Levantamiento del inventario físico, registro y control de los bienes muebles nacionales

INTRODUCCIÓN

Los bienes muebles son todos aquellos, equipos y objetos permanentes o semi-permanentes, adscritos formalmente al servicio de alguna dependencia y que no están adheridos físicamente a los terrenos o edificaciones, y de su buen manejo depende que la Institución marche de manera correcta y sin inconvenientes. Por lo que es necesario realizar las actividades de levantamiento del inventario físico, registro y control de los bienes muebles nacionales, bajo una serie de lineamientos fáciles, prácticos y sencillos para que los funcionarios puedan ejecutar su trabajo con mayor eficiencia y transparencia. De lo contrario se cae en el descontrol de lo que se tiene, si  funciona correctamente, o esta en desuso por algún motivo que se desconoce.

Lo antes expuesto fue el objeto de elaboración del presente trabajo de investigación, apoyándonos en el Instituto Autónomo de Ferrocarriles del Estado y en los procedimientos seguidos por dicho ente para el registro y control de los bienes muebles que posee, ya que tales procedimientos no son los más adecuados generando diversas problemáticas en ese organismo.

Este trabajo se estructura de la siguiente manera:

• Capitulo I: Se presenta el planteamiento del problema junto a los objetivos y justificación del trabajo.
• Capitulo II: Se definen los diversos términos en relación con el tema, los antecedentes del problema, las bases legales y el sistema de variables.
• Capitulo III: Se describe la metodología utilizada para la elaboración del trabajo.
• Capitulo IV: Se presentan los resultados obtenidos.
• Capitulo V: Se establecen las conclusiones y recomendaciones.  

CAPITULO I

Planteamiento del problema.

El Instituto Autónomo Ferrocarriles del Estado (IAFE) es un ente adscrito al Ministerio de Infraestructura, con personalidad jurídica y patrimonio propio e independiente de la República, autonomía financiera, administrativa y organizativa y gozando de las prerrogativas y privilegios otorgados a la República.

Este organismo tiene como objetivo el estudio, proyecto, construcción, desarrollo, ampliación, conservación, mantenimiento y explotación de los ferrocarriles de transporte público dentro del Sistema de Transporte Ferroviario Nacional, también tendrá a su propio cargo la supervisión, fiscalización y control del mismo; y la ejecución de todos los actos tendentes al cumplimiento de sus actividades.

Sin duda alguna el IAFE es una Institución de vital importancia en el país, ya que a través de la explotación, administración y regulación del transporte ferroviario se fomenta el crecimiento económico, generando nuevas formas productivas de trabajo y una cultura ferroviaria que cambiará y mejorará el estándar de vida de los venezolanos, además de colocar al país en el mapa ferroviario de América Latina con el más moderno y seguro sistema de transporte público.

Por lo antes expuesto es necesario que todas las Gerencias, Coordinaciones y Divisiones trabajen correctamente para el eficaz cumplimiento de sus fines. En especial la Gerencia de Bienes, ya que sirve de apoyo técnico en todo lo relativo a adquirir, preparar expedientes de ventas y arrendamientos de bienes inmuebles necesarios para el desarrollo de los proyectos de expansión ferroviaria, coordina y supervisa el registro y control de los bienes muebles del instituto, entre otras funciones que coadyuvan a la eficiencia del IAFE en los compromisos y objetivos asumidos.

No obstante en cuanto a la supervisión, registro y control de los bienes muebles del instituto, los lineamientos seguidos en la actualidad para la realización de dichas actividades no son los más adecuados. Debido que al momento de elaborar los inventarios se encuentran diversos inconvenientes, es decir, los métodos seguidos por los funcionarios encargados del registro y control de los bienes muebles no son los mas apropiado, ya que no siguen un orden, sumándose a esto la irresponsabilidad de las distintas Gerencias, Coordinaciones y Divisiones al no notificar el traslado, incorporación o desincorporación de los bienes a la respetiva Gerencia, lo que dificulta aún más el trabajo realizado por los funcionarios, debido que al momento de verificar los inventarios realizados se consiguen un ambiente distinto, en algunos casos los bienes encontrados no son los que se inventariaron anteriormente, llevando esto al descontrol y desconocimiento de los bienes que posee la institución, si su uso es adecuado y en que condiciones se encuentran. Generando retraso en el trabajo realizado y dificultando la entrega del inventario con la información adecuada y confiable.

Por lo antes expuesto surgen las siguientes interrogantes:

1. ¿Será que el personal no está enterado de las diferentes normativas a seguir al momento de llevar el Registro y Control de los Bienes Muebles Nacionales?
2. ¿Será que la información manejada por el personal se encuentra obsoleta?
3. ¿Será que hace falta de un manual sencillo y de rápida consulta  para resolver las dudas que puedan surgir al momento de realizar las distintas tareas?

Objetivo general:

Diseñar un manual de normas y procedimientos para el registro y control de los bienes muebles nacionales  del Instituto Autónomo de Ferrocarriles del Estado.

Objetivos específicos:

1. Evaluar los procedimientos para realizar el inventario físico de los bienes muebles nacionales del Instituto Autónomo de Ferrocarriles del Estado.
2. Evaluar los procesos de incorporación, desincorporación y codificación, establecidos en las leyes y normativas del Gobierno Nacional, mediante los cuales debe registrarse el movimiento de los bienes muebles nacionales del Instituto Autónomo de Ferrocarriles del Estado.
3. Evaluar los procedimientos para la preparación de registros auxiliares, listados e informes de los movimientos de los bienes muebles nacionales del Instituto Autónomo de Ferrocarriles del Estado.
4. Elaborar un manual de normas y procedimientos para el registro y control de los bienes muebles nacionales del Instituto Autónomo de Ferrocarriles del Estado.

Justificación.

El tema del registro y control de los bienes muebles nacionales es de vital importancia, puesto que de su buen manejo depende que la Institución marche de manera correcta y sin inconvenientes con el material o equipo que incorporan, trasladan, reasignan y/o desincorporan de la organización por diversos motivos.

Anteriormente se mencionó que las actividades de levantamiento del inventario físico, registro y control de los bienes muebles nacionales, deben ser realizadas bajo una serie de lineamientos fáciles, prácticos y sencillos para que los funcionarios puedan ejecutar su trabajo con mayor eficiencia y transparencia y así crear un ambiente de mayor seguridad al momento de llevar la contabilidad de esos bienes. De lo contrario se cae en el desconocimiento de lo que se tiene, en donde se ubica y si tiene un correcto funcionamiento para la Institución, o esta en desuso por algún motivo que se desconoce, esto conlleva al incremento del gasto, disminución de espacio físico, entre otros inconvenientes que podrían suscitarse.

Con este argumento se quiere crear conciencia de las consecuencias del inadecuado manejo de los inventarios, colocando como solución principal la creación de un manual de normas y procedimientos para el registro y control de los bienes muebles nacionales, con una terminología sencilla que se adapte a las condiciones básicas del trabajo en la gerencia, sin omitir  ningún paso, pues, para el correcto funcionamiento del proceso, las instrucciones deben ser seguidas en orden. Por lo que es importante hacer llegar la información y así estar enterados de las diversas normativas establecidas por el Instituto, para la realización de las actividades de inventario; haciendo de este un conjunto de movimientos esenciales y prácticos, que el funcionario podrá realizar bajo la supervisión de su superior inmediato, como lo seria, en este caso, el administrador de bienes del organismo.

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de Investigación.

La Universidad Abierta del Estado Mexicano (2.006), estableció un Programa de Actualización de Inventario de Bienes Muebles, con el cual busca permanentemente ser eficaz y dar respuesta oportuna a los requerimientos de su comunidad, para lo cual cuenta con un sistema sustentado en la certificación de procesos, bajo normas internacionales de calidad.

Este programa permite mantener un control en cuanto a la ubicación e identificación del responsable de cada uno de los bienes muebles de la Institución, este proceso tiene dos etapas durante el año, es decir, la actualización se realiza cada seis meses, periodo en el cual la comunidad universitaria participa activamente y concluye con la entrega de resguardos personalizados. Este proceso es avalado por el despacho de Auditoria Externa, quien verifica físicamente el adecuado cumplimiento.

Por ello, la importancia de cumplir en tiempo y forma con el programa de actualización del inventario de bienes muebles.

El objetivo de este manual es realizar las acciones necesarias para la regulación, actualización y control personalizado del patrimonio universitario, mediante la participación de la comunidad universitaria.

La actualización consiste en verificar todos los bienes que se encuentran asignados a cada espacio universitario, preferentemente de manera personal (por asignación) e informando al responsable del inventario las altas, bajas y cambios para la corrección en el sistema y la inmediata emisión de los resguardos personalizados.

...