Organización Documental

Nombre: |

Fecha 12 de junio de 2010 |

Actividad: Semana 5,6 y 7 |

Tema: Ordenación de Series, Subseries y Expedientes |

1. Conformar una empresa, precisar su misión, visión, objetivos y elaborar su respectivo organigrama.

2. Establecer sus secciones y sub secciones que conformen el fondo documental.

3. Elegir una unidad administrativa y precisar sus funciones.

4. A partir del numeral anterior, establecer las series y Sub series documentales que se originan.

5. Elegir una serie o Sub serie documental con unidades documentales simples y una serie o Sub serie documental con unidades complejas. Precisar cada una de ellas.

* Unidades documentales

* Tipos documentales que componen cada unidad.

Para una mejor comprensión emplear el siguiente cuadro:

Fondo Documental |

Sección | Subseccion |

Serie | Subserie |

Unidad Documental |

Tipos Documentales |

9. Elabore el diagrama de flujo del procedimiento al que corresponde la serie o Subserie documental con unidades documentales complejas.

10. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada una de las series o Subseries elegidas.

11. Conformar el archivo principal de cada serie, con 10 unidades de conservación según el sistema de ordenamiento empleado, para ello, se deben emplear sus respectivas posiciones:

* Guías auxiliares (si se requieren )

* Guías principales

* Subguias (si se requieren).

12. Elegir el sistema de ordenamiento a emplear para cada unidad de conservación y establecer el orden en que debe ir cada documento en el interior de la misma.

Desarrollo:

1. Descripción de la empresa

Laboratorios xy, es un laboratorio farmacéutico nuevo en Medellín dedicado a la fabricación de productos farmacéuticos sólidos (tabletas), líquidos (jarabes) y semisólidos (polvos en suspensión y cremas) que cuenta con las tres áreas de fabricación una bodega general de recepción y despacho.

Especializado en medicamentos genéricos de alto volumen, bajo costo y excelente calidad, que igualmente se maneja la fabricación de cosméticos sofisticados, en donde se maximice la capacidad instalada y el Know How de su personal.

Misión: Fabricar y suministrar medicamentos genéricos, productos cosméticos y veterinarios, con un óptimo nivel de confiabilidad y calidad, asequibles a la sociedad y a los sistemas de salud.

Visión: En el año 2012, ser el laboratorio farmacéutico colombiano modelo en la fabricación de medicamentos, que genere beneficio social y sea económicamente exitoso. Destacarnos como una organización competente, innovadora y en permanente aprendizaje.

Ser un socio estratégico para los diferentes grupos de interés del sistema de salud como proveedor de medicamentos.

Colaborar permanentemente con empresas, instituciones, Universidades y Ong’s.

Política de calidad: diseña, desarrolla, produce y comercializa medicamentos, productos cosméticos y veterinarios efectivos, confiables y seguros, garantizando el suministro oportuno del portafolio de productos a sus clientes, buscando en todas sus acciones crear y mantener INTEGRALIDAD* en sus colaboradores, procesos y productos, mediante un sistema de gestión que incluye competitividad, innovación y continuo aprendizaje.

2.

FONDO DOCUMENTAL LABORATORIO FM |

Secciones | Subsecciones |

Junta de Accionistas | |

Junta Directiva | |

Gerencia General | |

Calidad | Coordinador de Aseguramiento e InspecciónCoordinador de Documentación y Asuntos Regulatorios |

Producción | MantenimientoFabricación EmpaqueBodega |

Ventas | Vendedores |

Financiera | Contabilidad |

Secretaria General | Personal |

3. La unidad elegida es el área de producción donde se realizan la solicitud de materia primas para la fabricación de productos farmacéuticos, se realizan las ordenes de producción, programan las fechas de producción; las ordenes de dispensado, las personas que realizaran el dispensad; la fabricación del producto y sus etapas (mezclado, secado, tableteado, recubrimiento, y blisteado), las maquinas a utilizar, el personal de mantenimiento que llevara la puesta a punto de la maquinaria a utilizar, el supervisor que iniciara las labores, la cantidad de producto solicitado; las ordenes de empaque , el personal de empaque, el ,material de empaque y las fechas limites y horarios para realizar esta labor; así mismo distribuye los instructivos y toda la papelería que se utilizara en el proceso.

4.

Fondo Documental: Laboratorio Farmacéutico |

Sección: Producción | Subsección: Fabricación |

Serie | Subserie | Unidad Documental | Tipos Documentales |

Bodega | Materia Primas FabricaciónMateriales de EmpaqueProveedores | Registro ProveedoresRegistro almacenamiento Registro Materia Primas | Rotulo Materia prima aprobadaRotulo aprobado Rotulo cuarentenaRotulo rechazadoRotulo muestreoRotulo materia prima controlada |

Mantenimiento | Ordenes de trabajo | Registro mantenimiento | Formato puesta puntoFormato paro programadoFormato mantenimiento eléctricoFormato mantenimiento mecánico |

Fabricación | Dispensado Producción | Orden de producciónControles del proceso | Rotulo dispensado Instructivo fabricación Informe del procesoRotulo producto aprobadoRotulo de aseo |

Empaque | BlisteadoEmpaque | Orden de empaqueControles del proceso empaque | Instructivo de empaque rotulo de producto aprobado empaquerotulo de aseo |

Se debe informar que algunos de los rótulos de Bodega son producidos por el área de control calidad o sea son ellos quien aprueba su colocación pero cada área tiene sus rótulos para colocar.

5.

Fondo: Producción |

Sección:Fabricación | Subseccion:Auxiliar de producción |

Serie: Ordenes de Producción | Subserie: Ordenes de Dispensado Ordenes de Fabricación Ordenes de Empaque Ordenes de Mantenimiento (ordenes de trabajo) Solicitudes materia primas |

Unidad documental: Orden de Dispensado Solicitud materia prima Orden de Fabricación Orden de Empaque Orden de mantenimiento ( orden de trabajo) |

Tipo Documental: Instructivo de Fabricación Instructivo de Empaque Formato mantenimiento |

Toda la documentación del proceso de producción de un producto farmacéutico se reúne en un PAQUETE TECNICO que contiene todos los documentos que se utilizaron desde la orden de producción hasta su ubicación en la bodega para salir al cliente y debe ser revisado tanto por el jefe de producción como por le jefe de control calidad para verificar cantidades producidas, perdidas, firmas y se comparan con otros paquetes del mismo producto para observar fallas y corregirlas.

9.

9.

ALMACENAMIENTO

IDENTIFICACION

DE DOCUMENTOS

SGC

PROTECCION

PROCEDIMIENTOS

* Auditorias

* Formatos

* Inspecciones,

* Entre otros

Revisiones

Muestreo

Materia Primas

Producción

Orden de Producción

Rotulo Aprobado

Materia prima

Dispensado

Mezcla

Rotulo Aprobado

Fabricación

Pesaje

Muestreo

Muestreo

Muestreo

Blisteado

Recubrimiento

Empaque

Tableteado

Secado

Granulado

Almacenaje

Control Calidad

10. Eligieron un sistema organización mixta alfanumérica y parte de sistema cronológico circunstancial ya que los paquetes técnicos están compuestos por letras y números

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