Secretaria

LA JORNADA LABORAL

Tiempo por el cual el trabajador está contratado en una empresa. La jornada laboral puede ser extensiva (cuando se prolonga la jornada laboral), o intensiva (cuando se utiliza la jornada eficazmente).

EL TIEMPO

El tiempo es un recurso atípico, equitativo, indispensable, insustituible, medible, continuo e inexorable. El tiempo atendiendo a la jornada laboral, es la categoría menos elástica, porque está limitada en 24 horas y en 8 horas de trabajo.

Para controlar nuestra organización personal es imprescindible saber administrar nuestro tiempo, es decir:

Prever: empleo del tiempo personal

Organizar: establecer una lista de prioridades y clasificarla según orden de importancia.

Decidir: hacer, delegar, decidir pensando en los demás.

Actuar: con método, utilizando buenos elementos, con capacidad.

Cuando llegamos cada mañana a la oficina, sabemos (más o menos), lo que tenemos que hacer durante la jornada. También sabemos cuáles son los trabajos urgentes y prioritarios. Sin embargo, todo esto a veces no es suficiente, y para mejorar nuestra organización, quizás sea necesario llevar más lejos nuestra reflexión y planificación de antemano nuestra jornada. “Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Gestión del tiempo: Estudio que se realiza para sacar el máximo provecho del tiempo.

Su conocimiento por parte del jefe y la secretaria es indispensable, puesto que ésta desempeña y un papel destacado para ayudar a su jefe a organizar su agenda. Cuando llegamos cada mañana a la oficina, sabemos (más o menos), lo que tenemos que hacer durante la jornada. También sabemos cuáles son los trabajos urgentes y prioritarios. Sin embargo, todo esto a veces no es suficiente, y para mejorar nuestra organización, quizás sea necesario llevar más lejos nuestra reflexión y planificar de antemano nuestra jornada.

Principios generales para la gestión del tiempo :

1. Elaborar un plan de trabajo

La jornada laboral de la secretaria debe adaptarse siempre a la de su jefe, por lo tanto para lograr una jornada laboral eficaz es necesario creer las acciones, teniendo en cuenta la calidad de cada una. El plan de actividades puede ser sencillo o muy detallado y minucioso dependerá de las necesidades concretas de cada oficina. En cuanto al período que controla puede ser diario o recoger las actividades programadas a corto y medio plazo.

2. Ayudar a su jefe a planificar y organizar su trabajo

La secretaria debe llevar el control de la agenda de su jefe, coordinando de ante mano todas las actividades del día, racionalizando metódicamente el tiempo y distribuyendo todas las tareas según un orden lógico. El jefe decide las líneas básicas de actuación; la secretaria le ayuda a ponerlas en práctica y a coordinarlas con todas las demás actividades.

3. Definir prioridades

No siempre resulta tan fácil definir las tareas prioritarias. Para esto se necesita tener una planificación del trabajo con el objetivo de saber qué tarea merece prioridad.

4. Ser asertiva (Aprender a decir “No”)

Muchos jefes no están conscientes de la cantidad de trabajo que recae sobre sus secretarias y en ocasiones les piden más de lo que éstas pueden abarcar. En consecuencia la secretaria debe aprender a ser asertiva.

Asertividad de la secretaria

- La negativa no puede ser arbitraria, sino que debe estar motivada por razones de peso.

- Ofrecer siempre que sea posible una solución alternativa

- Si la secretaria prevé que no podrá tener acabado a tiempo el trabajo, lo avisará cuanto antes, y no esperará al último momento para hacerlo

5. Coordinar actividades y compaginar esfuerzos

La secretaria establecerá un acuerdo con su jefe de realizar despachos a primera hora de la mañana.

Importancia: Permite plantear y resolver dudas y problemas, realizar pequeños ajustes o cambios en la planificación, así como comentar las incidencias que se hayan producido y que obliguen a modificar el plan previamente trazado.

Objetivos:

- Despachar la correspondencia

- Preparar las respuestas de la correspondencia

- Despachar los mensajes telefónicos “Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria.

- Listado de las llamadas a devolver

- Chequeo del plan de actividades del día

- Relación de las citas o visitas que han sido concertadas o canceladas

- Recepción de instrucciones

- Etc.

6. No convertirse en un esclavo del reloj

Otorgar la importancia debida a la gestión del tiempo, no significa trabajar constantemente sin tiempo para realizar pausas ni descansos.

Observaciones:

- Las personas necesitan tiempo para descansar y reflexionar

- El ritmo acelerado afecta la calidad del trabajo y la salud (agotamiento y estrés)

Una secretaria eficaz no es la que está siempre corriendo de un lado para el otro de la oficina y que realiza todas las tareas con suma rapidez. La hiperactividad laboral afecta la calidad del trabajo.

7. Hacer una sola cosa a la vez (dedicarle toda la concentración a la actividad que se realiza). Existen secretarias que consideran que tienen el don de la ubicuidad y que poseen más de dos manos, ya que realizan varias actividades a la vez, corriendo el riesgo de que todas o alguna salga mal y le haga perder tiempo al tener que repetirla.

8. Terminar siempre una tarea antes de pasar a la siguiente. Las personas desorganizadas tienden a empezar varias tareas a la vez pero no acaban ninguna. Dejar una tarea a medio empezar equivale prácticamente a no hacer nada, ya que no permite cumplir ningún objetivo ni

...