Auditoria Administrativa

La auditoría administrativa como práctica del administrador.

Para iniciar este tema me gustaría recalcar la importancia y los beneficios que la auditoria otorga a las empresas o instituciones y a su vez a cada una de las areas que esta conlleva es por tal motivo esto constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa otorga un beneficio en los objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; su estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de autoevaluación; Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la dependencia o entidad o parte de ella.

Para seguir con el tema es importante recordar un punto que vimos en sesiones pasadas: “El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.” Esto nos da pie a especificar la importancia que tiene el auditor en todo este esquema yu que de aquí partimos parala eficacia en el proceso, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar en la estructura y funcionamiento general de una organización. Para empezar me gustaría que plasmar algunas de las funciones que como auditor debemos de realizar:

• Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.

• Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

• Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.

• Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

• Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.

• Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo. Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:

Académica

• Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.

También, del conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico.

Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

Otro punto es que aparte de la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.

La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:

• Actitud positiva.

• Estabilidad emocional.

• Objetividad.

• Sentido institucional.

• Saber escuchar.

• Creatividad.

• Respeto a las ideas de los demás.

• Mente analítica.

• Conciencia de los valores propios y de su entorno.

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