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PAPELES DE TRABAJO

La tercera norma de Auditoria, relativa a la ejecución del trabajo establece:

Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de Auditoria, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisión.

Para la adquisición de la evidencia que señala esta norma, el auditor debe preparar papeles de trabajo. Algunos de estos papeles de trabajo pueden tomar la forma de:

 Cedulas contables, como las conciliaciones bancarias o análisis de cuentas del Mayor.

 Otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actas de asamblea de accionistas y Juntas Directivas, graficas de organización, balances de comprobación, programas de Auditoria, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificados, etc.

Todas estas diferentes cedulas, hojas de análisis, listas y documentos, forman parte de los papeles del trabajo del auditor.

El termino papeles de trabajo es, en consecuencia, amplio, incluye toda la evidencia obtenida por el auditor para mostrar el trabajo que ha efectuado, los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido.

En los papeles de trabajo el auditor tiene las bases para preparar su informe, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de su responsabilidad profesional tenida en el curso de su investigación.

Los papeles de trabajo de una Auditoria o revisoría fiscal, son el soporte de la afirmación que hace el auditor en el dictamen cuando expresa:

«Mi examen fue echo de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas y por consiguiente incluyo la obtención de la información necesaria para el fiel cumplimiento de mis funciones, las pruebas de los documentos y registros de contabilidad, así como otros procedimientos de Auditoria que considere necesarios y convenientes en las circunstancias»

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO:

Los papeles de trabajo constituyen una compilación de toda la evidencia obtenida por el auditor y cumplen los siguientes objetivos fundamentales.

 Facilitar la preparación del informe de Auditoria y revisoría fiscal.

 Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

 Proporcionar información para la preparación de declaraciones de impuestos y documentos de registro para la comisión nacional de Valores y otros organismos de control y vigilancia del estado.

 Coordinar y organizar todas las fases del trabajo de Auditoria.

 Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de Auditoria aplicados.

Estos objetivos son aplicables en el caso de papeles de trabajos preparados para auditorias y revisorías fiscales anuales recurrentes y adaptables tanto para auditorias no recurrentes como a investigaciones especiales.

PLANEACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La preparación de papeles de trabajo adecuados, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso de la Auditoria.

A medida que se va desarrollando el proceso de verificación el auditor debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva.

Papeles de trabajos no planeados, preparados apresuradamente y sin visión, raras veces cumplen su cometido, pudiendo ser necesarias la repetición del trabajo de investigación con el objetivo de remediar las eficiencias encontradas en los mismos, con lo que se emplea doble tiempo.

CARACTERISTICAS DE LAS CEDULAS Y HOJAS DE ANALISIS

Siempre existen caminos alternativos en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo.

Normalmente es conveniente estudiar la forma de la cedula u hoja de análisis utilizada en la Auditoria anterior. En algunos casos la forma utilizada en anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno, en ocasiones, la oportunidad para su perfeccionamiento resultara evidente, y en otras, la antigua forma podrá considerarse totalmente inapropiada.

Regularmente, se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis comprobación; sin embargo hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes, relacionadas entre sí.

En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola cedula los documentos por pagar, los intereses acumulados por pagar y los intereses pagados por anticipado. También las depreciaciones acumuladas y las depreciaciones causadas y cargados a gastos, son regularmente analizadas en una sola hoja de trabajo.

El auditor, siempre debe tener en mente la posible necesidad de ampliación de una hoja de trabajo, nueva información y partidas no descubiertas con anterioridad, pueden surgir en cualquier momento en el curso de la auditoria.

En vista de que generalmente no es conveniente la expansión horizontal de una hoja de trabajo, es conveniente planearlas con la mira de una posible expansión vertical. Es, obviamente más práctico pasar los totales a una segunda página que ampliar el largo de una hoja de trabajo.

Las hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar, la cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo.

En vista de que los papeles de trabajo incluyen toda la información adquirida por el auditor, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay algunas categorías generales dentro de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo.

 Programa de Auditoria

 Cuestionario y hojas de puntos pendientes de investigar

 Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares

 Asientos de ajustes y recalificaciones

 Cedulas, hojas de análisis y otros papeles de soporte

 Extractos de actas y otros papeles narrativos

 Certificaciones y confirmaciones

 Escrituras

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