LA OFICINA

CONCEPTO DE OFICINA

Es el local destinado para realizar trabajos de tipo administrativo; se le considera como el centro nervioso de la empresa, por cuanto es el sitio donde se procesa la información con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para la toma de decisiones.

COMPONENTES DE LA OFICINA

Existen dos componentes esenciales como recursos básicos; uno es el factor humano, es decir, un grupo organizado de personas dotadas con conocimientos y cualidades necesarias para planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar ciertas actividades inherentes al manejo de información acorde con la naturaleza, objetivos y fines de la empresa o institución; el otro, es la dotación compuesta por el mobiliario, materiales y equipos necesarios, tales como:

• Equipos y materiales de comunicación:

- Teléfonos

- Intercomunicadores

- Télex

- Fax

- Sistemas de televisión

- Altavoces

- Busca personas, otros.

• Equipos de reproducción:

- Fotocopiadoras

- Máquinas de escribir

- Multígrafo, otros.

• Equipos electrónicos:

- Calculadoras

- Computadoras

- Sumadoras

- Máquina de escribir eléctrica, otros.

• Muebles de Oficina:

- Escritorios

- Archivadores

- Sillas giratorias

- Sillas para visitantes

- Mesas

- Estantes

- Ficheros

- Elementos decorativos

- Papeleras, otros.

• Suministros o útiles de oficina:

- Papelería (papeles y sobres timbrados

ACTIVIDADES DEL OFICINISTA

La composición del trabajo de oficina varía de una empresa a otra, dependiendo de su tipo, tamaño y del trabajo que implique. En una oficina pequeña, un solo empleado puede desempeñar varias funciones, en tanto que en una oficina grande, el trabajo tiende a ser más especializado. La siguiente es una lista de las principales tareas o actividades ocupacionales típicas que usualmente realiza un oficinista.

1. Competencia en el manejo de correspondencia:

a. Recibir la correspondencia.

b. Distribuir la correspondencia.

c. Preparar paquetes y valijas para el correo.

d. Registrar la correspondencia saliente.

e. Enviar telegramas, cablegramas y fax.

2. Competencia mecanográfica:

Todo tipo de trabajo mecanográfico, tal como:

a. Cartas, memorandos y agendas.

b. Sobres para la correspondencia.

c. Formatos comerciales, facturas y cotizaciones.

d. Borradores, papeles de trabajo.

e. Informes estadísticos.

f. Documentos legales.

g.

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