Organizacion De Eventos

ENSAYO SOBRE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

¿Cómo es la organización de un evento?

El evento es una reunión de personas que conlleva a un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y populares tienen como método de diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.

Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes. Por otro lado son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de producción y comercialización.

Lo primero es identificar la clasificación del evento ya que existen muchas maneras de clasificar el evento, por su tamaño ( micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo ( al aire libre, en espacios cerrados, en la cuidad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o corporativos.

Los agentes que intervienen en el evento son:

las personas que están muy atento en el evento.

• Participante o invitado.

Quien asisten como receptores y a quien va dirigido el tema

• Conferencista

Quien tiene a su cargo la parte técnica o académica

• Organizadores

Son las personas que se encarga de organización y son los directo responsable de la ejecución del evento.

La realización de las etapas que son la clave para la ejecución del evento; Anteproyecto, proyecto, decisión, preevento, evento, postevento. Se necesita identificar el tipo de evento para desarrollarlo con eficacia, pueden ser: culturales, deportivos, empresariales, religiosos, sociales, políticos, informativos, promocionales.

La organización de los comités es una parte fundamental para realizar el evento, son:

• Comité de programas: Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo conveniente a la estructuración del programa general del evento

• Comité de finanzas: Este comité es el encargado de la administración de los recursos económicos

• Comité de promoción y relaciones públicas: Este comité es el encargado de el diseño y elaboración de afiches, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos, etc.

• Comité de apoyo y servicios generales: Este comité es el encargado de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento.

• Comité de recepción: Este comité es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes del evento.

• Comité gastronómico: Este comité es el encargado de realizar la comida, los postres, la torta, etc.

Una vez tenga claro el tipo de evento y de la conformación de los comités comienza la etapa de preparación, que son todas las acciones que se han de realizar antes de la ejecución del acto para que este se desarrolle satisfactoriamente. Todos los eventos tienen su propia estructura.

Luego de se procederá a la ejecución de evento donde será desarrollado teniendo en cuenta el protocolo y tendrá una muy buena acogida entre los asistentes y se habrá desarrollado satisfactoriamente. La evaluación es lo último que se realiza, allí se recogerá la valoración de los asistentes.

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