Secretarias

PERFILL DE LA SECRETARIA

1. ¿QUE ES UNA SECRETARIA?

Es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

Realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en empresa u organización.

— Atender el teléfono.

— Responder los correos electrónicos.

— Recibir a las visitas.

— Archivar documentos.

— Coordinar los pagos y cobros.

2. SECRETARÍA EJECUTIVA

EL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.

Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.

Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.

CARACTERÍSTICAS DEL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.

Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.

EL PERFIL DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA QUE BUSCAN LAS EMPRESAS

Ahora en día, desempeñar el puesto de secretaria de un alto ejecutivo, es muy diferente al concepto que se tenía unos años atrás, cuando se consideraba que las funciones a realizar eran únicamente de oficina y por consecuente las exigencias del mercado laboral eran menores y viéndose amenazado el cargo por desaparecer, ante la aparición de nuevas tecnologías, pero por el contario se encuentra muy lejos ese día.

Muchas mujeres consideran esta clase de puestos muy demandante, ya que son muchos los agentes externos que incluyen sobre el cargo, entre los cuales podemos mencionar; nivel de aprendizaje y la presentación personal.

Los ejecutivos que encuentran reclutando a sus asistentes, buscan solidez actitudinal entre su talento ideal; comunicaciones, empatía y con capacidad para simplificar las tareas diarias, son cualidades sumamente importantes. Otro factor a considerar es el potencial para tomar diferentes responsabilidades y funciones, así como habilidad para coordinarlas.

La firmeza y seguridad son cualidades que no pueden faltar en una persona, que se encuentra solicitando un puesto de secretaria ejecutiva. Para reducir el nivel de estrés, como el de su jefe, es importante poseer buen humor y don de gente; de igual forma contribuirá a mantener un equilibrio entre la relación de ambos y colaborar a buen ambiente laboral.

Pero no son únicamente necesarias las habilidades actitudinales, sino que de igual forma las profesionales. Es necesario mantenerse en constate aprendizaje y capacitación.

Al iniciar la búsqueda de una secretaria ejecutiva, son vario requisitos a tomar en cuenta por las empresas, pero cada vez es más común que prefieran una persona especializada, ya que aunque posean estudios en cierta carrera, no son aptas para el cargo.

Igualmente que contar con formación completa, poseer conocimiento sobre temas culturales, económicos y políticos; es importante manejar un segundo idioma como es el inglés y conocer un poco sobre el rubro de la compañía donde se desempeñará para estar capacitada con el área que debe asistir.

PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

 Inteligente

 Proactiva

 Dinámica

 Flexible

 Organizada

 Responsable

 Honesta

 Creativa

 Entusiasta

 Discreta

DESARROLLO PERSONAL

 Buena presencia

 Buena imagen física

 Buena salud física y mental

 Pulcra

DESARROLLOCONDUCTUAL

 Con personalidad

 Iniciativa, inteligente y discreta

 Proactiva, dinámica, flexible y tolerante

 Apertura al cambio

 Liderazgo

 Capacidad para tomar decisiones

 Capacidad organizativa

 Trabajo en equipo

 Disponibilidad de tiempo

 Responsable, honesta, leal y creativa

DESARROLLO PROFESIONAL

 Redacción propia

 Ortografía eficaz

 Toma de apuntes con eficiencia y rapidez

 Habilidad y destreza en el teclado de la computadora

 Cultura general

 Dominio del inglés

 Dominio de conocimientos y competencias inherentes a la función secretarial

 Facilidad de expresión

3. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de las operaciones presupuestales y contables, desarrollar la eficiencia del control de gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad, atendiendo con oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en todo momento al logro de los objetivos institucionales

NUEVO PERFIL DE LA SECRETARIA Y ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:

 Personalidad equilibrada y proactiva.

 Autoestima positiva.

 Capacidad de adaptación a los cambios.

 Habilidades comunicativas y escucha activa.

 Capacidad de crear, innovar e implementar.

 Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.

 Disposición para trabajar en equipo.

 Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.

 Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.

 Espíritu de superación.

 Flexibilidad

 Sentido de humor.

 Resistencia física y nerviosa.

 Agudeza visual.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:

 Técnicas de archivo.

 Técnicas de oficina

 Técnicas de toma de apuntes

 Digitación o mecanografía.

 Uso apropiado del teléfono

 Manejo y organización de la agenda

 Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.

 Manejo adecuado de documentos.

 Conocimiento y dominio del idioma del país.

4. SECRETARIA DE GERENCIA

LA GERENCIA Y SU SECRETARIA

Una buena gerencia debe estar apoyada de una buena secretaria, proactiva, que sepa manejar eficientemente sus funciones, dándole paso a un buen apoyo al gerente. Se debe contar con una secretaria que garantice confianza, seriedad, buen trato, conocimientos, habilidades y destrezas en las interrelaciones humanas.

En el presente considerando la dinámica de los negocios, las actividades a que día a día se somete el gerente, requiere de una secretaria que preste atención diaria de la agenda de Gerencia General, sepa cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa, Manejar armónicamente las interrelaciones humanas, manejar adecuadamente tecnología de la informática, computadoras con todos sus programas, Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores,

...