Los Organigramas

Los Organigramas

El organigrama se puede definir de la manera siguiente:

Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan:

"La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."

Según el concepto de organigrama, este muestra:

 Un elemento (figuras)

 La estructura de la organización

 Los aspectos más importantes de la organización

 Las funciones

 Las relaciones entre las unidades estructurales

 Los puestos de mayor y aun los de menor importancia

 Las comunicaciones y sus vías

 Las vías de supervisión

 Los niveles y los estratos jerárquicos

 Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización

 Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

 Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

 Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

 Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

 Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

 Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

 Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

 Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

Flujograma

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.

Aplicación

Constituyen un instrumento de suma importancia en toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método, constituye además un elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez facilita la comprensión de la dinamita organizacional y la simplificación del trabajo.

SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS

Símbolos Normas ANSI

 Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha sido procesada.

 Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.

 Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen, notas explicativas, aclaraciones, entre otros; se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota al símbolo en que la requiere.

 Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de que el diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.

 Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, u otros. Siempre que un documento tenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente.

 Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo.

 Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.

 Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.

 Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final).

 Dirección de flujo: (Representado por flechas) Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.

SÍMBOLOS ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación administrativa)

Simbología Normas ASME

 El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento.

 La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro.

 El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma.

 La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso.

 El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).

 Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.

 Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

 Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro.

 Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.

 Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.

La Función Directiva

La función directiva se define como el proceso de intuir sobre las personas para que contribuyan al logro de los objetivos y metas de la organización. En esta área las ciencias de la conducta dan su mayor aportación a la administración. Mediante la función directiva los administradores ayudan a las personas a hacer uso de su potencial para satisfacer las necesidades de la institución, las de tipo profesional o laboral y por supuesto sus propias necesidades.

... “La “dirección” como parte del proceso administrativo implica lograr objetivos de la institución. Obtener resultados positivos es importante, pero los medios nunca deben violar la dignidad de las personas. El concepto de dignidad individual significa que a las personas se les tiene que tratar con respeto sin importar cual sea su puesto en la organización, porque cada quien es único, con capacidades y aspiraciones diferentes, todos contribuyen a los propósitos de la empresa y todos son seres humanos que merecen ser tratados como tales” (Koontz, 1994: 460-466).

En la función directiva influyen de manera significativa tres factores básicos: el liderazgo, la toma de decisiones y la comunicación. Dirección y liderazgo son términos que muchas veces se consideran como sinónimos. Separar el liderazgo de la dirección tiene ventajas analíticas importantes, permite que el liderazgo se mantenga aparte para su estudio sin el impedimento de las nociones relacionadas con el tema más general

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