AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TRABAJO PRELIMINAR

Para efectos del presente trabajo realizaré la auditoria administrativa de la siguiente Empresa.

Nombre o razón social: Instituto Superior Tecnológico “San Juan Bosco” – Huánuco.

Giro: Servicio

Tipo de producto o servicio: Educativo

Registro MINEDU: 045-98

Domicilio: Jr. Dos de Mayo 1135

Número de sucursales: 1

Número de empleados en la empresa: 25

Número de empleados en esta oficina: 5

Departamento(s) a auditar:

Coordinaciones de las áreas de Enfermería Técnica, Computación e informática, Idiomas Inglés y francés, Secretariado Ejecutivo y el Departamento de Biblioteca.

Motivos por los que se realiza la auditoría administrativa:

Para evaluar el proceso administrativo a nivel de coordinaciones y departamentos de la institución.

Antecedentes:

El Instituto Superior Tecnológico “San Juan Bosco” – Huánuco

- Surge ante la necesidad de una educación integral del niño y del adolescente.

- Fue fundado en 1985 por el Dr. Fernando DURAND AQUINO, destacado profesional en el Derecho.

- Un nuevo reto educativo se presenta: la apertura de la Preparatoria. Con sólo 30 alumnos inscritos se inicia el curso escolar 1995 - 1996 en lo que hoy son las aulas del área de Computación e Informática.

- El espíritu y carisma del Instituto de los Hermanos de las Escuelas Cristianas, legado del Santo fundador, es el servicio educativo a los pobres y la promoción de la justicia. Por ello en septiembre de 1996 se busca beneficiar a las comunidades marginadas.

- En 1997 inicia sus labores la Universidad La Salle Noroeste, cerrándose así un ciclo completo de formación.

- El ideario es un proyecto que nos da identidad. En el incluimos los principios sobre los que basamos nuestra organización, los valores que deseamos promover y la misión que nos comprometemos a realizar.

Los educadores del Instituto La Salle proponen el ideario como algo que podemos hacer realidad entre todos.

Queremos ayudar, a formar personas, posibilitando a los alumnos la adquisición de un acervo cultural que les haga vivir plenamente los valores humanos, sociales y cristianos que nos animan a alcanzar el ideal de un hombre y una mujer vitalmente desafiantes.

Esta comunidad educativa tiene cuatro propósitos al educar.

Que la persona:

o Aprenda a Ser.

o Aprenda a Saber.

o Aprenda a Convivir.

o Aprenda a Trascender.

La espiritualidad Lasallista nos anima a renovarnos en espíritu de búsqueda continua de la voluntad de Dios y a agudizar nuestra sensibilidad espiritual para captar los matices con los que Dios quiere que el creyente viva en las diferentes etapas de la historia.

MISIÓN

El Instituto Superior Tecnológico “San Juan Bosco” – Huánuco, tiene como misión brindar una formación integral de vanguardia, en los niveles básico, medio y superior, inspirada en los valores universales del evangelio e identificado con el carisma de la familia de “Don Bosco”, sin importar su condición socio económica ni su religión.

Se realizará una verificación, evaluación y se promoverá el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Además de proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las actividades revisadas.

Planteamiento del problema

En la actualidad, se esta presenciando un conjunto de transformaciones económico-sociales, generadas en gran medida por la globalización y el gran progreso en la tecnología de la información, lo que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la información respecto al desempeño de las empresas, además, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los directivos y más aún en esta institución dedicada al rubro de Educación.

Debido a todos los problemas administrativos que sé han presentado con el avance del tiempo es que se sugiere la realización de la auditoría administrativa, para tener un examen detallado del proceso administrativo, es decir, el control y evaluación para examinar integralmente esta empresa con el propósito de descubrir áreas de oportunidades para mejorar su administración.

REVISIÓN Y PRUBEA PRELIMINAR DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Se realizó en los siguientes niveles:

PLANEACION

Representa la diferencia entre lo real (40) y lo ideal (60), la cual es muy pequeña, de acuerdo a que en las estrategias no se consideran necesarios los planes alternos en cada uno de los departamentos, y es en lo único donde se presenta la diferencia. Encontrándose con un puntaje similar en el resto de los puntos que incluye la planeación.

ORGANIZACIÓN

Este resultado es debido a que en la parte cuestionada sobre organigrama y descripción de puestos de lo real (2790) a lo Optimo (3000) hubo preguntas que no fueron contestadas, ya que no se cuenta con lo requerido, por tal motivo no se alcanzó a llegar a una puntuación ideal de 3000. Esto habla bien de la empresa dentro de la etapa de organización, ya que no es mucha la diferencia entre lo ideal y lo real.

INTEGRACION

La diferencia que existe entre lo real y lo óptimo aunque es mínima, lo real (3580) y lo ideal (4000) con un puntaje de 420 entre uno y otro, prácticamente estriba en el apartado de reclutamiento ya que no se evalúan las fuentes de reclutamiento y en el apartado de selección no se aplican los mismos procesos de de selección para todos los empleados en todos los niveles de organización, ni se aplican exámenes médicos a los candidatos.

DIRECCION

En la etapa de dirección del Instituto Superior Tecnológico “San Juan Bosco” – Huánuco presenta uniformidad en cuanto a los aspectos auditados ya que emplean una comunicación efectiva libre de barreras, excelentes estímulos para incitar a la realización de trabajo de calidad bajo un liderazgo bien definido.

CONTROL

En la etapa de control la empresa no alcanzo el valor óptimo puesto que se

esperaba que alcanzara un valor óptimo de 3000 y se logró 2818 de valor real, siendo el margen de diferencia de 182 pero no fue mucha la diferencia en puntos ya que fueron dos preguntas que arrojaron negatividad, pero cada pregunta es justificada por el gerente en preguntas anteriores o en las mismas. Y para nuestro criterio la empresa si lleva un excelente control por que aplican cada paso que se realiza en el proceso.

EL INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Es importante para toda el Instituto Superior Tecnológico “San Juan Bosco” – Huánuco darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la revisión del proceso administrativo, es decir, de verificar como se comporta la empresa en cada una de las fases que componen dicho proceso. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a través de la observación.

A continuación se enunciarán cada una de las fases, resaltando los hallazgos que determinan las áreas de oportunidad de la empresa:

PLANEACIÓN

Hallazgos

Estrategias

Las estrategias no están por escrito.

• Políticas

No se conocen en su totalidad.

• Procedimientos

Conocimiento parcial de los procedimientos.

• Estrategias

La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.

Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de soluciones que no están estipuladas.

• Políticas

La generalidad de éstas ha contribuido a que no se den a conocer de manera formal a las coordinaciones y departamentos.

• Procedimientos

El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la experiencia de saber como se hacen las cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.

RECOMENDACIONES.

• Estrategias

Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o por departamentos se formulen para que sean evaluadas por el consejo directivo de la institución, y una vez aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de inicio de curso.

• Políticas

Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se elabore un folleto o tríptico en el cual estén explícitas.

PROCEDIMIENTOS

Por medio

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