LA SECRETARIA

ANALISIS

La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien elabore los informes, memorandos o dossiers; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste y de la empresa, para así poder auxiliar a su jefe eficientemente.

Con respecto a lo antes planteado, podemos observar que ser secretaria es una vocación y profesión no una salida laboral fácil, ya que ella es centinela, siempre esta alerta, siempre al acecho y es la memoria y conciencia del jefe. Secretaria viene de la palabra Secreto, por las manos de ella circulan asuntos que afectan a todos los departamentos de una empresa. De ella se espera que mantenga el secreto profesional. La secretaria es la intermediaria permanente y fiel entre el jefe y terceras personas.

De igual forma, debemos tener en cuenta que una buena secretaria debe poseer el siguiente perfil:

 Ser generosa: tener conciencia social, desarrollando labor social y dejando algo de si misma a las personas menos privilegiadas.

 Ser honesta: poseyendo humildad, lealtad y buena fe.

 Moralidad: Teniendo conciencia de lo que es bueno o malo, que sus decisiones dentro del trabajo estén basadas en lo que es moralmente bueno.

Del mismo modo, una secretaria debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las habilidades y conocimientos le permitirán desenvolverse en su trabajo de la manera más óptima y además que le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer tenemos las siguientes:

 Lealtad: Entre secretaria y jefe debe haber una corriente de confianza en lo que se refiere al trabajo, ya que por lo general ella es la mano derecha del jefe y a ella se le confía una serie una serie de problemas y obligaciones que solo marcharan bien con su ayuda.

 Sexto sentido: Todo jefe que conozca y confíe en su secretaria le dará plena libertada de resolver situaciones o problemas que se presenten y que pueden ser resueltos por ella.

En ese mismo orden de ideas, cabe destacar que también una secretaria debería poseer estas otras cualidades, ya que ella es parte del brazo motor de la empresa:

 Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

 Puntualidad: Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas

 Responsabilidad: Esto implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

 Sinceridad: La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite

 Buena educación: Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas

En ese mismo orden de ideas, tenemos que una secretaria ejecutiva es un titulo que debe dársele a toda persona que aparte de tener los conocimientos técnicos y experiencia, posea cualidades personales que la conviertan el brazo derecho de su jefe. Algunas de las cualidades que debe tener una secretaria ejecutiva deben ser: presentación agradable y trata cordial para, tacto para decir las cosas en el momento oportuno, lealtad, siendo una persona que esta con su jefe en lo bueno y en mala, tener habilidad para planificar el trabajo y por último capacidad para terminar lo que empieza.

En este contexto, una secretaria tiene ciertas tareas que le corresponden como los son: llevar los nueceros del jefe, contestar el teléfono, llevar la agenda del jefe y llevar el calendario del jefe.

De igual forma, una secretaria debe evitar ciertas aptitudes frívolas, y no usando la oficina para conseguir marido, la vulgaridad, el desorden y toda situación que deje una mala impresión de su profesión.

En conclusión, podemos observar que cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, ya que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo empresarial y social. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas.

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