Metodologia Para Realizar Una Auditoria Administrativa

METODOLOGÍA PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Introducción

La metodología para realizar la auditoría administrativa, tiene sus bases en la metodología para realizar estudios administrativos que aprendiste, en la asignatura de Administración, y que has aplicado en diferentes estudios administrativos en las materias que hasta ahora has cursado. Como podrás ver, lo que varía, en el desarrollo de este tema, es el objeto de estudio y algunos pasos.

El primer tema trata de la planeación de la auditoría administrativa, etapa en al que el auditor realiza la investigación preliminar, ésta le permitirá contar con información para determinar el área y los detalles a estudiar, así como elaborar el presupuesto y cronograma de actividades, siendo estos últimos la base del proyecto de la auditoría que llevarás a cabo.

Una vez efectuado lo anterior, en la segunda etapa obtendrás la información mediante la aplicación de las diversas técnicas que se explicarán en este tema como: la entrevista, la encuesta y la observación.

Después de haber obtenido tanto la información documental como la de campo, deberás analizarla y sistematizarla, para llevar a cabo la siguiente etapa que es la evaluación cuantitativa, la cual consiste en ponderar las funciones, determinar los factores y los grados a evaluar.

Tomando como base los resultados que arrojó la evaluación cuantitativa, podrás elaborar las conclusiones y recomendaciones, así como las observaciones que harás a la empresa, procediendo a elaborar el informe final de la auditoría.

Este informe lo deberás presentar a las autoridades de la empresa para su discusión y en su caso para diseñar el programa de implantación de las recomendaciones sugeridas.

En todo sistema, proceso o cambio organizacional que se implante, se debe llevar a cabo un seguimiento, última etapa de la metodología para realizar la auditoría administrativa. Finalmente, aprenderás que es necesario controlar y en su caso verificar que los cambios que se implanten como resultado de la auditoría administrativa se estén realizando en forma eficaz y eficientemente, de acuerdo con lo expuesto en el informe final.

2.1. PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

La primera etapa para realizar la auditoría administrativa es la etapa de la planeación,

En esta etapa el auditor obtiene información que le permitirá definir el objetivo, el alcance, el programa de trabajo, el costo, los detalles a estudiar, entre otros aspectos de la auditoría, para ello, lo primero que necesitará el auditor es información general del área o empresa a auditar, ésta la obtendrá por medio de la investigación preliminar.

2.1.1. Investigación preliminar

Es la investigación preliminar un reconocimiento general del área o de la empresa a auditar, para determinar la situación administrativa y los estudios requeridos.

Esto implica tanto la revisión de la literatura relacionada con el problema como el contacto directo con la realidad a estudiar.

La investigación preliminar puede provocar una reformulación de la auditoría en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podrían surgir durante el estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar.

Por medio de la investigación preliminar conoceremos la ubicación, naturaleza y extensión de la auditoría, así como los conocimientos y habilidades que requieren los auditores que la llevarán a cabo, el tiempo, así como el personal y recursos materiales y financieros necesarios para realizarla.

Durante la investigación preliminar, deberemos recopilar los documentos necesarios para realizar la planeación de la auditoría, como son los manuales administrativos, como el manual de organización, el manual de calidad, manual o catálogo de puestos, manual de procesos, entre otros, así como documentos de carácter técnico con que cuente la empresa.

2.1.2. Entrevistas previas

Antes de dar inicio a la auditoría, con el propósito de contar con información de primera mano. El auditor se entrevistará, con el cliente, si la auditoría es externa, o con los jefes de área, si los auditores INTERNOS forman parte de la empresa.

En estas entrevistas el auditor complementará los datos de la investigación preliminar, acerca de las áreas que integran la organización, como están estructuradas, el personal con que cuentan, sus funciones, los procesos que llevan a cabo, su problemática, entre otros puntos a considerar, con esta información el auditor podrá elaborar un diagnóstico que le permita contar con elementos suficientes para determinar el área y los detalles a estudiar.

2.1.3. Determinación del área a estudiar

Una vez recabada la información preliminar y realizado el diagnóstico administrativo, el auditor está en posibilidad de determinar el área a estudiar, "puede ser desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisión de una función específica, o bien un departamento o sección, lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa, con el objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.

Existen revisiones que comprenden una o más áreas. En estos caso, es conveniente examinar, además, aquellas funciones que tengan una relación directa con las demás áreas auditadas. Hay varios criterios para determinar el área: existen casos en los cuales se toma como base para la auditoría el proceso administrativo; en otras, la revisión se hace con base en las funciones de la empresa; o en los niveles jerárquicos y, por último, combinaciones de los anteriores."

2.1.4. Determinación de los detalles a estudiar

Una vez definida el área a estudiar, con base en el diagnóstico y su experiencia profesional, el auditor determinará los detalles a estudiar definiendo cuáles son los factores de mayor importancia que hay que examinar, por ejemplo, si se va hacer una revisión del control interno, de los procesos, y/o de las áreas funcionales, cuestionándose por qué es necesario estudiar cada uno de estos elementos, también es importante considerar las causas que dieron origen a la auditoría en el momento de determinar los detalles a estudiar. Una vez definido el alcance, las áreas y los detalles a estudiar, de la auditoría se define el tiempo para llevarla a cabo.

2.1.5. Determinación del tiempo a invertir

Dependiendo del objetivo que se haya determinado para la auditoría y del alcance de la misma se procederá a elaborar el programa de trabajo, mediante la elaboración de un cronograma, el cual deberá incluir todas y cada una de las actividades que llevará a cabo el auditor, el responsable de cada una de las actividades, el responsable de la auditoría, así como asignar cada una de las actividades, el tiempo estimado en el que se van a realizar cada una.

El cronograma, además de determinar el tiempo del proyecto, nos permitirá darle seguimiento a la auditoría, mediante el registro de los tiempos reales de cada una de las actividades.

2.1.6. Evaluación del control interno

Como ya aprendiste al inicio de esta materia el concepto, la importancia, el proceso y la evaluación del control interno, en este momento es cuando vas a aplicar esos conocimientos, para realizar la auditoría administrativa es necesario considerar:

El establecimiento del control para evaluar sistemáticamente. La operación del control para medir los resultados reales contra los previstos. La interpretación de resultados para conocer las causas que producen

desviaciones. Y, por último la retroalimentación para decidir sobre las medidas de

corrección. En este caso, la auditoría debe revisar: los registros del control, los reportes, el procedimiento para renovar y actualizar los seguros, las normas y políticas de la empresa en materia de seguros, los sistemas y personal de la supervisión, la capacidad del personal, lugar de existencia física de las pólizas, etc.

2.2. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevará a cabo la auditoría administrativa, hemos terminado la etapa de planeación, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtención de información, en esta etapa el auditor levantará información con el objeto de examinar y evaluar como se está aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, como y en que medida los objetivos, las políticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.

La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas.

A continuación se explicarán las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de información.

2.2.1. Entrevistas y cuestionarios

Las entrevistas y los cuestionarios son técnicas que nos permiten recopilar información de campo.

• Entrevistas: "consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área o puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar

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