Auditoria Administrativa

uditoría Administrativa una necesidad permanente de la empresa moderna

Resumen: Con el objeto de equilibrar el examen integral de las empresas, es necesario la aplicación de la técnica de la auditorí en el área de la administración, ya que generalmente es el área financiera a la que se le da atención, quedando un desequilibrio en el examen que se realiza en la empresa. En alguno de los casos en este campo se aplica la auditoria llevando implícito el carácter administrativo.(V)

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Autor: Jose María Melgar Callejas

1. GENERALIDADES

Con el objeto de equilibrar el examen integral de las empresas, es necesario la aplicación de la técnica de la auditoria en el área de la administración, ya que generalmente es el área financiera a la que se le da atención, quedando un desequilibrio en el examen que se realiza en la empresa. En alguno de los casos en este campo se aplica la auditoria llevando implícito el carácter administrativo. El auditor moderno ha querido separarlos, dándole así a la auditoria administrativa su propia esencia y naturaleza de la actividad que se realiza en las empresas, y así completar el examen integral en cada área funcional.

La administración general en los últimos tiempos ha crecido, y han aparecido nuevos retos, nuevas formas, en su aplicación. El aparecimiento tecnológico le exige nuevas respuestas a las interrogantes que antes contestaba fácilmente. La administración ha crecido y cada día se hace mas complicado su manejo por lo que es necesario, darle importancia a los aspectos más específicos para su mejor desarrollo. La circunstancia anterior permite una observación cuidadosa, un estudio analítico que este al alcance de los que dirigen las empresas.

Anteriormente el examen de la empresa se limitaba principalmente a la situación financiera como lo decimos antes, al manejo de las finanzas al manejo de los números, es decir, cuantitativamente, lo cual consiste en una investigación minuciosa para averiguar la situación financiera y descubrir fraudes y errores, sin embargo hace falta la revisión, el estudio y la evolución de la empresa en su conjunto, en su composición y estructura, organizada en cada una de las funciones que la integran desde la cúpula hasta el ultimo nivel de la organización.

La auditoria como disciplina es importante tanto en la empresa publica como en la empresa privada, así en la empresa agrícola, industrial y comercial, en la empresa pequeña, mediana y grande, en cualquier unidad organizativa de la empresa de la empresa, gerencia, división, departamento, sección, unidad etc.

La auditoria administrativa ha tenido su desarrollo mediante aplicaciones en todas las empresas y su estructura, otros la ubican solo en el examen de los controles en general de las actividades que generan problemas, por lo que el análisis y evaluación del comportamiento de los objetivos, políticas, estrategias, tienen una singular importancia en los diferentes elementos que componen el que hacer de la empresa.

En conclusión, la auditoria administrativa es un accionar eminentemente dinámico, la cual debe de aplicarse en cada nivel de la empresa, independientemente de su magnitud, de sus productos, y de sus objetivos, aun en las pequeñas empresas en donde muchas veces se llega a considerar que no es necesaria. Su aplicación debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con el objeto de lograr la eficiencia en toda su dimensión.

2. DEFINICIONES

La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el interés de tener un panorama más amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han escogido algunas definiciones que han expuestos tratadistas de la materia.

• E. F. Norbeck: "Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos."

En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear programas de auditoria para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender y comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorización de los aspectos que forman la empresa.

• William P. Leonard. Es el examen completo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, de una sección o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.

Para Leonard, la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar la administración en determinadas área que requieren economías y practicas mejoradas.

• J. Fernández Arena: Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y comunidad, en el aspecto económico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución abarca la coordinación, la integración, tanto de los recursos humanos y físicos y la eficiencia de la organización

La revisión estructural de la empresa se puede llevar por áreas o en forma total. El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darán las recomendaciones que ameriten, de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor.

• J. Rodríguez Valencia: Expresa que Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relación con las metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar".

De las definiciones anteriores sobre auditoria administrativa deducimos que esta proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con la que cada función de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que auditamos, señalando el grado de efectividad con el que operan cada una de las unidades administrativas que la integran. Por consecuencia, señala aquellas áreas cuyos problemas exigen mayor atención por parte de la dirección general y que son necesarias mantener un cuidado constante en el desarrollo de la actividad, por cuanto puede degenerarse en un problema que ocasione mayores costos y al mismo tiempo ineficiencia hasta el grado de ser motivo de cierre, paro y mala calidad en toda la operación de la empresa.

1. NATURALEZA E IMPORTANCIA

La auditoria se genera por múltiples causas dentro de la administración de una empresa; su genero, su especie pertenece al área del control, que ubicado mediante evaluaciones y exámenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administración general.

A continuación se presenta una lista de algunas de las causas ordinarias que pueden contribuir a una deficiente administración o a una empresa mal llevada, estas son:

• Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos

• Violación de autoridad - responsabilidad que ha sido asignada

• Falta de iniciativa por falta de delegación de autoridad

• Interferencia entre línea y asesoría, definición de funciones

• Organización costosa innecesaria

• Difícil y costoso control

• Demasiados o pocos jefes, área de control adecuado a las necesidades

• Deformación de la comunicación y de la información entre los niveles de la organización.

• Conflictos de competencia y personal falto de motivación

• Difícil visión integral de conjunto de la misión de la empresa

• Decisiones lentas, demoras a la orden del día.

• Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusión

• Gerente autoritario, no existe comunicación y participación

• Falta de coordinación, privan los intereses personales a los generales

• Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por medio de la imaginación

• Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero

• Mucha ostentación, sin darle el verdadero valor al uso de los materiales

• Falta de financiamiento oportuno. etc.

Lo anterior se evita en lo posible con exámenes periódicos que se hagan en el informe de auditoria administrativa.

La importancia de estos exámenes que se realizan en el transcurso del tiempo, proporcionan confianza de la buena marcha del negocio, esto no solo es evidente, en países desarrollados sino que también en los países en vías de desarrollo, donde cada día puede advertirse la necesidad instauración de unidades especializadas de este tipo en las empresas que no contaban hasta el momento con ellas. El entusiasmo de los técnicos de esta actividad es alentador cada día crece el número y se agrupan alrededor de los auditores, administradores y los especialistas

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