Los mejores Lineamientos de uso de vehículos para empresas

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Contenido

INTRODUCCIÓN        

DISPOSICIONES GENERALES        

LAS RESPONSABILIDADES        

LOS FUNCIONARIOS O CONDUCTORES        

ACCIDENTES, ROBO O SINIESTROS        

MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS        

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE        

ASEGURAMIENTO DE LOS VEHÍCULOS        

INTRODUCCIÓN

Con el propósito de contar con un instrumento normativo que permita apoyar la toma de decisiones para la regulación del uso de los vehículos propiedad de _________________ y los constituidos en calidad de comodato, que responde a la necesidad de ejercer control que garanticen y protejan los bienes patrimoniales directa e indirectamente, se realizó el documento “Lineamientos para el Uso y Control de los Vehículos asignados” el cual está orientado a describir los procedimientos de cada concepto que deberán ser aplicados en el uso y control de los vehículos, buscando siempre la optimización de los servicios aplicados a las actividades de carácter oficial y de las operaciones.

El contenido del presente documento, permite establecer reglas, procedimientos y formas de uso y operación de los vehículos como instrumento complementario de las acciones sustantivas en la administración de la empresa.

Corresponde al área de Administración, como responsable de la administración y control de recursos humanos, financieros y materiales de la empresa, vigilar, proteger y resguardar los bienes patrimoniales, propiedad de la empresa y los constituidos en calidad de comodato.

DISPOSICIONES GENERALES

Las disposiciones contenidas en este lineamiento de observancia obligatoria, para todo el personal que utiliza los bienes, propiedad de __________________ regula el uso y control de vehículos asignados a los conductores y demás personal que por la necesidad de sus actividades y de las operaciones de los procesos, utilicen o tengan bajo su resguardo y cuidado vehículos o bienes propiedad de _____________________________

Esta normatividad pretende otorgar vigencia operativa y tiene como objetivo establecer las bases bajo las cuales debe regirse el uso y control de vehículos y bienes propiedad de la empresa. En todos los casos, todos los vehículos asignados deberán destinarse al uso determinado por la empresa exclusivamente, por lo que es suficiente el señalamiento de la Administración o de cualquier usuario, en la que se denuncie el uso indebido de los vehículos, para iniciar el procedimiento de responsabilidad en contra del infractor de estas disposiciones.

Para los efectos del presente Lineamiento, se entenderá como:

Lineamiento: al presente documento de control y uso de los vehículos y bienes asignados.

Funcionario: a la persona que se le asigne un vehículo en comodato o para su uso, el cual sea propiedad de la empresa.

Vehículos asignados: Todos los vehículos propiedad de la empresa y los que se encuentren bajo custodia o en comodato al servicio del mismo, indistintamente que se le llame parque vehicular o flotilla vehicular.

Empresa: ___________________________

Para el debido control, operación y conservación de los vehículos de la empresa, la Administración a atenderá los requerimientos legales y documentales, además de proporcionar los servicios de mantenimiento y reparación de los vehículos propiedad o que se encuentran bajo custodia o en comodato de la empresa.

LAS RESPONSABILIDADES

Son obligaciones de la Administración de la empresa:

I. Supervisar la conservación, mantenimiento y reparación de los vehículos asignados.

II. Llevar al día la estadística de los vehículos que se encuentran en servicio, indicando los que estén fuera de él y sus causas.

III. Verificar que los vehículos propiedad de la empresa se encuentren en operación.

IV. Elaborar un expediente por cada uno de los vehículos, mismo que deberá contener los documentos siguientes: factura, tenencia, seguro, bitácora de mantenimiento, bitácora de recorrido, resguardo, datos del usuario, identificación, contrato de comodato, condiciones físicas y mecánicas y demás datos importantes que identifiquen claramente el estado general del mismo.

V. Realizar el levantamiento del inventario físico del parque vehicular de acuerdo a un sistema previamente definido.

VI. Tramitar la documentación necesaria para la circulación de los vehículos (placas, tarjeta de circulación, impuestos, pólizas de seguro, etc.).

VII. Controlar y actualizar los registros correspondientes de los movimientos de alta, baja y cambio de resguardos de los vehículos asignados a los funcionarios.

VIII. Operar y mantener actualizado el banco de datos, así como el sistema de control de inventarios del parque vehicular.

IX. Proponer al superior jerárquico, la baja de aquellos vehículos, que por el uso se encuentran deteriorados o bien cuando su costo de reparación o mantenimiento resulta incosteable.

X. Verificar constantemente que las personas que utilicen los vehículos, cuenten con licencia de manejo acorde y vigente.

XI. Gestionar ante las autoridades y empresas correspondientes, la solución a todo tipo de percance que sufra algún vehículo.

XII. Proponer a su superior jerárquico, las políticas de renovación de los vehículos que se requieran, para satisfacer las necesidades del parque vehicular, así como la venta de los vehículos de incosteable reparación.

LOS FUNCIONARIOS O CONDUCTORES  

Son obligaciones de los funcionarios, respecto de los vehículos que tienen asignados, las siguientes:

I. No permitir el uso del vehículo por terceras personas, sólo podrán ser conducidos por las personas que hayan firmado el resguardo correspondiente, quienes serán directamente responsables del uso que haga del mismo y cuidará de conservarlo en buen estado.

II. Queda prohibido destinar los vehículos o bienes para asuntos o servicios particulares.

III. Es responsable el usuario de cada vehículo, del uso adecuado de los mismos, en cumplimiento a sus funciones o de aquellas actividades relacionadas con las atribuciones operativas a su cargo, por lo que deberá evitar causar daños o deterioros a los mismos y una vez concluidos los horarios reglamentarios de trabajo, o cumplidas las comisiones especiales que se designen a los funcionarios, deberá concentrar dichas unidades en los lugares especialmente señalados.

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