REGISTRO, VALUACIÓN Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS (ALMACEN)

REGISTRO, VALUACIÓN Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS (ALMACEN)

Los inventarios representan una base fundamental en la toma de decisiones dentro de cualquier organización, estos permiten el buen desenvolvimiento de la misma. Es necesario que toda empresa realice sus procedimientos en función de garantizar que sus inventarios están libres de posibles hurtos, maniobras fraudulentas o mal manejo en su utilización.

Los inventarios representan una cuenta de activo corriente y los podemos definir “Como todos los recursos tangibles representados por la existencia de mercaderías, materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros, los cuales son destinados a la comercialización, a la producción de bienes y servicios o a la realización de otras operaciones de la organización.”

Administrar los inventarios es parte de la gestión que debe llevar la organización, esto obedece primordialmente a los siguientes factores.

A) Darle una atención personalizada al cliente evitándole inconvenientes y demoras en su atención.

B) Desarrollar la producción de manera normal; no importando que la demanda manifieste fluctuaciones.

C) Adquirir la materia prima o bienes (mercaderías) a precios relativamente bajos.

COMO CONTROLAR LOS INVENTARIOS

Toda empresa debe establecer una estrategia de control y verificación periódica de sus stocks de inventario, para eso debe de implementar la documentación necesaria de todas las operaciones relacionadas con los mismos. Los más utilizados son los siguientes.

Orden de Compra:

La orden de compra es un documento que da la compañía a la que se le compra mercadería, materia prima o bien insumos. Este formato especifica las mercaderías, materia prima o insumos que solicitamos, su precio unitario y el total de la compra.

No cuenta con requisitos fiscales y sirve para amparar los productos o materia prima que solicitamos, así como la fecha en que el proveedor deberá enviar la mercancía o la materia prima.

Requisición de Materiales:

Es un documento en el cual se solicitan las materias primas y suministros que se van a emplear en el proceso productivo en las empresas industriales.

Cualquier entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por una requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada requisición de materiales, muestra el número de orden de trabajo, el nombre del departamento, las cantidades y las descripciones de los materiales solicitados.

Nota de Remisión.

Es el documento que emite un proveedor a su cliente para hacer constar el envió de mercaderías, materia prima o insumos. Esta nota hace constar solamente el envió para su correspondiente traslado y revisión para que posteriormente sea documentado a su cancelación con un Comprobante de Crédito Fiscal o Factura de Consumidor Final.

Recepción.

Cuando el proveedor despacha la mercadería, materia prima o insumos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra en cuanto a calidad y cantidad. Luego el departamento de recepción emite un informe.

Informe de devolución a los Proveedores.

Una vez realizada la revisión anterior, se elabora un documento al proveedor donde se le especifica la cantidad, descripción y motivos por los cuales se devuelven las mercaderías, materia prima o insumos.

Comprobante de Crédito Fiscal y Facturas.

Son los documentos que los proveedores en calidad de contribuyentes, emiten a sus clientes, ya sea, contribuyentes o consumidores finales por sus respectivas compras.

Stock de inventario o Tarjeta de Kardex.

Es un documento en el cual se registran los datos de entrada, salidas y saldos de la existencia de los distintos tipos de inventarios, anteriormente se utilizaban unas fichas o tarjetas las cuales han sido reemplazadas por los programas o software que facilita su proceso de control.

MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS

Cualquier empresa u organización puede utilizar el método que más le convenga en su operatividad contable y fiscal, considerando por supuesto que dicho método este autorizado por la Administración Tributaria. Una vez se elija el método con el cual vamos a valuar las existencias para efectos de costo, se tiene que tener la responsabilidad de tener consistencia en la información a suministrar en el sentido que si queremos cambiar de método de valuación tenemos que informar a la Dirección General de Impuestos Internos,para no tener problemas fiscales y contables en su utilización.

MÉTODO PEPS

Con este método se establece un mecanismo que las primeras entradas son las primeras existencias a las que les vamos a dar salida. Esto significa que enviamos al proceso productivo, o bien a la sala de venta las primeras unidades que realmente entraron, quedando las últimas para efectos de inventario.

Esto nos permite argumentar que el costo de lo vendido o producido, será menor, ya que tomamos los costos de las compras más bajas.

El PEPS, tiene el visto bueno de la administración tributaria, ya que a menor costo, mayores utilidades y esto hace que los impuestos sean mayores.

A continuación se detalla un pequeño ejemplo para su respectiva utilización.

Elaborar por el método PEPS el control de la cámara digital modelo AG-350 de 10 mega pixeles y lente óptico de largo alcance. Dicha mercadería nos la proporciona nuestro proveedor local La Surtidora, S.A. de C.V. Las generales nuestras son; Razón Social: Agüita de Coco, S.A. de C. V., con número de NIT 0315-220910-105-4 y el NRC 160380-3. Los movimientos realizados son los siguientes:

FECHA CONCEPTO UNIDS. VALORES

01-En./11 Inventario Inicial 275 $ 11,825.00

05-En./11 Compra s/CCF # 1 200 $ 45.00

08-En./11 Compra s/CCF # 2 150 $ 46.50

10-En./11 Salida s/Requisición #

...