LEGISLACION SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Legislación sobre los libros de contabilidad

En el país existen ordenamientos y disposiciones de carácter legal acerca de los libros de contabilidad, que todo

comerciante individual o social debe observar en el desarrollo de su actividad económica.

Libros principales u obligatorios

A este respecto el código de comercio dispone lo siguiente: Artículo 435. El comerciante está obligado a llevar

contabilidad debidamente organizada de acuerdo con alguno de los sistemas generalmente aceptados en materia

de Contabilidad y aprobados por quienes ejercen la función pública de Auditoria.

Los comerciantes deberán conservar en buen orden la correspondencia y demás documentos probatorios.

El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados Financieros, diario y mayor; y los demás

que sean necesarios por exigencias contables o por ley.

Los comerciantes podrán llevar la contabilidad en hojas separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma

resumida y también podrán hacer uso de sistemas electrónicos o cualquier otro medio técnico idóneo para

registrar las operaciones contables. Todo lo anterior lo hará del conocimiento de la Oficina que ejerce la vigilancia

del Estado.

Artículo 436. Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentarán en Colones o en Dólares de

los Estados Unidos de América. Toda contabilidad deberá llevarse en el país, aun las de las agencias, filiales,

subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La contravención será sancionada por la oficina que ejerce la

vigilancia del Estado de conformidad a su Ley. Toda autoridad que tenga conocimiento de la infracción, está

obligada a dar aviso inmediato a la oficina antes mencionada.

Artículo 437. Los comerciantes con activo inferior a los cien mil colones llevarán la contabilidad por sí mismos o

personas de su nombramiento.

Sí el comerciante no la llevare por sí mismo, se presumirá otorgado el nombramiento por quien la lleve, salvo

prueba en contrario.

Sin embargo, los comerciantes cuyo activo en giro exceda de cien mil colones, están obligados a llevar su

contabilidad por medio de contadores, bachilleres de comercio y administración o tenedores de libros, con títulos

reconocidos por el Estado, o por medio de empresas legalmente autorizadas.

Artículo 438. Los registros obligatorios deben llevarse en libros empastados o en hojas separadas, todas las

cuales estarán foliadas, y serán autorizadas por el Contador Público autorizado que hubiere nombrado el

comerciante. Tratándose de comerciantes sociales, será el Auditor Externo quién autorizará los libros o registros,

debiendo el administrador designado en los estatutos, avalar dicha autorización.

Las hojas de cada libro deberán ser numeradas y selladas por el Contador Público autorizado, debiendo poner en

la primera de ellas una razón firmada y sellada, en la que exprese el nombre del comerciante que las utilizará, el

objeto a que se destinan, el número de hojas que se autorizaran y el lugar y fecha de la entrega al interesado.

La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizará el cumplimiento de esta obligación, pudiendo sancionar las

deficiencias que existieren contra el Auditor, el comerciante o sus administradores, según el caso, todo de

conformidad a la ley.

Artículo 439. Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su contabilidad con claridad,

en orden cronológico, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras, y sin presentar señales de

alteración.

Se salvarán a continuación, inmediatamente de advertidos, los errores u omisiones en que se incurriere al

escribir en los registros, explicando con claridad en qué consisten, y extendiendo el concepto tal como debiera

haberse escrito.

Inmediatamente después de haberse descubierto el yerro o reconocida la omisión en que se incurrió, se hará el

oportuno asiento de rectificación.

Artículo 440. Las disposiciones de los artículos 436, 438 y 439 son aplicables a todos los registros que por ley,

deban llevar los comerciantes, aunque no sean de contabilidad.

Artículo 442. El registro de Estados Financieros contendrá:

I- Los balances generales ordinarios.

II- Los balances generales extraordinarios, ya sea que se practiquen por liquidación anticipada del

negocio, suspensión de pagos o quiebra, por disposición de la ley o por voluntad del comerciante.

III- Resumen de los inventarios relativos a cada balance.

IV- Resumen de las cuentas que se agrupen para formar los renglones del propio balance.

V- El estado de pérdidas y ganancias relativo a cada balance.

VI- El estado de la composición del patrimonio.

VII- Cualquier otro estado que sea necesario para mostrar la situación económica y financiera del

comerciante.

VIII- La forma en que se haya verificado la distribución de las ganancias o la aplicación de las pérdidas

netas.

Artículo 446. En el Diario se asentará, como primera partida, el balance que muestre la situación económica y

financiera del comerciante al principiar sus operaciones, anotando las cuentas del activo, pasivo y capital.

Se asentarán inmediatamente después en orden cronológico, las partidas correspondientes a las operaciones

que haga el comerciante, por cuenta propia o ajena.

Cuando las necesidades del negocio lo requieran, el Diario y Mayor a que se refiere el artículo 435, podrán estar

constituidos por varios registros, siempre que se llenen los requisitos exigidos por este Código. También podrán

llevarse el Diario y el Mayor en un solo registro.

Artículo 448. La oficina que ejerce la vigilancia del Estado, por medio de sus delegados, vigilará si los

comerciantes llevan sus registros con arreglo a las disposiciones de este Código. Si de la inspección resultare

que no están con arreglo a la ley, o que no se llevan, dicha oficina impondrá al comerciante infractor una sanción

de conformidad a su ley, debiendo además exigirse la corrección de las irregularidades que motivaron la multa.

Artículo 450. La fuerza probatoria de la contabilidad, su exhibición y reconocimiento judiciales, así como los

efectos de la falta de algunos de los requisitos exigidos en este capítulo, se regirán por el Código de

Procedimientos Civiles.

Artículo 451. Los comerciantes y sus herederos o sucesores conservarán los registros de su giro en general por

diez años y hasta cinco años después de la liquidación de todos sus negocios mercantiles. Todo sin perjuicio de

lo dispuesto en el artículo 455.

El Registrador no concederá matrícula de empresa, o cancelará la ya concedida, al que haya infringido lo

dispuesto en este artículo, Cualquier autoridad que tenga conocimiento de la infracción deberá librar

inmediatamente oficio al Registrador, haciéndola de su conocimiento.

Artículo 452. Los comerciantes cuyo activo en giro sea inferior a los cien mil colones, llevarán un libro

encuadernado para asentar los gastos, compras y ventas, al contado y al crédito.

En dicho libro harán, al final de cada año, un balance general de todas las operaciones de su giro, con

especificación de los valores que forman el activo y el pasivo.

Artículo 453. Los establecimientos pertenecientes a un mismo comerciante, situados en un mismo

departamento, se considerarán como uno solo para los efectos de avalúo del giro mercantil, a que se refiere

este Código.

Artículo 454. Las cartas, telegramas y facturas que reciban y las copias de las que expidan los comerciantes,

que sirvan de comprobantes para los aspectos contables, se considerarán anexas a la contabilidad y deberán

conservarse durante el tiempo indicado en el artículo 451.

Artículo 455. Los comerciantes podrán hacer uso de microfilm, de discos ópticos o de cualquier otro medio que

permita archivar documentos e información, con el objeto de guardar de una manera más eficiente los registros,

documentos e informes que le correspondan, una vez transcurridos por lo menos veinticuatro meses desde la

fecha de su emisión. Las copias o reproducciones que deriven de microfilm, disco óptico o de cualquier otro

medio, tendrán el mismo valor probatorio que los originales siempre que tales copias o reproducciones sean

certificadas por Notario, previa confrontación con los originales.

En caso de falsedad, se estará a lo dispuesto en el Código Penal.

La ley de procedimientos mercantiles. Los admite como pruebas en materia mercantil: Artículo 31. Para

graduar la fuerza probatoria de los registros contables que deben llevar los comerciantes, se observarán las

reglas siguientes:

- los registros de los comerciantes probarán contra ellos, sin admitirles prueba en contrario: pero el que

acepte los asientos que le sean favorables no podrá desechar los que le perjudiquen, sino que,

habiendo consentido en este medio de prueba, quedará sujeto al resultado que arrojen en su conjunto,

tomando en igual consideración todos los asientos relativos a la cuestión litigiosa;

- Si en los asientos de los registros llevados por dos comerciantes no hubiere

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