Organizacion Documental

TEMA: LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN

ACTIVIDAD: SEMANA 1

Analiza las agrupaciones documentales de fondo a fondos documentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación.

El archivo en la policía nacional está conformado por tablas de retención documental y estas a su vez por series y subseries.

Se clasifica de acuerdo a la serie o subseries según el asunto del documento que se recibe o se envía, además de esto se toma como guías las directivas e instructivos enviados por la dirección general, ya que el archivo que maneja la policía nacional de Colombia es muy complejo y de gran magnitud.

* Los documentos se ordenan de tal manera que el documento con fecha más antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y el documento con la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.

* De igual manera se llevan libros radicadores de documentos llegados como salidos con el fin de generar un orden y clasificación al momento de una consulta.

* La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

Métodos técnicos:

* Eliminación de material metálicos hojas en blanco y copias

* Ordenación de cajas con sus respectivas series y subseries

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