Los sistemas de información recoge y procesa datos de transacciones y eventos, organizan en informes útiles, y comunican los resultados a los responsables de las decisiones. En un sistema de contabilidad, los principios fundamentales que deben ser inclu

Resumen del Capítulo 7:

Accounting Information Systems (Sistemas de Información de Contabilidad)

ACCT 213

Los sistemas de información recoge y procesa datos de transacciones y eventos, organizan en informes útiles, y comunican los resultados a los responsables de las decisiones. En un sistema de contabilidad, los principios fundamentales que deben ser incluidos en cualquier sistema son:

1) el control

2) la pertinencia

3) la compatibilidad

4) flexibilidad

5) costo-beneficio.

El principio de control prescribe que un sistema de información contable tiene controles internos. Los controles internos son los métodos y procedimientos que permiten a los administradores controlar y supervisar las actividades de negocio.

El principio de relevancia nos dice que un sistema de información contable informar información:

1) Útil

2) Comprensible

3) Oportuna

4) pertinente

Para la toma de decisiones eficaz. El sistema debe estar diseñado para capturar los datos que marcan la diferencia en las decisiones.

El principio de compatibilidad exige que el sistema de información contable se ajuste con las actividades, el personal y la estructura de una empresa. También debe adaptarse a las características únicas de la empresa. El sistema no debe ser intrusiva, sino que debe trabajar en armonía con, y será conducido por, metas de la compañía.

El principio de flexibilidad exige que el sistema de información contable sea capaz de adaptarse a los cambios en la empresa, el entorno empresarial, y necesidades de los tomadores de decisiones. Los avances tecnológicos, las presiones competitivas, los gustos de los consumidores, las regulaciones y las actividades de la empresa evolucionan constantemente. Un sistema debe estar diseñado para adaptarse a estos cambios.

El principio de costo-beneficio nos dice que los beneficios de una actividad en un sistema de información contable son mayores que los costos de esa actividad. Los costos y beneficios de una actividad como la producción de un informe específico afectarán las decisiones de los usuarios internos y externos.

Los sistemas de información contable consisten en:

1) la gente

2) los registros

3) los métodos

4) equipos.

Los sistemas están diseñados para capturar información sobre las transacciones de una empresa y para proporcionar una salida incluyendo, informes de gestión, tributarias y financieras. Los cinco componentes básicos de los sistemas de contabilidad son los documentos fuente, dispositivos de entrada, procesadores de información, almacenamiento de información, y los dispositivos de salida.

Los documentos fuente proporcionan la información básica procesada por un sistema de contabilidad. Ejemplos de documentos fuente incluyen:

1) estados de cuenta bancarios y cheques

2) facturas de proveedores

3) facturación a clientes

4) archivos de la caja registradora

5) registros de beneficios de los empleados.

Los documentos de origen pueden ser papel, a pesar de que cada vez están tomando la forma de archivos electrónicos y las comunicaciones Web.

Los dispositivos de entrada capturar la información de los documentos de origen y permiten su transferencia al componente de procesamiento de la información del sistema. Estos dispositivos a menudo implican la conversión de datos sobre documentos de origen de forma escrita o electrónica de una forma utilizable para el sistema. Teclados, escáneres y módems son algunos de los dispositivos de entrada más comunes en la práctica de hoy. Por ejemplo, los lectores de códigos de barras capturar números de código y transferirlos a la computadora de la organización para su procesamiento. Cámaras de teléfonos celulares también pueden servir como dispositivos de entrada a través de códigos de barras.

Procesadores de información son sistemas que interpretan, transforman y resumen la información para su uso en el análisis y la presentación de informes. Una parte importante de un procesador de información en los sistemas de contabilidad es el juicio profesional. Cada vez más, la tecnología informática (hardware y software de computación) es ayudar a los procesadores de información manuales. Esta ayuda está liberando profesionales de la contabilidad para asumir un mayor análisis, interpretación y funciones de gestión.

El almacenamiento de la información es el componente del sistema de contabilidad que mantiene los datos en una forma accesible para los procesadores de información. Después de que se recibe y se procesa, los datos se almacenan para su uso en análisis e informes futuros. La mayoría de los sistemas modernos dependen de dispositivos de almacenamiento, o cada vez más, almacenamiento en la nube. La base de datos debe ser accesible a los preparadores de los informes financieros periódicos. Cuentas confían en esta base de datos cuando se auditan tanto los estados financieros y los controles de la empresa. Las compañías también mantienen archivos de documentos de origen.

Revistas especiales proporcionan un lugar para registrar las operaciones de naturaleza similar. El diario de ventas se utiliza para registrar las ventas a crédito. El cobro diario se utiliza para registrar los ingresos en efectivo. El Diario Las compras se utilizan para registrar las compras a crédito. El efectivo Desembolsos Diario se utiliza para registrar los pagos en efectivo. El diario general se utiliza para las transacciones no incluidas en ninguna de las revistas especiales.

Un libro auxiliar es una lista de cuentas individuales con una característica común. Un libro auxiliar contiene información detallada sobre las cuentas específicas en el libro mayor. Dos de los mayores auxiliares más importantes son las cuentas del libro mayor por cobrar, que almacena los datos de transacciones de los clientes individuales, y las cuentas contables por pagar, que almacena los datos de transacciones de proveedores individuales.

Para responder a preguntas específicas, debemos utilizar los libros auxiliares. Un libro auxiliar realiza un seguimiento de las transacciones relacionadas con un proveedor o cliente específico.

Los saldos de cuenta en el libro mayor y libros mayores subsidiarios se prueban periódicamente (o revisados) para la precisión después de la publicación. Para ello, lo primero que preparamos un balance de comprobación de la contabilidad general que confirmar que son iguales a los débitos créditos. En segundo lugar, probamos un libro auxiliar mediante la preparación de un calendario de las cuentas y las cantidades individuales. Una relación de cuentas por cobrar listas de cada cliente y el saldo adeudado. Si este total es igual al saldo de la cuenta por cobrar controlar Cuentas, las cuentas en las cuentas del libro mayor por cobrar se suponen correctas.

Las agencias gubernamentales, tales como ciudades y estados a menudo requieren vendedores para cobrar impuestos a las ventas de los clientes y enviar periódicamente estos impuestos a la agencia apropiada. Al utilizar un diario de ventas de columnas, podemos mantener un registro de los impuestos recaudados por la adición de una columna de pagar impuestos de venta, como se ilustra en esta diapositiva.

Cantidades individuales en la columna de la Cuentas por Cobrar continuarían siendo publicadas inmediatamente a las cuentas de los clientes en el libro mayor de cuentas por cobrar. Cantidades individuales en los impuestos de venta por pagar y columnas de ventas no se publican. Totales de columna continuarían siendo publicados como de costumbre.

Un diario de entradas de efectivo se suele utilizar para grabar todos los recibos de dinero en efectivo.

Las entradas de efectivo se pueden separar en uno de tres tipos:

(1) dinero en efectivo de los clientes de crédito en el pago de sus cuentas

(2) en efectivo de las ventas en efectivo

(3) en efectivo de otras fuentes.

Dinero en efectivo de los clientes de Crédito: Para grabar efectivo recibido en el pago de la cuenta de un cliente, el nombre del cliente se introduce por primera vez en la Cuenta Acreditado columna ver las transacciones de 12 de febrero, 17, 23 y 25. A continuación, las cantidades adeuda tanto en efectivo y el Descuento Ventas (si los hay) se introducen en sus respectivas columnas, y en el haber de la cuenta del cliente se registra en las cuentas por cobrar Cr. columna. Cantidades individuales en la Cr Cuentas por Cobrar. La columna se publica inmediatamente a las cuentas de los clientes en el libro mayor de cuentas por cobrar subsidiarios. El total de la columna $ 1,500 se publica al final del período (mes en este caso) como un crédito a la cuenta de control de cobrar en el libro mayor de cuentas.

Las ventas en efectivo: El importe para cada venta en efectivo se introduce en la columna Efectivo Dr. y el Cr Sales. Columna. El 07 de febrero 14, 21 y 28 transacciones son ejemplos. (Las ventas en efectivo son generalmente registrados en el diario todos los días o al punto de venta, sino que están registrados en el diario semanal por razones de brevedad.) Cada venta en efectivo también produce una entrada en el costo de ventas y el Dr. Cr Inventario. por el costo de la mercancía que ver la columna de la derecha. Para las ventas en efectivo, ponemos una x en la columna de la PR para indicar que su importe no se publica de forma individual. Nosotros publicaremos el $ 17.300 Ventas Cr. total y el total de $ 12,550 de la columna "costo".

Dinero en efectivo de otras fuentes: Ejemplos de dinero en efectivo de otras fuentes son dinero

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