Las Siete Nuevas Herramientas De La Calidad

¿Qué son las 7 nuevas herramientas?

Origen y Justificación

Dentro del variado espectro de las herramientas de gestión utilizadas en los procesos de Mejora Continua y normalmente reconocidas como de resolución de problemas, existen dos macro enfoques que la literatura sobre el tema diferencia claramente.

El primero de estos enfoques está referido a las situaciones, tal vez más convencionales, donde la información está disponible y por lo tanto el mayor esfuerzo de los grupos de mejora reside en organizar y analizar los datos con un enfoque sistemático que permita obtener conclusiones diagnósticas.

Este tipo de enfoque generalmente aplica a áreas de producción y es bien conocido a través del ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) y las siete herramientas básicas que, entre otras, permiten obtener resultados muy satisfactorios en estas circunstancias.

Estas herramientas, muy tradicionales en las aplicaciones realizadas por los equipos de mejora en todo el mundo (originalmente los círculos de control de calidad Japoneses de la década del 60`), tienen, sin embargo, alguna ambigüedad en su constitución como grupo.

Las diferentes listas de siete herramientas se suceden en los libros especializados, manteniendo este número de componentes como factor común, pero variando la integración de manera leve, según sea el autor y la tendencia.

La lista original de JUSE (Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros), contemplaba las siguientes herramientas:

1. Diagrama de Causa y Efecto

2. Diagrama de Pareto

3. Hojas de chequeo

4. Histogramas

5. Estratificación

6. Diagramas de dispersión y correlación

7. Gráficos de control

Posteriores publicaciones y las experiencias de sucesivas aplicaciones, generaron modificaciones en esta lista, introduciendo los “gráficos” (en general), en reemplazo de la estratificación (que tal vez es más un concepto que una herramienta), o en otros casos los diagramas de flujo como séptima herramienta.

La permanencia del número siete como cantidad de herramientas de la lista no ha sido, en cambio, alterada por ningún autor. Esto, tal vez, esté relacionado con el origen de este tipo de denominaciones que debe buscarse en las ancestrales creencias de los principales autores Japoneses.

Según Gitlow (1991), este número (además de ser considerado como “de suerte” en Japón), representa la cantidad de piezas básicas utilizadas por el guerrero Samurai al entrar en combate (armadura, espada, espada larga, arco, flecha, capucha y casco), lo cual establece un significado especial que ha permitido mantener el número inalterado a pesar de las numerosas herramientas que existen para el análisis de problemas y que, de hecho, han sido utilizadas en diferentes ocasiones y en múltiples aplicaciones.

Existe una clara relación entre las herramientas básicas, el mencionado ciclo PDCA y los, usualmente denominados “7 pasos QC” (una secuencia lógica y sistemática para aplicar el método científico a las etapas de detección, análisis y resolución de problemas)

Correlación entre herramientas básicas y pasos del ciclo de mejora

7 pasos QC 7 herramientas básicas Ciclo PDCA

1. Selección del tema

2. Recoger y analizar datos

3. Analizar causas Lista de chequeo, gráficos, diagrama de Pareto, histogramas,, diagramas de dispersión, diagrama de causa y efecto. Planificar

4. Planear e implementar la solución Ejecutar

5. Evaluar resultados Lista de chequeo, gráficos, diagrama de Pareto, histogramas,, diagramas de dispersión, diagrama de causa y efecto, gráficos de control Verificar

6. Estandarizar

7. Reflexiona r sobre el proceso Actuar

Las herramientas de este primer grupo han sido masivamente utilizadas por millones de equipos de mejora en todo el mundo. Si bien las aplicaciones han alcanzado a todos los niveles organizacionales (desde operarios hasta gerentes), es más común su utilización en los niveles medios y bajos, que conforman mayoritariamente a los equipos de mejora.

El segundo de los macro enfoques mencionados, corresponde a aquellas situaciones en donde no todos los datos para la resolución del problema están disponibles. Este enfoque, normalmente tipificado como el enfoque de diseño, ya que puede ser utilizado para el desarrollo de nuevos productos, está compuesto también por un conjunto de siete herramientas (se observa aquí nuevamente la importancia dada a la figura del número siete), que contrariamente a lo ocurrido con la lista anterior están precisamente definidas y son invariables en todos los textos que las desarrollan. Las herramientas mencionadas (siete nuevas herramientas), son las siguientes:

1. Diagrama de relaciones

2. Diagrama de afinidad (Método KJ)

3. Diagrama sistemático o de árbol

4. Diagrama matriz

5. Matriz de análisis de datos

6. PDPC (process decision program chart); Diagrama del proceso de decisiones

7. Diagrama de flechas

Las siete nuevas herramientas

En los años setenta la JUSE (Japanese Unión of Scientist and Engineers) analizó todo un conjunto de herramientas y técnicas de gestión y eligieron entre ellas aquellas que más podían apoyar el mejor funcionamiento de la gestión de la calidad total en la empresa. Las siete nuevas herramientas no sustituyen a las Q7 sino que las complementan. Esta especial orientación de las M7 a los directivos puede explicarse en parte por el hecho de que todas las herramientas que componen las M7 trabajan fundamentalmente con ideas, hecho que las distingue de las herramientas del Q7 que trabajaban básicamente con datos numéricos. Se ha demostrado su utilidad sobre todo entre los ejecutivos de nivel medio y superior. Además se basan en la visualización como estímulo del proceso creativo. A continuación se exponen brevemente cada una de las herramientas. Según autores, puede cambiar levemente la composición de las sietes nuevas herramientas.

1. de afinidad DA (Affinity-Diagram)

Esta herramienta se emplea en la fase de planificación general de la mejora de la calidad. Normalmente se emplea cuando se tiene una gran cantidad de información proveniente de distintas fuentes, y quiere realizarse un análisis de los datos que lleve a la extracción de conclusiones. Permite extraer de un amplio conjunto de información, las ideas clave. Esta herramienta sirve para el estudio creativo de un tema.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

1. Formar un equipo de trabajo.

2. Reunir las ideas o datos (los datos pueden proceder de estudios o encuestas a clientes, reclamaciones, o directamente a través de un brainstorming de un grupo de trabajo).

3. Se transcriben todas las ideas en tarjetas.

4. Se leen en alto todas las tarjetas y en caso necesario se dan explicaciones sobre el contenido de las mismas.

5. A continuación se recomienda, por ejemplo a través del empleo de una Pinn Board, colocar las tarjetas de tal forma que todos los miembros del grupo puedan verlas, pero sin darles de momento ningún orden determinado, es decir, colocación aleatoria.

6. Agrupación de las tarjetas: Agrupamos las tarjetas que tienen puntos comunes, se recomienda no establecer más de 10 grupos pero esta norma tiene que ser contemplada como una mera recomendación. Es muy importante que en este proceso participen activamente todos los miembros del equipo.

7. A continuación hay que buscar un nombre para cada uno de los grupos. El nombre debe representar el hilo común de las tarjetas agrupadas bajo el mismo. (si hay un grupo con un elevado número de tarjetas puede estudiarse la opción de crear un cierto número de subgrupos dentro del mismo).

8. Una vez terminadas las agrupaciones, puede dejarse un cierto tiempo para la discusión de los resultados o para implementar cambios.

9. A continuación y en función de los contenidos de los que se trate, pueden seguirse distintos planteamientos. Por ejemplo si lo que se están discutiendo son los problemas a solucionar en un departamento, puede continuarse dando prioridades a los grupos de problemas qué se han establecido mediante esta herramienta y a continuación pasar a decidir qué medidas van a establecerse para eliminar los problemas a los que se les ha asignado una máxima prioridad. Otro ejemplo sería si hemos realizado el diagrama de afinidad para analizar los grupos de clientes a los que nos dirigimos, pasaríamos a establecer una estrategia para cada uno de los grupos. O en otros casos quizá el paso más apropiado a continuación sea establecer o estudiar las relaciones entre los distintos grupos. Como vemos las posibilidades de análisis que nos ofrece esta herramienta son muy amplias.

A continuación vamos a resumir las principales ventajas de esta herramienta:

• Permite analizar de forma eficaz grandes cantidades de información.

• Permite establecer estructuras para los datos, permite su clasificación a través de distintos criterios.

• Favorece el logro de un consenso en el grupo.

• Fomenta la creatividad.

En el siguiente ejemplo se plantea el diagrama de afinidad sobre las condiciones que tiene que reunir una buena clase en la universidad. Para ello se ha realizado en primer lugar un Brainstorming entre los alumnos y cada uno ha aportado sus ideas sobre las características

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