MODERNIZACION SECRETARIAS DE EDUCACION

HOYOS HEREIRA, CINDRY BELISSA

PROM 24.

GRH.

En el marco de la política de eficiencia del sector educativo y como gestión innovadora dentro de las Secretarias de Educación de las entidades territoriales certificadas, desde el año 2004 el Ministerio de Educación ha venido desarrollando el PROYECTO DE MODERNIZACIÓN, que busca implementar las herramientas necesarias para organizar  y hacer más eficaz la administración del sector mediante el desarrollo de proyectos de reingeniería y la implementación de Sistemas de Información, que permitan prestar un servicio educativo en condiciones eficiente, con transparencia y equidad; por lo tanto, como mecanismo de ingreso al proyecto de modernización y con el fin de contar con el compromiso de los entes territoriales en las actividades a desarrollar, las alcaldías y gobernaciones suscribieron un convenio interadministrativo con el Ministerio de Educación Nacional, con el fin de desarrollar un proyecto integral en las secretarias de Educación, en el cual se definieron 5 componentes básicos: PROCESOS, SISTEMA DE INFORMACIÓN, ESTRUCTURA, GENTE Y CULTURA y ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS, que de manera articulada se consoliden en una práctica orientada al mejoramiento continuo de las Secretarias de Educación.

Bajo este enfoque en el año 2012, la Secretaria de Educación de Soledad, en aras del desarrollo gerencial y organizacional adopta este proyecto como gestión de innovación y cambio dentro de un sector donde se prestaba un servicio educativo desde la precariedad que representaba una infraestructura tecnológica obsoleta, ausencia de indicadores de gestión, dispersión de la información, planta física inapropiada y una estructura organizacional insuficiente y con perfiles inadecuados. Sin embargo, con las implantaciones realizadas y buscando sostenibilidad en el tiempo  se establecen las siguientes  actividades teniendo en cuenta los componentes que integran el proyecto de Modernización como necesidad de un nuevo paradigma para la satisfacción de los requerimientos de los clientes y el mejoramiento de los procesos.

• Componente de procesos: En el año 2013 se dio inicio a la certificación de los procesos de Atención al Ciudadano, Cobertura, Calidad Educativa y Recursos Humanos, logrando con éxito la certificación siendo este el resultado de un compromiso de la alta dirección, como estrategia de un modelo de gestión educativa eficiente y de calidad. Asimismo se llevaron a cabo actividades como el diseño, la documentación y la implementación de los Macro-procesos, de los procedimientos detallados y la definición de la estructura organizacional, que si bien eran la gran debilidad que presentaba la secretaria, se dio mucha importancia a la definición de manera que se permitiera contar con el personal con las características adecuadas y no desfallecer en el proceso de adopción del proyecto. Como muestra de la responsabilidad y el cumplimiento de las metas previstas por todos los actores que intervienen en este proyecto, en el año 2014 la Secretaría de Educación obtiene la renovación de las certificaciones obtenidas por cada Macroproceso, lo que representa un acontecimiento histórico y nunca antes visto en esta entidad.
• Componente Sistema de Información: Se implementan los sistema de información SIGCE (Calidad), SGCF (Control Financiero), SAC (Atención al Ciudadano), RRHH (Recursos Humanos), SIMAT (Matricula), que buscan mejorar la capacidad de la secretaria para recolectar, sistematizar y emplear la información como una herramienta de toma de ediciones.
• Componente Estructura: Si bien la estructura esta adoptada, el personal idóneo no ha sido nombrado, siendo una gran debilidad debido a que la alta rotación de personal contratado aumenta el reproceso provocado por la eventual llegada de personal nuevo que desconoce los procesos manejados dentro de la Secretaria.
• Componente Gente y Cultura: Permite llevar a cabo estrategias de intervención organizacional que buscan el desarrollo de gestión de los funcionarios, comprende temas de capacitación en habilidades para el trabajo y conocimientos técnicos, relaciones interpersonales, clima organizacional, entre otras.
• Componente Actividades Complementarias: busca apalancar el proceso de modernización con acciones como la dotación de equipos, conectividad, organización del archivo de hojas de vida y la actualización permanente de los sistemas de información.

Con lo anterior, se evidencia que a partir del compromiso asumido por la alta dirección y el entendimiento por parte de los funcionarios ha sido el pilar fundamental para que la Secretaria de Educación brinde a los niños, niñas, adolescentes, jóvenes y el sector educativo en general, las condiciones propicias para una educación con calidad, cobertura, pertinencia e innovación.

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