Papeles De Trabajo

En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.

Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditor y están constituidos por el conjunto de cédulas y documentos que contienen información obtenida y elaborada por el auditor en la etapa de planificación hasta la emisión del informe de Auditoría.

Son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, en que se fundamenta el Contador Auditor, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.

Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor.

Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.

El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenado en los papeles de trabajo del Auditor.

Contenidos de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de información financiera sujeto a examen, desglosados en su mínima unidad de análisis, las técnicas y procedimientos que el Auditor aplicó, la extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las técnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las áreas examinadas.

Por lo tanto, los papeles de trabajo están constituidos por:

 Programas de trabajo

 Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa

 Las cartas de confirmación enviadas por terceros

 Manifestaciones obtenidas de la compañía

 Extractos de documentos y registros de la compañía

 Planillas con comentarios preparados por el Auditor

 Memorándum preparados por el Auditor, para exponer algunos hechos, que complementan la información de las planillas

Objetivos de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo le permiten al Auditor dejar constancia de los procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones y de la información obtenida.

Los objetivos para el Contador Auditor que efectúe la Auditoría de Estados Financieros pueden ser relacionados así:

 Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo

 Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente.

 Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de los Estados Financieros y otros datos obtenidos en relación con el examen o para efectos posteriores a la realización del mismo, como futuras auditorías.

 Incluir los resultados de los cuestionarios aplicados sobre el control interno, que permiten la evaluación del mismo.

 Facilitar los medios para una revisión de supervisores, jefes organismos gubernamentales u otros Auditores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con calidad profesional.

 Ayudar al Auditor a la conducción de su trabajo.

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en formas adecuada que una auditoría se hizo de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS).

Requisitos de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada trabajo en particular, pero deben poseer las características que les permita servir de suficiente soporte, para el Auditor, para demostrar que los Estados Financieros u otro tipo de información concuerden con los registros contables de la compañía.

Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido planeado mediante el uso de planes y programas y el desempeño de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada. También los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la compañía ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditoría.

El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores requisitos podrá tomar variadas formas incluyendo:

 Anotaciones

 Cuestionarios

 Programas de trabajo

 Planillas

Las cuales deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor Independiente.

Estructura de las cédulas de Auditoría

Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la práctica común se utilizan hojas multicolumnares manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura formal:

 Índice de la Cédula o Memorándum: Ubicada en la parte superior derecha, permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcar con lápiz de Auditoría de color rojo, verde o azul, de tal manera que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de una cédula cuya información ocupa más de una planilla, se indicará con una numeración en cada una así: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrónicas como Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del libro, en la pestaña que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro.

 Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los Estados Financieros examinados el cual da el nombre a la cédula, memorándum u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es la misma de los Estados Financieros examinados.

 Responsables: Se colocan los nombres, iniciales de los responsables por la elaboración y supervisión de la cédula.

 Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se consignan los datos obtenidos por el Auditor para llegar a la evidencia suficiente y competente.

 Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.

 Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del trabajo.

 Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.

Planeación de los papeles de trabajos

La planeación de los papeles de trabajo consiste en determinar con antelación todos y cada una de las cédulas que se utilizarán en el desarrollo del trabajo.

Con la planeación el Auditor inicia el examen en las oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya tiene preestablecidos todos los detalles de importancia y ejecuta los procedimientos sobre la base de las cédulas que elaboró en sus propias oficinas.

La planeación se inicia con la determinación de los índices y las marcas de Auditoría a usar, las Hojas de Trabajo en las cuales se consignan los datos tomados de los balances generales del período y del año anterior.

De acuerdo a la planeación de las Hojas de Trabajo, se determinan las cédulas sumarias, las cuales son indexadas y llenadas en sus datos pertinentes. Las cédulas analíticas se planean sobre la base de las cédulas sumarias y al igual que estas últimas se indexan y se llenan de los datos necesarios.

Clasificación de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

 Por su uso

 Su contenido.

Por su uso

De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría

1.- ARCHIVOS DE LA AUDITORIA

Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a que se trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:

 Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior

 Hojas de trabajo de los Estados Financieros sujetos a examen

 Cédulas sumarias de los rubros de los Estados Financieros

 Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias

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