Organización Documental

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Como fueron conformadas: las agrupaciones documentales donde laboro están conformadas teniendo en cuenta como base la estructura orgánico-funcional de la empresa por un fondo que es donde lleva el nombre de mi empresa ALCADIA MUNICIPAL DE SAN JOSÉ DEL FRAGUA, la sección y las subsecciones que es donde escribimos la dependencias de mayor jerarquía o las unidades administrativas como son: DESPACHO ALCALDE, SECRETARIA DE PLANEACIÓN, SECRETARIA DE GOBIERNO, SECRETARIA DE HACIENDA, CONTROL INTERNO Y COMISARIA DE FAMILIA.

Indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación.

Hoy en día en mi empresa la metodología que se realiza en cada una de las unidades administrativas para llevar a cabo la clasificación donde consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características para ser destinados a la organización de los archivos tendientes para controlar recuperar y conservar a información contenida en los documentos para su utilización administrativa.

Al clasificar nos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de los documentos. Como vemos la clasificación se refleja en la estructura de la entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la Alcaldía Municipal.

La documentación en la entidad se clasifica identificando y estableciendo las series documentales que componen cada agrupación documental (Fondo, sección y subsección), y pues de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la Alcaldía.

Por ejemplo: En la tesorería del municipio donde se realizan los pagos que se efectúan por diferentes conceptos, lo cual cumplirán con los trámites establecidos en el manual de procedimientos de la Alcaldía Municipal. Dichos procedimientos señalan los documentos necesarios para la gestión de administrativa e indican el orden en el que se debe agrupar según la producción. La reunión de todos estos documentos da un resultado la unidad documental “ORDEN DE PAGO”. Es así que esta unidad documental esta conformada por los siguientes documentos:

• Solicitud de compra

• Cotización

• Documentos del proveedor

• Certificado de disponibilidad presupuestal

• Registro de disponibilidad presupuestal

• Factura de compra

• Orden de compra

• Entra almacén

• Acta de recibo a satisfacción.

En esta dependencia se tramitan varios pagos por diferentes conceptos, y la reuniñon de todas estas unidades documentales da como un resultado la serie documental

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