Secretaria

TITULO DEL CARGO

SECRETARIA (O)

CÓDIGO: 01032 NIVEL: 4

DESCRIPCIÓN GENÓRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

• Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.

• Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.

• Recibe y envía correspondencia.

• Opera la máquina fotocopiadora y fax.

• Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

• Realiza y recibe llamadas telefónicas.

• Actualiza la agenda de su superior.

• Toma mensajes y los transmite.

• Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.

• Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.

• Convoca a reuniones de la unidad.

• Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.

• Actualiza el archivo de la unidad.

• Distribuye la correspondencia de la unidad.

• Elabora cheques.

• Desglosa y entrega cheques.

• Lleva control de caja chica.

• Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.

• Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.

• Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.

• Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.

• Elabora actas de notas.

• Elabora hemeroteca.

• Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.

• Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.

• Recibe y controla peticiones de tesis de grado.

• Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.

• Actualiza la cartelera.

• Vende guías a los estudiantes.

• Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.

• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:

Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales.

INFORMACIÓN

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