistema de Control Interno

Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas áreas de la Entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

Método Grafico para Evaluar el Sistema de Control Interno

Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos utilizando gráficas, símbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa, con las siguientes ventajas:

• Identifica la ausencia de controles financieros, operativos y de gestión.

• Permite una visión panorámica de las operaciones o de la Entidad.

• Identifica desviaciones de procedimientos y de las normas.

• Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y sus normas.

• Facilita el entendimiento de las recomendaciones del evaluador y su aplicabilidad sobre asuntos contables o financieros, operativos, normativos y técnicos.

EXPLICACION DE LAS COLUMNAS QUE CONFORMAN LA PLANILLA DE EVALUACION

Columna A--à Tema o área a evaluar Identifica el área principal que se quiere evaluar, codificando con un dígito, Ejemplo:

Organización

Manuales de Procedimientos

.........etc.

Número de la pregunta

Codificación Es el número de orden de la pregunta dentro de cada área evaluada 1. Y sus respectivas subdivisiones 1.1, 1.2, 1.3,1.4,.....1.n.

Columna B--à Principios Básicos o Cuestionarios o preguntas Son las preguntas que se hacen y/o realizan para lo cual se recomienda tener en cuento los elementos del sistema de control interno, sus objetivos necesarios, al hacer las preguntas deben

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