Las Funciones básicas de la Administracion.

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁ

PROGRAMA DE MAESTRÍA

INDUCCION GERENCIAL

DÍA: 23-01-2015

ASIGNACIÓN No      1    .

GRUPO No      5     .

Índice

Introducción        

Funciones Básicas de la Administración        

Planificación        

Organización        

Dirección        

Coordinación        

Control        

Evaluación        

Conclusión        

Introducción

El rol de un administrador en una empresa es un sinónimo de planeador estratega y ejecutor ya que es el responsable de propiciar y asegurar el desarrollo de las estrategias y procesos que son creados para lograr los objetivos propuestos de la empresa. Así como también de la creación de formas de acción que mejoren y arrojen resultados positivos a los diferentes procesos, evaluando cada uno constantemente para posteriormente realizar un análisis y diagnóstico de efectividad y proceder a realizar correcciones de posibles fallas y generar un rendimiento óptimo.

De esta manera debe tomar en cuenta la responsabilidad de crear un ambiente de trabajo idóneo con incentivos y motivaciones para aquellos que logren sus metas, utilizando como herramienta la retroalimentación para tomar en cuenta las opiniones y experiencias de cada integrante para ser utilizados luego para la mejora de los procesos y direccionar a que todos los departamentos que conforman la empresa busquen un solo objetivo sin desperdiciar factores importantes como: tiempo, dinero y esfuerzo.

Por ende es necesario la evaluación y análisis de las funciones de la administración para saber los pasos a seguir para lograr las metas propuestas, e identificar qué papel juega cada integrante del equipo dentro de estas obligaciones y generar para cada departamento las directrices necesarias para su correcto desenvolvimiento, entre las funciones están: la planeación, la organización, la dirección, la coordinación y el control; las cuales nos darán las bases para realizar un buen trabajo administrativo gerencial.

Funciones Básicas de la Administración

La Administración de Empresas consiste en el proceso de dirigir y conducir toda o parte de una organización, a través del aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros, físicos, etcétera), destinados al logro de una serie de objetivos.

Henri Fayol fue uno de los primeros teóricos en definir las Funciones de la Administración en su libro “Administración Industrielle et Generale” de 1916. El identificó 5 funciones de la Administración, las cuales son:

1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Coordinación
5. Control y Evaluaión.

Henri Fayol plantea en su teoría que estas funciones son universales, y que por lo tanto cada administrador debe ser capaz de aplicarlas en su trabajo. 

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Realizando un análisis del comportamiento de estas funciones y la aplicación en el entorno laboral, se puede obtener los siguientes resultados:

Planificación

 ”Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o estratégico de la empresa”.

Según estudios realizados la planificación es la fase más importante de la administración debido a que es la fase donde se determinan inicialmente la identidad, alcance de la empresa, así como también, de los objetivos que nos determinan hacia donde se quiere llegar, los programas que son los planes necesarios para llegar al objetivo, las políticas que son las normativas en las que encuadran las actividades para lograr el rendimiento deseado y los procedimientos que serían la guía de acción que dará la manera adecuada de realizar las diferentes actividades de la empresa. En la empresa cooperativa o asociativa en esta fase se plantea los beneficios de los socios.

Es necesario realizar una buena gestión de planificación debido a que  obliga a visualizar el futuro, y se da a conocer el camino seguir para llegar a la meta  y se busca anticipar los posibles factores o problemas que impidan lograr lo propuesto. También nos  ayuda a coordinar las funciones de cada individuo y departamento que integran la empresa y se organiza con esto el pensamiento individual y colectivo, para dar alerta y evitar riesgos y pérdidas que los puedan hacer llegar al fracaso.

Según Henry Fayol son las actividades necesarias para proveer las condiciones futuras, nos orienta a lograr el objetivo y en la etapa en donde se evalúan las fallas y se da forma al futuro operacional o estratégico según sea el caso. Podemos entonces decir que es la herramienta que permite que la empresa se adapte a ambientes complejos y cambiantes y prepara al gerente para el peor de los escenarios, esto no asegura el triunfo de la empresa más si aumenta la probabilidad de éxito de esta.

Actualmente la tendencia es la planeación es la planeación estratégica la palabra estrategia significa guía de ejercicios mientras que la planeación estratégica se define como “El arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones inter-funcionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos”. Esto nos indica que si bien la planeación nos orienta a la planificación de estrategias para llegar a los objetivos previniendo futuras situaciones o inconvenientes que impidan alcanzar las metas propuestas, la planificación estratégica propone preparar al personal de cada área para situaciones prevista e imprevistas dentro del entorno laboral, sin caer la solo la improvisación, por ende la capacidad de adaptación de cada integrante y de la empresa en general al entorno y cambios que se presente es la que le garantizara su crecimiento a lo largo del tiempo.

Podemos mencionar entonces un caso que ejemplifica lo explicado anteriormente con una charla que dio el vicepresidente de recursos humanos de coca cola México José Antonio Gómez el cual manifiesta que “ El desarrollo humano y de talentos de nuestros colaboradores más que algo que se vea bien y sea algo positivo es uno de los planes estratégicos de la empresa”. Esto se debe a que si se evalúa la aspiración de crecimiento y desarrollo  de los trabajadores, la empresa manifiesta cual es que se necesitan que desarrollen para lograr los objetivos a mediano y largo plazo, y se crean entonces estrategias para lograr que las dos partes tengan una misma dirección, para lo que es importante la presencia de un líder calificado que ayude a orientar e influir en el proceso. (Betty Molina)

Organización

“Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada”.

En esta etapa se realiza el diseño en firme del plan más adecuado a llevar a cabo dentro de la Organización (Empresa) y alcanzar los objetivos deseados. Los Líderes identifican, clasifican y organizan todas las posibles acciones y actividades necesarias y requeridas ejecutar en cada uno de los elementos que  intervienen o forman parte de un todo dentro de la organización, para alcanzar las metas u objetivos trazados.

Se establecen estructuras, procedimientos y papeles que las personas deben desempeñar y adquirir compromisos de cumplimiento; se formulan dichos objetivos, políticas y planes y se garantiza la asignación y delegación de todas las tareas y acciones necesarias para el cumplimiento de las metas u objetivos.

En este elemento se integran los recursos humanos, financieros y materiales de la empresa, buscando la mayor eficiencia entre la unión de los mismos.

Se mantienen en la mira las metas y los objetivos que se desean alcanzar; los elementos que deben intervenir para lograr dichos objetivos (tomando en cuenta que para este logro intervienen un grupo formado por personas, tareas y administración que deben interactuar de forma sistemática); los métodos, acciones, procedimientos y papeles a ejecutar para lograr dichas metas; contar con el personal mejor capacitado para la ejecución de las actividades que se requieran realizar; disposición, responsabilidad y ética de las personas involucradas; líderes visionarios.

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