La planificación como base fundamental

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1. Introducción

Al margen de ideologías y posiciones políticas por parte de los gobernantes de turno, la administración eficiente de los recursos por parte del Estado y sus reparticiones es fundamental para el logro de los objetivos que estos tienen en su razón de ser.

Así pues y al igual que en cualquier otro tipo de organización es difícil, sino imposible lograr la excelencia sin planes estratégicos que impliquen en primera instancia la fijación de los valores, misiones, visiones y objetivos a largo plazo. Si bien ello podrán variar en función del partido en el poder, ciertas políticas de estado a largo plazo, productos del consenso, son fundamentales a los efectos de hacer factible un armonioso funcionamiento del Estado y una mejora continua en la calidad de vida de sus habitantes.

Dejar la administración de los recursos y servicios del Estado y sus diversos organismos en manos de especialistas de carrera es el primer punto a considerar para hacer un eficaz uso de los mismos. Contar con un buen sistema de planificación, presupuestación y control (tanto interno como de gestión) es otro aspecto a tener muy en cuenta cuando se trata de mejorar el funcionamiento de los organismos gubernamentales.

Como el objetivo fundamental del Estado debe ser mejorar día a día su funcionamiento para lograr con el menor uso posible de recursos, incrementar de manera constante los niveles de satisfacción de sus ciudadanos, es necesario implantar un sistema que aplicando la mejora continua a sus procesos decisorios y de servicios haga factible mejores niveles de productividad, calidad, costos, flexibilidad y entrega.

Así como una empresa privada no puede producir bienes que no son requeridos o deseados por los consumidores, tampoco el Estado debe producir servicios o desarrollar actividades no requeridas por la población. Para ello un sistema de sondeo de opinión o más aún un sistema de consulta es de fundamental importancia, sin dejar de lado las funciones proactivas que el Estado debe desarrollar previendo y creando las condiciones para el logro de cambios en el marco social, económico y cultural.

Entrados en el siglo XXI el Estado debe asumir el desafió de administrar mejor todos sus recursos, haciendo posible el crecimiento económico que posibilite el desarrollo humano de sus ciudadanos. Lograr ello requiere mejorar los conocimientos de sus integrantes vía capacitación continua, aplicar y mejorar los sistemas para: la toma de decisiones, la planificación y presupuestación, el control tanto de las recaudaciones como de los gastos, y la aplicación de todas aquellas herramientas e instrumentos que la ciencia y técnicas del management ponen hoy a disposición de las organizaciones.

La presente monografía pretende exponer la aplicación de diversas herramientas de gestión dentro del marco del Kaizen a los efectos de mejorar la eficacia y eficiencia de la administración pública. Su aplicación o no responderá a intereses políticos y sectoriales, y en última instancia a los valores prevalecientes en la sociedad y al concepto ético tanto de los gobernantes, como de los burócratas responsables de los manejos del Estado.

2. La planificación como base fundamental

Determinar claramente los valores es fundamental como paso previo a cualquier toma de decisiones, ya que estas se deberán adoptar considerando dichos valores. Los mismos generalmente están expuestos en la Carta Magna o Constitución de cada Estado. La importancia que se le asigne al pleno empleo, la educación, la salud, la ancianidad, la ecología, la libertad y la seguridad entre otros, serán los elementos centrales alrededor de los cuales los administradores del Estado deberán adoptar sus decisiones a los efectos de hacer factibles los mismos, al menor costo, con la máxima calidad y mayor satisfacción de los ciudadanos.

También esa misma constitución expone la visión fundamental de los objetivos supremos que a largo plazo debe alcanzar una sociedad. Por ello la Constitución como elemento vivo debe ir adecuándose a las necesidades de los tiempos.

Pero además de esos valores y visiones, están las de los gobiernos de turno, valores y visiones propias de sus ideologías y expresiones políticas, las cuales deben adecuarse a las de la Constitución, de manera tal de lograr el suficiente consenso en toda la población en aquellos aspectos fundamentales, aquellos que hacen a la visión compartida de todos sus integrantes y que permiten llenar de vida y logros a sus integrantes y a la sociedad en su conjunto.

Pensar en la misión del Estado es algo remarcado fundamentalmente dentro de la Carta Suprema, pero habrá otros aspectos que cada gobierno de turno podrá adoptar y adaptar a las circunstancias prevalecientes. Un análisis del entorno, una comprensión de la evolución de los indicadores económicos y sociales en los últimos años y en los próximos, una proyección de donde se va ha estar y donde se quiere llegar determinarán las políticas y decisiones necesarias para cubrir dicha brecha.

El recursos más importante que administra el Estado es el tiempo. Sí el tiempo como lo acaba de leer. Es el tiempo de sus ciudadanos, el tiempo que ellos pierden por las incorrectas políticas, por las medidas erróneas y / o fuera de tiempo, y por la falta de voluntad para mejorar día a día el cumplimiento de las obligaciones del Estado.

La planificación debe comprender tanto los aspectos estratégicos, como tácticos y operativos, sirviendo de base estos últimos para la elaboración de los respectivos presupuestos. Dentro de este marco toma especial importancia la implementación del Presupuesto Base Cero, herramienta fundamental a los efectos de lograr de una manera continua el uso mas eficiente de los recursos. En lugar de tomar las partidas del ejercicio económico o fiscal anterior y ampliarlo (en función a inflación proyectada, y futuras obras y servicios, los responsables de las distintas áreas deben analizar la necesidades de los diversos gastos, los objetivos y beneficios que de ellos se obtienen, y la manera más productiva y económica de lograrla, debiendo justificar cada uno de los montos presupuestados ante los entes superiores de la organización.

Una manera eficaz de control es poner en conocimiento de todos los ciudadanos vía internet la conformación de los presupuestos antes y luego de su aprobación.

Por su puesto, de nada servirá la existencia de presupuestos que luego no son respetados, para ello es menester la existencia de Tribunales con Jueces y Fiscales especialmente destinados al control y juzgamiento de la legalidad de los gastos. Estos fiscales tendrán bajo si especialistas encargados de las labores de investigación y controles. Entre sus labores fundamentales estarán las de verificar el correcto funcionamiento de los principios de control interno y por oposición.

De igual forma que existen tribunales especializados en temas civiles, comerciales o penales, deberían existir tribunales espacialmente destinados al contralor y juzgamiento del cumplimiento tanto de las normativas legales como de las normas presupuestarias. Si bien existen tribunales de cuentas sus formas de actuar protegen a los políticos de turno. Es menester dotar a estos tribunales de la independencia y seguridad que un ente de tal importancia y envergadura tienen para la sociedad.

3. El benchmarking

La aplicación de ésta herramienta es de suma importancia dentro del proceso de mejora continua. Si bien en materia privada es una herramienta con restricciones debido al temor por parte de los posibles socios, no acontece lo mismo a nivel público donde los diferentes países están dispuestos a mostrar sus actividades y procesos a los efectos de ser aplicados luego por los realizadores del benchmarking.

De esta forma, y tomando en consideración patrones culturales, históricos y psicosociales, es posible adoptar y adaptar procesos de aquellos países que se considerar líderes en distintas áreas, sean estas la educación, la seguridad, los servicios penitenciarios, la salud (servicios de primeros auxilios, hospitalarios, atención de desastres, planes de vacunación y prevención, entre otros), el desarrollo deportivo, los sistemas de seguridad social y empleo, entre muchos otros, incluyendo los procesos administrativos – burocráticos propios de los organismos oficiales.

A tal efecto es menester para una mejor coordinación y seguimiento en el logro de los objetivos, la existencia de una Oficina de Benchmarking. Cabe acotar que no sólo deben ser objeto de benchmarking otros Estados o entes estatales (ya sea la municipalidad de un país en relación a otro, sino además entre municipios de un mismo país), sino además con otras organizaciones privadas (como podría ser de un hospital público en relación a uno privado).

4. Tercerización

En esa búsqueda de las misiones fundamentales del Estado, han de detectarse aquellos servicios que si bien el Estado debe garantizar, lo mismos pueden ser realizados de manera más eficiente por empresas privadas. Tales pueden ser los casos de la recolección y tratamiento de la basura, los servicios informáticos, y una gran cantidad de servicios de los cuales las oficinas gubernamentales son usuarias o consumidoras.

Ello permitiría una importante liberación de recursos, no sólo monetarios, sino también de tiempo que en lugar de destinarse a la planificación de estos servicios pueden destinarse a cubrir labores y objetivos más perentorios.

5. Capacitación

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