La Oficina

DEFINICIÓN DE OFICINA

Una oficina es la estructura física o en su efecto un local, destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda la información y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organización puedan alcanzar sus objetivos.

CARACTERISTICAS DE LA OFICINA

Las características de la oficina se basan en:

 Espacio Físico: área destinada a ubicar el personal administrativo.

 Dotación: Conformada por los elementos que se requieren para realizar el trabajo.

 Recursos humanos: Son todas las personas que prestan sus servicios, las cuales trabajan dentro de esa oficina.

 Organización y finalidad: la organización y finalidad en una oficina depende mucho de las características cada organización o empresa.

TIPOS DE OFICINAS

De acuerdo al grado de importancia que un trabajador obtiene se refleja el tipo de oficina donde llevará a cabo su trabajo. A veces se hace muy difícil tratar de explicar cuantos tipos de oficinas existen y si hay una categoría de las mismas. A continuación se va a detallar, los tipos de oficinas que normalmente podemos encontrar, diferenciándolas de acuerdo al rango de un trabajador.

Oficinas convencionales: Ubicadas en edificios con pequeños cuartos alineados a lo largo de un muro de ventanas con un corredor de acceso para todo el edificio, con un diseño que consiste en un área central abierta de escritorios en filas regulares con oficinas privadas a lo largo de los muros.

Debido que se ha reconocido los efectos de la distracción y el deseo de los trabajadores de tener cierta privacidad, ahora el área central está con frecuencia, divida por tableros.

Oficina panorámica: Consiste en un lugar donde el espacio cumple una función de necesidad del empleado, carece la existencia de paredes que separan a un empleado del resto y la vista, como indica su nombre, es mucho más amplia, teniendo a su disposición lo que acontece en ese espacio.

Oficinas de cubículos: llamadas así por separar a los trabajadores en cubículos personales de diminuto tamaño, también llamados Boxes.

Oficinas abiertas: Tienen un gran parecido a las panorámicas pero su tamaño no llega a ser tan grande pero al contrario que la anterior, los trabajadores no están divididos en cubículos, sino que pueden ver perfectamente los ambientes.

Claro ejemplo de oficina de cubículo

DEFINICIÓN DEL OFICINISTA

Es la persona responsable de ejecutar diversas labores de oficina relacionadas con trámites tanto dentro como fuera de la empresa, propias de la dependencia para la cual labora. En este sentido, las relaciones de trabajo que corresponde al oficinista, implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras unidades organizacionales del público en general, para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar información de alguna variedad e importancia. Por lo tanto, el lugar de trabajo donde se desarrollan las actividades del oficinista, ofrece buenas condiciones ambientales, espacio físico adecuado, ventilado, libre de ruidos intensos, de humedad, de olores desagradables y de sustancias tóxicas.

OCUPACIONES MÁS COMUNES EN LA OFICINA

1) RECEPCIONISTA

Es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente atiende al público sirviendo de enlace este y los funcionarios de la empresa, es una tarea interesante y a veces muy difícil porque en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del contratado.

2) SECRETARIA

Debe ser la asistente perfecta de su jefe, sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina u otra dependiendo de la empresa en la cual trabaje. Sus principales funciones consisten en representar al superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones tanto internas como externas. El manejo de la organización de su trabajo y de su jefe lo hará más eficiente con el uso de la agenda.

LOS REQUISITOS MÁS IMPORTANTES DE UN OFICINISTA SON:

 Los modales y la cortesía.

 Dominio oral y escrito del idioma.

 Descripción

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